Accessible PDF documents and forms
Dokumente und Formulare sollten barrierefrei bzw. so barrierearm wie möglich sein, damit sie für auch für Menschen mit Behinderungen und auf allen Endgeräten nutzbar und nachhaltig verwendbar sind. Die UHH ist bestrebt, den Anforderungen für Barrierefreiheit im Rahmen der Verordnung für Barrierefreie Informationstechnik (BITV) gerecht zu werden. Eine bessere Qualität Ihrer Dokumente/Formulare können Sie schnell mit einfachen, aber effektvollen, Techniken erreichen.
Kurzanleitung
Mit wenig Aufwand können Sie barrierearme PDF Dokumente/Formulare erstellen. Beachten Sie hierfür bitte die folgenden Hinweise. Sie können sich zusätzlich eine Kurzanleitung (PDF) ausdrucken oder auf Ihrem Computer ablegen.
Please note
Gescannte Dokumente/Formulare sind nicht barrierefrei, da sie nicht aus durchsuchbarem Text, sondern aus Bildern bestehen.
1. Structure and characteristics
Ein wesentlicher Aspekt für ein barrierefreies Dokument ist die Darstellung der korrekten Struktur. Eine echte Struktur sorgt dafür, dass alle Nutzer erkennen können, welche Inhalte Überschriften, Absätze, Aufzählungen/Listen, Tabellen etc. sind. Bitte verwenden Sie daher die entsprechenden Werkzeuge in Word:
- Formatvorlagen für das Definieren von Überschriften und Textabschnitten
- Listenformate für Aufzählungen und Listen
- Tabellen für Tabellenstrukturen
Formatvorlagen
Nutzen Sie Formatvorlagen für das Definieren von Überschriften und Textabschnitten und wählen hier auch die gewünschten Formatierungen (Schriftart, Farbe, Absatz usw.)
Menü (Register Start) -> Formatvorlagen, Pfeilsymbol unten rechts
Listenformate
Verwenden Sie Listenformate für Aufzählungen und Listen
Menü (Register Start) -> Absatz -> Listenformate (Aufzählungszeichen, Nummerierung, Liste mit mehreren Ebenen)
Tabellen
Verwenden Sie Tabellen für Tabellenstrukturen
Kurzbeschreibung/Orientierungshilfe bereitstellen
Unter Datei -> Informationen -> Eigenschaften -> Titel eine Kurzbeschreibung des Dokuments hinzufügen
2. Images and links
Alternativtexte für Bilder hinzufügen
Der Alternativtext beschreibt mit einigen Worten, was im Bild dargestellt ist. Somit wird das Bild für Menschen mit Sehbehinderungen zugänglich (lesbar).
In Word 2013: rechte Maustaste -> Grafik formatieren -> Layout & Eigenschaften -> Alternativtext (Titel und Beschreibung einfügen)
Die Eingabemöglichkeit für den Alternativtext hängt von der jeweiligen Word-Version ab. In Word 2007 finden Sie den Alternativtext auf folgende Weise: rechte Maustaste -> Größe -> Alternativtext.
Links für den automatischen Export einfügen
Fügen Sie bereits im Word Dokument die Hyperlinks ein, damit diese bei der PDF-Umwandlung übernommen werden können.