Gäste der Universität Hamburg

Personen, die nicht in einem Beschäftigtenverhältnis bei der Universität Hamburg stehen, denen aber aufgrund einer entsprechenden Einladung die Zusage erteilt wurde, dass anfallende Reisekosten durch die Universität erstattet werden, gehören zur Gruppe der „Externen/Gäste“.

Hierzu zählen vor allem

• wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anderer Hochschulen und Forschungseinrichtungen,
• alle Studierenden der UHH,
• Stipendiatinnen und Stipendiaten,
• Doktorandinnen und Doktoranden (ausgenommen: Angestellte mit einem Beschäftigungsvertrag nach TV-L bei der Universität Hamburg),
• Gastvortragende ohne Honorar- oder Werkvertrag,
• Gastwissenschaftlerinnen und Gastwissenschaftler (ohne Beschäftigungsvertrag an der UHH, aber auf Grundlage einer gesonderten Vereinbarung z.B. FellowShip-Verträge, Förderprogramme etc.),
• Lehrbeauftragte, die einen Lehrauftrag an der Universität Hamburg haben.

Wer zu einem Vorstellungsgespräch an die Universität Hamburg eingeladen wird, gehört ebenfalls zu diesem Personenkreis.

Für die Gruppe der Gäste gilt ein vereinfachtes Abrechnungsverfahren (kein Dienstreiseantrag/Reisekostenabrechnungsantrag notwendig).

Wichtig: Bitte legen Sie vorab im Rahmen der schriftlichen Einladung detailliert fest, welche Kosten in welchem Umfang (im Rahmen der verfügbaren Mittel) erstattet werden.

Falls Honorarverträge geschlossen werden, sind alle Reisekosten einschließlich der Übernachtungskosten Bestandteil der Vereinbarung.

Für den Ablauf ist wichtig, dass eine schriftliche Einladung von der UHH an die Gäste vorliegt, aus der hervorgeht welche Kosten übernommen werden können (z.B. wir übernehmen Fahrkosten mit der Deutschen Bahn). Diese ist den Abrechnungsunterlagen beizufügen.

Der weitere Ablauf ist dann wie folgt:

1. der Gast stellt eine Rechnung über die entstandenen Reisekosten an die einladende Stelle an der UHH (mit Angabe Privatadresse, Bankverbindung und zuständiges Finanzamt).
2. der Gast fügt seine Originalrechnungen sowie ggf. das Programm/Agenda (bei Tagungen, Konferenzen, Workshops etc.) dieser Rechnung bei. Bei Fahrtkostenerstattungen mit Nutzung des eigenen PKW mit Angabe der gefahrenen Strecke inkl. Start- und Zieladresse.
3. der einladende Bereich bestätigt diese Rechnung, vermerkt die Finanzierungsquelle und fügt eine Kostenzusage-Erklärung bei. Diese erfolgt unter Nennung der folgenden Informationen formlos:
   • Finanzierungsquelle (Kostenstelle oder PSP-Element) und Unterschrift des/der Ressourcenverantwortlichen.
   • Umfang der erteilten Kostenzusage, detaillierte Aufstellung aller zu erstattenden Aufwände/Kosten sowie Angabe, ob Tagegeld gewährt werden soll (dies würde in Anlehnung an die Höhe des gesetzlich vorgeschriebenen Rahmens geschehen)
4. und übersendet diese Unterlagen dann an das Team 731, Team Dienstreisen, Mittelweg 177 zur weiteren Bearbeitung.

Die Universität Hamburg empfiehlt für die Unterbringungen von Gästen folgende Häuser (PDF). Bitte fragen Sie die Hotels direkt an, da diese Verfügbarkeiten und Preise tagesaktuell steuern.