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E-Mail-Signatur
Sie sind hier:KUS-Portal > Themen > Öffentlichkeitsarbeit > Corporate Design > Vorlagen > Erstellen einer einheitlichen E-Mail-Signatur
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Erstellen einer einheitlichen E-Mail-Signatur
Die E-Mail ist ein wichtiges Kommunikationsmittel in der Außendarstellung der Universität. Deshalb ist eine einheitliche Form entsprechend dem Corporate Design unverzichtbar. Auf dieser Seite erhalten Sie eine Anleitung zum Anlegen einer korrekten E-Mail-Signatur in Microsoft Outlook.
Einrichten einer E-Mail-Signatur in Microsoft Outlook
- Zur Auswahl stehen zwei verschiedene Kopiervorlagen: Eine für die Präsidialverwaltung und eine für Fakultäten und andere Institutionen. Sie können wählen zwischen einer deutschen, einer englischen und einer deutsch-englischen Signatur-Vorlage.
- Wählen Sie bitte zunächst die für Sie zutreffende Signatur-Vorlage aus und kopieren Sie diese (inklusive des Trennstriches oberhalb der Signatur).
- Signatur-Vorlage für die Präsidialverwaltung
- Signatur-Vorlage für Fakultäten und andere Institutionen
- Öffnen Sie Outlook, klicken Sie auf „Neue E-Mail(-Nachricht)“, dann auf „Signatur“ und anschließend – im Dropdown-Menü – auf „Signaturen“.
- Wenn Sie eine bereits bestehende Signatur auswählen und überarbeiten, kann es zu falschen Formatierungen kommen. Legen Sie deshalb sicherheitshalber über die Schaltfläche „Neu“ eine neue Signatur an und geben Sie im entsprechenden Dialogfeld einen Namen für diese Signatur an.
- Fügen Sie den kopierten Text in das unten stehende Textfeld ein und füllen Sie die in <Klammern gesetzten Textfelder> aus. Die spitzen Klammern und alle Beispieltexte sind anschließend zu löschen. Bitte nehmen Sie manuell keine weiteren Formatierungen vor.
- Falls es beim Editieren der Texte zu unerwünschten Leerzeilen kommt, löschen Sie diese und fügen Sie bitte bei Bedarf einen manuellen Zeilenumbruch ein (gleichzeiges Drücken der Umschalt-Taste und Return-Taste).
- Legen Sie im rechten, oberen Bereich des Dialogfeldes unter „Standardsignatur auswählen“ Ihre Standardsignatur fest, indem Sie Ihrem E-Mail-Konto den Namen Ihrer Signatur zuweisen. Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten besitzen, können Sie bei Bedarf den Konten unterschiedliche Signaturen zuweisen. Beim Verfassen einer E-Mail wird die entsprechende Signatur dann automatisch eingefügt.
- Abschließend bestätigen Sie Ihre Eingaben bitte mit der Schaltfläche „OK“.
Signatur-Vorlage für die Präsidialverwaltung (englisch)
Bitte kopieren Sie den Trennstrich und die Signatur!
---------------------------------------------------------------------------
<Hier kann ggf. das Logo der Universität platziert werden.>
<Vorname Name ggf. mit akademischem Titel>
Universität Hamburg
Department <Nummer> – <englische Bezeichnung>
Section <Nummer> – <englische Bezeichnung>
<ggf. Funktion (englische Bezeichnung), z.B. Department head, Section head, Team leader>
Staff code: <Leitzeichen>
<Straße>
<PLZ, Ort>
<ggf.> Room: <Nummer>
+49 40 42838-<Durchwahl> (Telefon)
+49 40 42838-<Faxnummer> (Fax)
<E-Mail-Adresse>
www.uni-hamburg.de
<Zusatz (optional), nur Text, z.B.>
Facebook: www.facebook.com/uni.hamburg
Twitter: www.twitter.com/unihh
Signatur-Vorlage für die Präsidialverwaltung (deutsch-englisch)
Bitte kopieren Sie den Trennstrich und die Signatur!
