Erstellen einer einheitlichen E-Mail-Signatur
Die E-Mail ist ein wichtiges Kommunikationsmittel in der Außendarstellung der Universität. Deshalb ist eine einheitliche Form entsprechend dem Corporate Design unverzichtbar. Auf dieser Seite erhalten Sie eine Anleitung zum Anlegen einer korrekten E-Mail-Signatur in Microsoft Outlook.
Zur Auswahl stehen zwei verschiedene Kopiervorlagen: Eine für die Präsidialverwaltung und eine für Fakultäten und andere Institutionen. Sie können wählen zwischen einer deutschen, einer englischen und einer deutsch-englischen Signatur-Vorlage. Wählen Sie bitte zunächst die für Sie zutreffende Signatur-Vorlage aus und kopieren Sie diese (inklusive des Trennstriches oberhalb der Signatur).
Signatur-Vorlage für die Präsidialverwaltung
Signatur-Vorlage für die Präsidialverwaltung (deutsch)
Bitte kopieren Sie den Trennstrich und die Signatur!
--
<Vorname Name ggf. mit akademischem Titel>
<ggf. Funktion, z.B. Abteilungs-, Referats-, Teamleiterin bzw. Teamleiter>
Universität Hamburg
Abteilung <Nummer> – <Bezeichnung>
Referat <Nummer> – <Bezeichnung>
Lz: <Leitzeichen>
<Straße>
<PLZ, Ort>
+49 40 42838-<Durchwahl> (Telefon)
<E-Mail-Adresse>
<ggf. Funktionspostfach, für Mailpostfächer, auf die mehrere Berechtigte Zugriff haben und eine Erreichbarkeit sichern bzw. gewährleisten>
www.uni-hamburg.de
Signatur-Vorlage für die Präsidialverwaltung (englisch)
Copy the hyphen and the signature!
--
<First Name Last Name, Academic Title if necessary>
<Position [if necessary—e.g.: Department Head, Section Head, Team Head]>
Universität Hamburg
Department <Number>
Section <Number>
Staff Code: <Staff Code>
<Street>
<Postal Code, City/Town>
Tel: +49 40 42838-<XXXX>
<Email>
<Office Email [if necessary, for shared mailboxes to ensure accessibility]>
www.uni-hamburg.de
Signatur-Vorlage für die Präsidialverwaltung (deutsch-englisch)
Bitte kopieren Sie den Trennstrich und die Signatur!
--
<Vorname Name ggf. mit akademischem Titel>
<ggf. Funktion, z.B. Abteilungs-, Referats-, Teamleiterin bzw. Teamleiter / <englische Bezeichnung, z.B. Department head, Section head, Team leader>
Universität Hamburg
Abteilung <Nummer> – <deutsche Bezeichnung> / Department <Nummer> – <englische Bezeichnung>
Referat <Nummer> – <deutsche Bezeichnung> / Section <Nummer> – <englische Bezeichnung>
Lz/Staff code: <Leitzeichen>
<Straße>
<PLZ, Ort>
+49 40 42838-<Durchwahl> (Telefon)
<E-Mail-Adresse>
<ggf. Funktionspostfach, für Mailpostfächer, auf die mehrere Berechtigte Zugriff haben und eine Erreichbarkeit sichern bzw. gewährleisten>
www.uni-hamburg.de
Signatur-Vorlage für Fakultäten und andere Institutionen
Signatur-Vorlage für Fakultäten und andere Institutionen (deutsch)
Bitte kopieren Sie den Trennstrich und die Signatur!
