Projekt „E-Signatur“

Die Einführung der Elektronischen Signatur (E-Signatur) an der Universität Hamburg ist ein entscheidender Schritt im Rahmen der Digitalisierungsstrategie, denn die E-Signatur ist eine sichere und effiziente Methode um rechtverbindlich Dokumente digital zu unterzeichnen: Jedes digitale Dokument hat dabei seinen eigenen, einzigartigen "elektronischen Fingerabdruck". Mit der Elektronischen Signatur wird nachgewiesen, dass die Datei nach dem Unterzeichnen nicht mehr verändert wurde (Integrität), eine spezifische Person das Dokument signiert hat (Authentifikation) und dass der Unterzeichner die Unterschrift tatsächlich geleistet hat – eine nachträgliche Abstreitung wird dadurch ausgeschlossen. Die E-Signatur erfüllt die gleichen Funktionen wie eine traditionelle Unterschrift und erhöht somit die Sicherheit im elektronischen Rechtsverkehr.

Vorteile der E-Signatur

Unterschriftsnotwendige Prozesse können effizienter, schneller und umweltfreundlicher gestaltet werden durch:

• die Reduzierung von Durchlaufzeiten,
• einen vereinfachten Nachhalteprozess zur Einforderung von Signaturen durch einen automatisierten Workflow,
• die Reduktion von Papier- und Druckkosten.

Projektplan

Phase	Zeit	Status
Initialisierung Anforderungserhebung Budgetierung	09/2023 – 12/2023	Abgeschlossen
Ausschreibung Offerte Zuschlagserteilung	12/2023 – 01/2024	Abgeschlossen
Implementierung u. Pilotbetrieb* Rechtl. Klärung/ Mitbestimmung Feinkonzeption Funktionalität Updates	02/2024 – Q2/2025	Läuft
Regelbetrieb** u. Realisierung Rollout UHH Kommunikation Prozessworkshops Anbindung DMS Schulung Testing	Q1/2025 – Q2/2026	Läuft

*Pilotbetrieb: einzelne Organisationseinheiten nutzen die Anwendung für einen Teil der Signaturumläufe. Updates und Verbesserungen werden im System vorgenommen.

 **Regelbetrieb: Anwendung läuft regelhaft in ausgewählten Organisationseinheiten