---------------------------------------------------------------------------
<Hier kann ggf. das Logo der Universität platziert werden.>
<Vorname Name ggf. mit akademischem Titel>
Universität Hamburg
Abteilung <Nummer> – <deutsche Bezeichnung> / Department <Nummer> – <englische Bezeichnung>
Referat <Nummer> – <deutsche Bezeichnung> / Section <Nummer> – <englische Bezeichnung>
<ggf. Funktion, z.B. Abteilungs-, Referats-, Teamleiterin bzw. Teamleiter / <englische Bezeichnung, z.B. Department head, Section head, Team leader>
Lz/Staff code: <Leitzeichen>
<Straße>
<PLZ, Ort>
<ggf.> Raum/Room: <Nummer>
+49 40 42838-<Durchwahl> (Telefon)
+49 40 42838-<Faxnummer> (Fax)
<E-Mail-Adresse>
www.uni-hamburg.de
<Zusatz (optional), nur Text, z.B.>
Facebook: www.facebook.com/uni.hamburg
Twitter: www.twitter.com/unihh
Signatur-Vorlage für die Präsidialverwaltung (deutsch)
Bitte kopieren Sie den Trennstrich und die Signatur!
---------------------------------------------------------------------------
<Hier kann ggf. das Logo der Universität platziert werden.>
<Vorname Name ggf. mit akademischem Titel>
Universität Hamburg
Abteilung <Nummer> – <Bezeichnung>
Referat <Nummer> – <Bezeichnung>
<ggf. Funktion, z.B. Abteilungs-, Referats-, Teamleiterin bzw. Teamleiter>
Lz: <Leitzeichen>
<Straße>
<PLZ, Ort>
<ggf.> Raum: <Nummer>
+49 40 42838-<Durchwahl> (Telefon)
+49 40 42838-<Faxnummer> (Fax)
<E-Mail-Adresse>
www.uni-hamburg.de
<Zusatz (optional), nur Text, z.B.>
Facebook: www.facebook.com/uni.hamburg
Twitter: www.twitter.com/unihh
Signatur-Vorlage für Fakultäten und andere Institutionen (englisch)
Bitte kopieren Sie den Trennstrich und die Signatur!
---------------------------------------------------------------------------
<Hier kann ggf. das Logo der Universität platziert werden.>
<Vorname Name ggf. mit akademischem Grad>
Universität Hamburg
<Fakultät englische Bezeichnung>
<Fachbereich englische Bezeichnung ggf. mit Nummer>
<genaue englische Bezeichnung>
(Beispiel:
Faculty of Education
Education Department 2
Special Needs Education
Professor of General Special Needs Education and Sociology
<Straße>
<PLZ, Ort>
<ggf.> Room: <Nummer>
+49 40 42838-<Durchwahl> (Telefon)
+49 40 42838-<Faxnummer> (Fax)
<E-Mail-Adresse>
www.uni-hamburg.de
<Zusatz (optional), nur Text, z.B.>
Facebook: www.facebook.com/uni.hamburg
Twitter: www.twitter.com/unihh
Signatur-Vorlage für Fakultäten und andere Institutionen
Bitte kopieren Sie den Trennstrich und die Signatur!
---------------------------------------------------------------------------
<Hier kann ggf. das Logo der Universität platziert werden.>
<Vorname Name ggf. mit akademischem Grad>
Universität Hamburg
Fakultät <Bezeichnung>
Fachbereich <Nummer>
<genaue Bezeichnung>
<ggf. Funktion, Dekanin bzw. Dekan, Prodekanin bzw. Dekan, Verwaltungsleiterin bzw. Verwaltungsleiter>
(Beispiel:
Fakultät für Erziehungswissenschaft
Fachbereich 2
Behindertenpädagogik
Professorin für Allgemeine Behindertenpädagogik und Soziologie)
<Straße>
<PLZ, Ort>
<ggf.> Raum: <Nummer>
+49 40 42838-<Durchwahl> (Telefon)
+49 40 42838-<Faxnummer> (Fax)
<E-Mail-Adresse>
www.uni-hamburg.de
<Zusatz (optional), nur Text, z.B.>
Facebook: www.facebook.com/uni.hamburg
Twitter: www.twitter.com/unihh
Signatur-Vorlage für Fakultäten und andere Institutionen (deutsch-englisch)
Bitte kopieren Sie den Trennstrich und die Signatur!