--
<Vorname Name ggf. mit akademischem Grad>
<ggf. Funktion, Dekanin bzw. Dekan, Prodekanin bzw. Dekan, Verwaltungsleiterin bzw. Verwaltungsleiter> Universität Hamburg
Fakultät <Bezeichnung>
Fachbereich <Nummer>
<genaue Bezeichnung
Beispiel:
Fakultät für Erziehungswissenschaft
Fachbereich 2
Behindertenpädagogik>
<Straße>
<PLZ, Ort>
+49 40 42838-<Durchwahl> (Telefon)
<E-Mail-Adresse>
<ggf. Funktionspostfach, für Mailpostfächer, auf die mehrere Berechtigte Zugriff haben und eine Erreichbarkeit sichern bzw. gewährleisten>
www.uni-hamburg.de
<optional: URL der Fakultät>
Signatur-Vorlage für Fakultäten und andere Institutionen (englisch)
Copy the hyphen and the signature!
--
<First Name Last Name, Academic Title if necessary>
<Position [if necessary—e.g.: Dean, Vice Dean, Faculty Manager]>
Universität Hamburg
<Faculty>
<Department and Number>
<Full title
Example:
Faculty of Education
Education Department 2
Special Needs Education>
<Street>
<Postal Code, City/Town>
Tel: +49 40 42838-<XXXX>
<Email>
<Office Email [if necessary, for shared mailboxes to ensure accessibility]>
www.uni-hamburg.de
<Optional: faculty URL>
Signatur-Vorlage für Fakultäten und andere Institutionen (deutsch-englisch)
Bitte kopieren Sie den Trennstrich und die Signatur!
--
<Vorname Name ggf. mit akademischem Grad>
<ggf. deutsche Bezeichnung Funktion, Dekanin bzw. Dekan, Prodekanin bzw. Dekan, Verwaltungsleiterin bzw. Verwaltungsleiter> / <englische Bezeichnung Funktion, Dekanin bzw. Dekan, Prodekanin bzw. Dekan, Verwaltungsleiterin bzw. Verwaltungsleiter>
Universität Hamburg
<Fakultät deutsche Bezeichnung> / <Fakultät englische Bezeichnung>
<Fachbereich ggf. mit Nummer deutsche Bezeichnung> / <Fachbereich ggf. mit Nummer englische Bezeichnung>
<genaue deutsche Bezeichnung> / <genaue englische Bezeichnung>
<Beispiel:
Fakultät für Erziehungswissenschaft / Faculty of Education
Fachbereich 2 / Education Department 2
Behindertenpädagogik / Special Needs Education>
<Straße>
<PLZ, Ort>
+49 40 42838-<Durchwahl> (Telefon)
<E-Mail-Adresse>
<ggf. Funktionspostfach, für Mailpostfächer, auf die mehrere Berechtigte Zugriff haben und eine Erreichbarkeit sichern bzw. gewährleisten>
www.uni-hamburg.de
<optional: URL der Fakultät>
Optionale Ergänzung
Unterhalb der eigentlichen Signatur können weitere Informationen hinzugefügt werden. Diese Zusätze sind optional. Grundsätzlich sollte aber gelten: weniger ist mehr.
Hinweis auf Pronomen
Beispiel für eine deutsche Signatur:
--
<Vorname Name ggf. mit akademischem Titel>
<ggf. Funktion, z.B. Abteilungs-, Referats-, Teamleiterin bzw. Teamleiter>
Universität Hamburg
Abteilung <Nummer> – <Bezeichnung>
Referat <Nummer> – <Bezeichnung>
Lz: <Leitzeichen>
<Straße>
<PLZ, Ort>
+49 40 42838-<Durchwahl> (Telefon)
<E-Mail-Adresse>
<ggf. Funktionspostfach, für Mailpostfächer, auf die mehrere Berechtigte Zugriff haben und eine Erreichbarkeit sichern bzw. gewährleisten>
www.uni-hamburg.de
<Zusatz z.B.>Mein Pronomen ist <z.B. sie/ihr oder er/sein>. Gerne können Sie mir mitteilen, wie ich Sie ansprechen soll.
