DMS-Glossar
Das DMS-Glossar enthält zentrale Begriffe rund um das Dokumentenmangementsystem an der UHH und erläutert diese kurz und verständlich.
Die Begriffe sind nach Themen und ihrem jeweiligen Kontext in verschiedene Rubriken gegliedert. Dadurch lassen sie sich leichter einordnen und gezielt nachschlagen.
Ausführliche Informationen zum System und seiner Funktionsweise finden sich auf der Seite DMS-Schulungs- und Lernangebote.
Grundlagen und Kontext
| Allgemeine Schriftgutverwaltung | Die systematische Erfassung, Organisation, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten und Unterlagen. Sie dient der geordneten und nachvollziehbaren Verwaltung von Schriftgut und der Erfüllung rechtlicher Anforderungen. |
| Dokument | Eine in elektronischer oder digitalisierter Form vorliegende Datei, die im DMS gespeichert wird. |
| Elektronische Akte | Eine strukturierte digitale Sammlung von Dokumenten, die zu einem bestimmten Vorgang, Fall oder Thema gehören und gemeinsam im DMS verwaltet werden. |
| Fallakte | Eine elektronische Akte, in der Dokumente zu einem konkreten Fall oder Vorgang gesammelt und gemeinsam verwaltet werden. |
| Metadaten | Zusatzinformationen zu Dokumenten oder Akten, die dabei helfen, sie zu beschreiben, zuzuordnen und wiederzufinden. Dazu gehören beispielsweise Aktenzeichen, Schlagworte, Bearbeitungsstatus, Datum oder Angaben zur Erstellung und Änderung. |
| Sachakte | Eine elektronische Akte, in der Dokumente zu einem bestimmten Sachthema gesammelt und gemeinsam verwaltet werden. |
| Versionierung | Die Verwaltung verschiedener Bearbeitungsstände eines Dokuments oder einer Akte. Änderungen bleiben nachvollziehbar und frühere Versionen können eingesehen werden. |
Prozesse und Workflows
| Ad-hoc-Workflow | Ein individuell gestarteter Workflow für einen konkreten Vorgang. Im Gegensatz zu einem vordefinierten Workflow wird der Ablauf bei Bedarf festgelegt. |
| Aufgabe | Ein Arbeitsauftrag im DMS, der einer Person oder Personengruppe zur Bearbeitung zugewiesen wird. |
| Prozess | Die fachlich-organisatorische Abfolge von Tätigkeiten zur Bearbeitung eines Verwaltungsvorgangs. Prozesse können durch Workflows technisch unterstützt oder abgebildet werden. |
| Workflow | Ein im DMS technisch abgebildeter Ablauf von Bearbeitungsschritten, der einen Verwaltungsvorgang unterstützt oder steuert. |
DMS-Oberfläche
| Dashboard | Eine visuelle Übersicht, auf der wichtige Informationen, Aufgaben oder Funktionen des DMS auf einen Blick dargestellt werden. |
| Widget | Eine Kachel auf dem Dashboard, über die bestimmte Informationen angezeigt oder Bereiche des DMS aufgerufen werden können. |
Informationen und Nachvollziehbarkeit
| Auswertung | Die systematische Zusammenstellung und Analyse von im DMS gespeicherten Daten, Metadaten oder Protokolldaten, um bestimmte Informationen oder Zusammenhänge sichtbar zu machen. |
| Protokolldaten | Automatisch erfasste Informationen über Vorgänge und Aktivitäten im DMS, die der Nachvollziehbarkeit und Analyse dienen. Dazu gehören beispielsweise Anmeldungen, Zugriffe, Änderungen oder Systemfehler. |
Technische Aspekte
| Erweiterung | Eine zusätzliche Funktion oder technische Ergänzung des DMS, die bei Bedarf hinzugekauft oder entwickelt werden kann. |
| Migration | Die Überführung von Dokumenten, Akten, Metadaten oder Workflows aus einem bestehenden System in das DMS. |
| Operative Datenbank | Eine technische Datenhaltung, in der prozessbezogene Daten während der Bearbeitung eines Workflows vorübergehend gespeichert und verarbeitet werden. |
| Schnittstelle | Eine technische Verbindung zwischen dem DMS und einem anderen IT-System, über die Daten und Dokumente automatisiert ausgetauscht oder synchronisiert werden. |
Rollen und Zuständigkeiten
| Key User | Besonders geschulte Personen, die ihr Wissen über das DMS als Multiplikator:innen an die Endanwender:innen ihres Teilprojekts weitergeben. Hauptaufgaben: Unterstützung bei Einarbeitung und fachlicher Anwendung, Beantwortung von Fragen zum DMS und Weiterleitung nicht lösbarer Probleme an den zuständigen Support. |
| Vertretung | Eine Person, die bei Abwesenheit einer anderen Person deren Aufgaben im DMS übernehmen und bearbeiten kann. |