---------------------------------------------------------------------------
<Hier kann ggf. das Logo der Universität platziert werden.>
<Vorname Name ggf. mit akademischem Grad>
Universität Hamburg
<Fakultät deutsche Bezeichnung> / <Fakultät englische Bezeichnung>
<Fachbereich ggf. mit Nummer deutsche Bezeichnung> / <Fachbereich ggf. mit Nummer englische Bezeichnung>
<genaue deutsche Bezeichnung> / <genaue englische Bezeichnung>
(Beispiel:
Fakultät für Erziehungswissenschaft / Faculty of Education
Fachbereich 2 / Education Department 2
Behindertenpädagogik / Special Needs Education
Professorin für Allgemeine Behindertenpädagogik und Soziologie / Professor of General Special Needs Education and Sociology
<Straße>
<PLZ, Ort>
<ggf.> Raum/Room: <Nummer>
+49 40 42838-<Durchwahl> (Telefon)
+49 40 42838-<Faxnummer> (Fax)
<E-Mail-Adresse>
www.uni-hamburg.de
<Zusatz (optional), nur Text, z.B.>
Facebook: www.facebook.com/uni.hamburg
Twitter: www.twitter.com/unihh
Anleitung zur Verwendung des Logos in einer E-Mail-Signatur (Microsoft Outlook)
- Bitte beachten Sie, dass Signaturen ohne Logo eine geringere Dateigröße aufweisen. Sie sind somit als E-Mail schneller zu versenden und weniger anfällig für Spamfilter und Virenscanner.
- Sofern Sie das Logo der Universität in Ihre E-Mail-Signatur einfügen möchten, laden Sie es bitte hier herunter und speichern es auf Ihrem PC (Rechtsklick, dann „Grafik speichern unter...“).
- Öffnen Sie Ihre neu angelegte Signatur und fügen Sie das Logo an oberster Stelle unter dem Trennstrich in die Signatur ein. Platzieren Sie den Curser dafür an die entsprechende Stelle und klicken Sie anschließend auf das Grafik-Symbol in den Signatureinstellungen. Bitte beachten Sie, dass das Logo bereits in der korrekten Größe zur Verfügung steht.
Anleitung zur Verwendung der Hausschrift als Standardschrift in Microsoft Outlook
- Öffnen Sie Outlook, klicken Sie im Menü auf „Datei“ und öffnen Sie „Optionen“. Wählen Sie „E-Mail“ und klicken Sie anschließend in der rechten Fensterhälfte auf die Schaltfläche „Briefpapier und Schriftart“.
- Legen Sie die Schrift für die Optionen „Zum Verfassen einer Nachricht“ und „Zum Antworten oder Weiterleiten einer Nachricht“ fest. Klicken Sie dafür jeweils auf die entsprechende Schaltfläche „Schriftart“ und wählen Sie die Schriftart „TheSans UHH“ und die Schriftgröße 11 aus. Nehmen Sie bitte keine weiteren Formatierungen und Einstellungen vor und bestätigen Sie mit „OK“.
- Schließen Sie abschließend die Outlook-Optionen, indem Sie mit „OK“ bestätigen.
- Sollte die Hausschrift „The Sans UHH“ nicht auf Ihrem Computer installiert sein, erhalten Sie hier Informationen zur Bestellmöglichkeit und zur Installation.
Manuelle Einrichtung einer E-Mail-Signatur bei Verwendung anderer E-Mail-Programme und Betriebssysteme
- Zur Auswahl stehen zwei verschiedene Kopiervorlagen: Eine für die Präsidialverwaltung und eine für Fakultäten und andere Institutionen. Sie können wählen zwischen einer deutschen, einer englischen und einer deutsch-englischen Signatur-Vorlage.
- Wählen Sie bitte zunächst die für Sie zutreffende Signatur-Vorlage aus und kopieren Sie diese (inklusive des Trennstriches oberhalb der Signatur).