Beispiel für eine englische Signatur:
--
<First Name Last Name, Academic Title if necessary>
<Position [if necessary—e.g.: Department Head, Section Head, Team Head]>
Universität Hamburg
Department <Number>
Section <Number>
Staff Code: <Staff Code>
<Street>
<Postal Code, City/Town>
Tel: +49 40 42838-<XXXX>
<Email>
<Office Email [if necessary, for shared mailboxes to ensure accessibility]>
www.uni-hamburg.de
<[Optional: pronouns]>My pronouns are (she/her, he/him, they/their, etc.). Feel free to tell me what your preferred pronouns are.
Erreichbarkeit
Die Erreichbarkeit kann ergänzt werden, wenn sie sinnvoll und wichtig für die Adressaten ist. Das gilt beispielsweise bei Teilzeit-Regelungen, aber nicht für die tägliche Erreichbarkeit im üblichen Rahmen. Ein Hinweis auf die Weiterleitung ins Homeoffice ist nicht notwendig und Verlinkungen zu MS Teams etc. nicht gestattet.
Beispiel für eine deutsche Signatur:
--
<Vorname Name ggf. mit akademischem Titel>
<ggf. Funktion, z.B. Abteilungs-, Referats-, Teamleiterin bzw. Teamleiter>
Universität Hamburg
Abteilung <Nummer> – <Bezeichnung>
Referat <Nummer> – <Bezeichnung>
Lz: <Leitzeichen>
<Straße>
<PLZ, Ort>
+49 40 42838-<Durchwahl> (Telefon)
<E-Mail-Adresse>
<ggf. Funktionspostfach, für Mailpostfächer, auf die mehrere Berechtigte Zugriff haben und eine Erreichbarkeit sichern bzw. gewährleisten>
www.uni-hamburg.de
<Zusatz z.B.>
Teilzeit:
Montag bis Mittwoch 8.30 bis 13.30 Uhr
Donnerstag 8.30 bis 13 Uhr
<Ggf. Ergänzung von Vertretung oder Funktionspostfach möglich>
Beispiel für eine englische Signatur:
--
<First Name Last Name, Academic Title if necessary>
<Position [if necessary—e.g.: Department Head, Section Head, Team Head]>
Universität Hamburg
Department <Number>
Section <Number>
Staff Code: <Staff Code>
<Street>
<Postal Code, City/Town>
Tel: +49 40 42838-<XXXX>
<Email>
<Office Email [if necessary, for shared mailboxes to ensure accessibility]>
www.uni-hamburg.de
<[Optional: availability]
Part-time:
Monday–Wednesday, 8:30 am–1:30 pm
Thursday, 8:30 am–1 pm>
<Cover / Office Email [if necessary]>
Logo
Sie können das UHH-Logo in Ihre Signatur einbinden:
- Speichern Sie die Datei zunächst auf Ihrem PC (Rechtsklick --> Grafik speichern unter...).
- Öffnen Sie Ihre neu angelegte Signatur und fügen Sie das Logo an oberster Stelle unter dem Trennstrich in die Signatur ein.
- Platzieren Sie den Cursor dafür an die entsprechende Stelle und klicken Sie anschließend auf das Grafik-Symbol in den Signatureinstellungen, um die Datei auszuwählen. Das Logo steht bereits in der korrekten Größe zur Verfügung.
Bitte beachten Sie bei der Auswahl der Signatur, dass „Nur-Text-E-Mails“ (ohne Logo) eine geringere Dateigröße aufweisen und somit schneller zu versenden und weniger anfällig für Spamfilter und Virenscanner sind.
Beispiel für eine deutsche Signatur:
--
<Zusatz: Hier kann das UHH-Logo oder das Exzellenz-e platziert werden>
<Vorname Name ggf. mit akademischem Titel>
<ggf. Funktion, z.B. Abteilungs-, Referats-, Teamleiterin bzw. Teamleiter>
Universität Hamburg
Abteilung <Nummer> – <Bezeichnung>
Referat <Nummer> – <Bezeichnung>
Lz: <Leitzeichen>
<Straße>
<PLZ, Ort>
+49 40 42838-<Durchwahl> (Telefon)
<E-Mail-Adresse>
<ggf. Funktionspostfach, für Mailpostfächer, auf die mehrere Berechtigte Zugriff haben und eine Erreichbarkeit sichern bzw. gewährleisten>
www.uni-hamburg.de
Beispiel für eine englische Signatur:
--
<[Optional]: the Universität Hamburg logo or the University of Excellence “e”>
<First Name Last Name, Academic Title if necessary>
<Position [if necessary—e.g.: Department Head, Section Head, Team Head]>
Universität Hamburg
Department <Number>
Section <Number>
Staff Code: <Staff Code>
<Street>
<Postal Code, City/Town>
Tel: +49 40 42838-<XXXX>
<Email>
<Office Email [if necessary, for shared mailboxes to ensure accessibility]>
www.uni-hamburg.de
Zertifikate
Es können die aktuellen Zertifikate abgebildet werden. Derzeit sind dies das Audit familiengerechte Hochschule, das Diversity-Audit sowie das Audit Internationalisierung.
- Speichern Sie die Datei zunächst auf Ihrem PC (Rechtsklick --> Grafik speichern unter...).
- Öffnen Sie Ihre neu angelegte Signatur und fügen Sie das Bild an oberster Stelle unter dem Trennstrich in die Signatur ein.
- Platzieren Sie den Cursor dafür an die entsprechende Stelle und klicken Sie anschließend auf das Grafik-Symbol in den Signatureinstellungen, um die Datei auszuwählen. Die Grafik steht bereits in der korrekten Größe zur Verfügung.
Bitte beachten Sie bei der Auswahl der Signatur, dass „Nur-Text-E-Mails“ (ohne Grafiken) eine geringere Dateigröße aufweisen und somit schneller zu versenden und weniger anfällig für Spamfilter und Virenscanner sind.
Beispiel für eine deutsche Signatur
--
<Vorname Name ggf. mit akademischem Titel>
<ggf. Funktion, z.B. Abteilungs-, Referats-, Teamleiterin bzw. Teamleiter>
Universität Hamburg
Abteilung <Nummer> – <Bezeichnung>
Referat <Nummer> – <Bezeichnung>
Lz: <Leitzeichen>
<Straße>
<PLZ, Ort>
+49 40 42838-<Durchwahl> (Telefon)
<E-Mail-Adresse>
<ggf. Funktionspostfach, für Mailpostfächer, auf die mehrere Berechtigte Zugriff haben und eine Erreichbarkeit sichern bzw. gewährleisten>
www.uni-hamburg.de
<Zusatz: Hier können die Zertifikate platziert werden>
Beispiel für eine englische Signatur:
--
<First Name Last Name, Academic Title if necessary>
<Position [if necessary—e.g.: Department Head, Section Head, Team Head]>
Universität Hamburg
Department <Number>
Section <Number>
Staff Code: <Staff Code>
<Street>
<Postal Code, City/Town>
Tel: +49 40 42838-<XXXX>
<Email>
<Office Email [if necessary, for shared mailboxes to ensure accessibility]>
www.uni-hamburg.de
<[Optional]: certificates>
Social-Media-Kanäle
Beispiel für eine deutsche Signatur:
--
<Vorname Name ggf. mit akademischem Titel>
<ggf. Funktion, z.B. Abteilungs-, Referats-, Teamleiterin bzw. Teamleiter>
Universität Hamburg
Abteilung <Nummer> – <Bezeichnung>
Referat <Nummer> – <Bezeichnung>
Lz: <Leitzeichen>
<Straße>
<PLZ, Ort>
+49 40 42838-<Durchwahl> (Telefon)
<E-Mail-Adresse>
<ggf. Funktionspostfach, für Mailpostfächer, auf die mehrere Berechtigte Zugriff haben und eine Erreichbarkeit sichern bzw. gewährleisten>