- Signatur-Vorlage für die Präsidialverwaltung
- Signatur-Vorlage für Fakultäten und andere Institutionen
- Legen Sie eine neue Signatur in Ihrem E-Mail-Programm an und fügen Sie die kopierte Vorlage ein. Wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator, wenn Sie Hilfe benötigen.
- Prüfen Sie, ob beim Kopieren der Signatur-Vorlage die Schriftart und -größe korrekt übernommen wurden und nehmen Sie bei Bedarf folgende Formatierungen vor:
- Schriftart: TheSansUHH
- Schriftgröße: 11
- Füllen Sie die in <Klammern gesetzten Textfelder> aus. Die spitzen Klammern und alle Beispieltexte sind anschließend zu löschen.
- Falls es beim Editieren der Texte zu unerwünschten Leerzeilen kommt, löschen Sie diese und fügen Sie bitte bei Bedarfs einen neuen Zeilenumbruch ein (gleichzeitiges Drücken von Umschalt-Taste und Return-Taste).
- Legen Sie Ihre Standardsignatur fest. Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten besitzen, können Sie bei Bedarf den Konten unterschiedliche Signaturen zuweisen. Beim Verfassen einer E-Mail wird die entsprechende Signatur dann automatisch eingefügt.
- Speichern Sie Ihre Eingaben.
Signatur-Vorlage für die Präsidialverwaltung (deutsch)
Bitte kopieren Sie den Trennstrich und die Signatur!
---------------------------------------------------------------------------
<Hier kann ggf. das Logo der Universität platziert werden.>
<Vorname Name ggf. mit akademischem Titel>
Universität Hamburg
Abteilung <Nummer> – <Bezeichnung>
Referat <Nummer> – <Bezeichnung>
<ggf. Funktion, z.B. Abteilungs-, Referats-, Teamleiterin bzw. Teamleiter>
Lz: <Leitzeichen>
<Straße>
<PLZ, Ort>
<ggf.> Raum: <Nummer>
+49 40 42838-<Durchwahl> (Telefon)
+49 40 42838-<Faxnummer> (Fax)
<E-Mail-Adresse>
www.uni-hamburg.de
<Zusatz (optional), nur Text, z.B.>
Facebook: www.facebook.com/uni.hamburg
Twitter: www.twitter.com/unihh
Signatur-Vorlage für die Präsidialverwaltung (englisch)
Bitte kopieren Sie den Trennstrich und die Signatur!
---------------------------------------------------------------------------
<Hier kann ggf. das Logo der Universität platziert werden.>
<Vorname Name ggf. mit akademischem Titel>
Universität Hamburg
Department <Nummer> – <englische Bezeichnung>
Section <Nummer> – <englische Bezeichnung>
<ggf. Funktion (englische Bezeichnung), z.B. Department head, Section head, Team leader>
Staff code: <Leitzeichen>
<Straße>
<PLZ, Ort>
<ggf.> Room: <Nummer>
+49 40 42838-<Durchwahl> (Telefon)
+49 40 42838-<Faxnummer> (Fax)
<E-Mail-Adresse>
www.uni-hamburg.de
<Zusatz (optional), nur Text, z.B.>
Facebook: www.facebook.com/uni.hamburg
Twitter: www.twitter.com/unihh
Signatur-Vorlage für die Präsidialverwaltung (deutsch-englisch)
Bitte kopieren Sie den Trennstrich und die Signatur!
---------------------------------------------------------------------------
<Hier kann ggf. das Logo der Universität platziert werden.>
<Vorname Name ggf. mit akademischem Titel>
Universität Hamburg
Abteilung <Nummer> – <deutsche Bezeichnung> / Department <Nummer> – <englische Bezeichnung>
Referat <Nummer> – <deutsche Bezeichnung> / Section <Nummer> – <englische Bezeichnung>
<ggf. Funktion, z.B. Abteilungs-, Referats-, Teamleiterin bzw. Teamleiter / <englische Bezeichnung, z.B. Department head, Section head, Team leader>
Lz/Staff code: <Leitzeichen>
<Straße>
<PLZ, Ort>
<ggf.> Raum/Room: <Nummer>
+49 40 42838-<Durchwahl> (Telefon)
+49 40 42838-<Faxnummer> (Fax)
<E-Mail-Adresse>
www.uni-hamburg.de
<Zusatz (optional), nur Text, z.B.>
Facebook: www.facebook.com/uni.hamburg
Twitter: www.twitter.com/unihh
Signatur-Vorlage für Fakultäten und andere Institutionen (deutsch)
Bitte kopieren Sie den Trennstrich und die Signatur!