www.uni-hamburg.de
<Zusatz, nur Text, z.B.>
Facebook: www.facebook.com/unihamburg
Twitter: www.twitter.com/unihh
Instagram: www.instagram.com/unihamburg
LinkedIn: https://de.linkedin.com/school/unihamburg
Beispiel für eine englische Signatur:
--
<First Name Last Name, Academic Title if necessary>
<Position [if necessary—e.g.: Department Head, Section Head, Team Head]>
Universität Hamburg
Department <Number>
Section <Number>
Staff Code: <Staff Code>
<Street>
<Postal Code, City/Town>
Tel: +49 40 42838-<XXXX>
<Email>
<Office Email [if necessary, for shared mailboxes to ensure accessibility]>
www.uni-hamburg.de
<[Optional]: text only>
Facebook: www.facebook.com/unihamburg
Twitter: www.twitter.com/unihh
Instagram: www.instagram.com/unihamburg
LinkedIn: https://de.linkedin.com/school/unihamburg
Hinweis zum Funktionspostfach
Für die Punkte Autoreply, Abwesenheitsassistent etc. ist die Einführung von Funktionspostfächern sinnvoll. Diese sollten nach einem definierten Schema erstellt werden und können beim RRZ beantragt werden. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Themenseite „Gruppenpostfach beantragen“.
Standards für Autoreply und Abwesenheitsassistent
Hier sind drei Beispiele aufgeführt für unterschiedliche Abwesenheitsassistenten. Selbstverständlich können die Texte individuell angepasst werden. Bitte beachten Sie dabei, dass automatische Antworten sowohl intern als auch extern gelesen werden können.
Beispieltext bei Urlaub, Krankheit oder sonstiger Abwesenheit
Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Kolleginnen und Kollegen,
vielen Dank für Ihre Mail.
Ich bin bis XX.XX.20XX nicht erreichbar. Ihre Mail wird nicht weitergeleitet.
In dringenden Fällen wenden Sie sich gerne an <Angabe direkte Vertretung mit Name, Mailadresse und Telefonnummer oder Funktionspostfach>
Mit freundlichen Grüßen
<Signatur>
Beispieltext bei Teilzeit und tageweiser Abwesenheit
Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Kolleginnen und Kollegen,
vielen Dank für Ihre Mail.
Sie erreichen mich an folgenden Tagen: XXXX, XXXX, XXXX.
Ihre Mail wird nicht weitergeleitet.
In dringenden Fällen wenden Sie sich gerne an <Angabe direkte Vertretung mit Name, Mailadresse und Telefonnummer oder Funktionspostfach>.
Mit freundlichen Grüßen
<Signatur>
Beispieltext für Automatische Antwort als Eingangsbestätigung
Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Kolleginnen und Kollegen,
vielen Dank für Ihre Mail.
Aufgrund der hohen Nachfrage und des hohen Mailaufkommens kann es etwas Zeit in Anspruch nehmen, bis auf Ihr Anliegen reagiert werden kann. Für Ihre Geduld möchte ich mich im Voraus bedanken.
Das Postfach wird laufend beobachtet, dringende Angelegenheiten werden vorrangig behandelt.
Mit freundlichen Grüßen
<Signatur>
Einrichtung der E-Mail-Signatur
Einrichten einer E-Mail-Signatur in Microsoft Outlook
- Öffnen Sie Outlook, klicken Sie im Menü auf „Datei“ und öffnen Sie „Optionen“. Wählen Sie „E-Mail“ und klicken Sie anschließend in der rechten Fensterhälfte auf die Schaltfläche „Signaturen“.
- Wenn Sie eine bereits bestehende Signatur auswählen und überarbeiten, kann es zu falschen Formatierungen kommen. Legen Sie deshalb sicherheitshalber über die Schaltfläche „Neu“ eine neue Signatur an und geben Sie im entsprechenden Dialogfeld einen Namen für diese Signatur an.
- Fügen Sie den kopierten Text in das unten stehende Textfeld ein und füllen Sie die in <Klammern gesetzten Textfelder> aus. Die spitzen Klammern und alle Beispieltexte sind anschließend zu löschen. Bitte nehmen Sie manuell keine weiteren Formatierungen vor.
- Falls es beim Editieren der Texte zu unerwünschten Leerzeilen kommt, löschen Sie diese und fügen Sie bitte bei Bedarf einen manuellen Zeilenumbruch ein (gleichzeiges Drücken der Umschalt-Taste und Return-Taste).
- Legen Sie im rechten, oberen Bereich des Dialogfeldes unter „Standardsignatur auswählen“ Ihre Standardsignatur fest, indem Sie Ihrem E-Mail-Konto den Namen Ihrer Signatur zuweisen. Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten besitzen, können Sie bei Bedarf den Konten unterschiedliche Signaturen zuweisen. Beim Verfassen einer E-Mail wird die entsprechende Signatur dann automatisch eingefügt.
- Abschließend bestätigen Sie Ihre Eingaben bitte mit der Schaltfläche „OK“.
Manuelle Einrichtung einer E-Mail-Signatur bei Verwendung anderer E-Mail-Programme und Betriebssysteme
- Legen Sie eine neue Signatur in Ihrem E-Mail-Programm an und fügen Sie die kopierte Vorlage ein. Wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator, wenn Sie Hilfe benötigen.
- Prüfen Sie, ob beim Kopieren der Signatur-Vorlage die Schriftart und -größe korrekt übernommen wurden und nehmen Sie bei Bedarf folgende Formatierungen vor:
- Schriftart: TheSansUHH
- Schriftgröße: 11
- Füllen Sie die in <Klammern gesetzten Textfelder> aus. Die spitzen Klammern und alle Beispieltexte sind anschließend zu löschen.
- Falls es beim Editieren der Texte zu unerwünschten Leerzeilen kommt, löschen Sie diese und fügen Sie bitte bei Bedarfs einen neuen Zeilenumbruch ein (gleichzeitiges Drücken von Umschalt-Taste und Return-Taste).
- Legen Sie Ihre Standardsignatur fest. Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten besitzen, können Sie bei Bedarf den Konten unterschiedliche Signaturen zuweisen. Beim Verfassen einer E-Mail wird die entsprechende Signatur dann automatisch eingefügt.
- Speichern Sie Ihre Eingaben.
Verwendung der Hausschrift in E-Mails
Bitte beachten Sie, dass E-Mails stets in der Hausschrift „TheSansUHH“ zu verfassen sind. Sie können die Hausschrift in Outlook als Standardschrift zum Verfassen von E-Mails festlegen.
Anleitung zur Verwendung der Hausschrift als Standardschrift in Microsoft Outlook
- Öffnen Sie Outlook, klicken Sie im Menü auf „Datei“ und öffnen Sie „Optionen“. Wählen Sie „E-Mail“ und klicken Sie anschließend in der rechten Fensterhälfte auf die Schaltfläche „Briefpapier und Schriftart“.
- Legen Sie die Schrift für die Optionen „Zum Verfassen einer Nachricht“ und „Zum Antworten oder Weiterleiten einer Nachricht“ fest. Klicken Sie dafür jeweils auf die entsprechende Schaltfläche „Schriftart“ und wählen Sie die Schriftart „TheSans UHH“ und die Schriftgröße 11 aus. Nehmen Sie bitte keine weiteren Formatierungen und Einstellungen vor und bestätigen Sie mit „OK“.
- Schließen Sie abschließend die Outlook-Optionen, indem Sie mit „OK“ bestätigen.
- Sollte die Hausschrift „The Sans UHH“ nicht auf Ihrem Computer installiert sein, erhalten Sie hier Informationen zur Bestellmöglichkeit und zur Installation.