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<Hier kann ggf. das Logo der Universität platziert werden.>
<Vorname Name ggf. mit akademischem Grad>
Universität Hamburg
Fakultät <Bezeichnung>
Fachbereich <Nummer>
<genaue Bezeichnung>
<ggf. Funktion, Dekanin bzw. Dekan, Prodekanin bzw. Dekan, Verwaltungsleiterin bzw. Verwaltungsleiter>
(Beispiel:
Fakultät für Erziehungswissenschaft
Fachbereich 2
Behindertenpädagogik
Professorin für Allgemeine Behindertenpädagogik und Soziologie)
<Straße>
<PLZ, Ort>
<ggf.> Raum: <Nummer>
+49 40 42838-<Durchwahl> (Telefon)
+49 40 42838-<Faxnummer> (Fax)
<E-Mail-Adresse>
www.uni-hamburg.de
<Zusatz (optional), nur Text, z.B.>
Facebook: www.facebook.com/uni.hamburg
Twitter: www.twitter.com/unihh
Signatur-Vorlage für Fakultäten und andere Institutionen (englisch)
Bitte kopieren Sie den Trennstrich und die Signatur!
---------------------------------------------------------------------------
<Hier kann ggf. das Logo der Universität platziert werden.>
<Vorname Name ggf. mit akademischem Grad>
Universität Hamburg
<Fakultät englische Bezeichnung>
<Fachbereich englische Bezeichnung ggf. mit Nummer>
<genaue englische Bezeichnung>
(Beispiel:
Faculty of Education
Education Department 2
Special Needs Education
Professor of General Special Needs Education and Sociology
<Straße>
<PLZ, Ort>
<ggf.> Room: <Nummer>
+49 40 42838-<Durchwahl> (Telefon)
+49 40 42838-<Faxnummer> (Fax)
<E-Mail-Adresse>
www.uni-hamburg.de
<Zusatz (optional), nur Text, z.B.>
Facebook: www.facebook.com/uni.hamburg
Twitter: www.twitter.com/unihh
Signatur-Vorlage für Fakultäten und andere Institutionen (deutsch-englisch)
Bitte kopieren Sie den Trennstrich und die Signatur!
---------------------------------------------------------------------------
<Hier kann ggf. das Logo der Universität platziert werden.>
<Vorname Name ggf. mit akademischem Grad>
Universität Hamburg
<Fakultät deutsche Bezeichnung> / <Fakultät englische Bezeichnung>
<Fachbereich ggf. mit Nummer deutsche Bezeichnung> / <Fachbereich ggf. mit Nummer englische Bezeichnung>
<genaue deutsche Bezeichnung> / <genaue englische Bezeichnung>
(Beispiel:
Fakultät für Erziehungswissenschaft / Faculty of Education
Fachbereich 2 / Education Department 2
Behindertenpädagogik / Special Needs Education
Professorin für Allgemeine Behindertenpädagogik und Soziologie / Professor of General Special Needs Education and Sociology
<Straße>
<PLZ, Ort>
<ggf.> Raum/Room: <Nummer>
+49 40 42838-<Durchwahl> (Telefon)
+49 40 42838-<Faxnummer> (Fax)
<E-Mail-Adresse>
www.uni-hamburg.de
<Zusatz (optional), nur Text, z.B.>
Facebook: www.facebook.com/uni.hamburg
Twitter: www.twitter.com/unihh
Verwendung der Hausschrift in E-Mails
Bitte beachten Sie, dass E-Mails stets in der Hausschrift „TheSansUHH“ zu verfassen sind. Sie können die Hausschrift in Outlook als Standardschrift zum Verfassen von E-Mails festlegen. Eine Anleitung finden Sie hier.
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