Häufige Fragen (FAQ) zur Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems an der UHH

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ermöglicht die einfache Verwaltung von und Arbeit mit digitalen Dokumenten innerhalb einer einzigen Umgebung.

• Ausführliche Informationen über Dokumentenmanagement-Systeme

Nicht zuletzt der Arbeitsalltag während der Pandemie hat gezeigt, wie notwendig digitale Dokumente für ein modernes und flexibles Arbeiten und Zusammenarbeiten sind. Die Einführung eines DMS ist damit ganz im Sinne der New Work-Strategie der UHH.

• Schneller Zugriff auf elektronische Dokumente
• Ortsunabhängigkeit beim Abruf und der Bearbeitung von elektronischen Dokumenten
• Vereinfachte Suche nach und in digitalen Dokumenten
• Revisionssicherheit durch nachvollziehbare Dokumentation der Bearbeitung von Dokumenten
• Alle elektronischen Dokumente sind an einem Ort zu finden
• Vereinfachte Zusammenarbeit an elektronischen Dokumenten
• Unterstützung automatisierter Geschäftsprozesse zur Bearbeitung von elektronischen Dokumenten

Die Universität Hamburg hat sich für das Dokumentenmanagement-System (DMS) von d.velop entschieden, und im November den Auftrag zur Implementierung der Software erteilt. Um einen ersten Eindruck zu gewinnen, können UHH-Mitarbeiter bereits jetzt die Standard-Benutzeroberfläche von d.velop über YouTube erkunden. Beachten Sie, dass Anpassungen an die UHH-Spezifikationen in Arbeit sind.

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) an der UHH bietet sieben wesentliche Funktionen:

1. Intelligente Ablage: Das integrierte DMS beendet die manuelle Aktenablage und strukturiert Dokumente zentral im System. Eine digitale Akte bündelt alle relevanten Unterlagen.

2. Archivierung: Digitale Archivierung ermöglicht standortübergreifenden Zugriff, erfüllt gesetzliche Anforderungen durch rechtssichere Speicherung und schützt vor Veränderungen.

3. Schnittstellen zu aktuellen Systemen: Das DMS integriert sich nahtlos in bestehende Arbeitsumgebungen wie bspw. Microsoft Office 365 und STiNE.

4. Schnelle Suche: Durch zentrale Ablage und intelligente Verschlagwortung reduziert das DMS Suchzeiten auf wenige Sekunden, steigert Effizienz und spart wertvolle Arbeitszeit. Neben vielen weiteren Funktionen bietet das DMS bspw. auch eine Volltextsuche in PDF Dokumenten.

5. Prozessautomatisierung: Integrierte Workflow-Management-Systeme automatisieren Geschäftsprozesse, entlasten Mitarbeiter von Routineaufgaben und steigern die Produktivität.

6. Unternehmensübergreifende Kollaboration: Dokumente können in digitalen Akten bearbeitet werden, wobei zeitgleiche Bearbeitung, Versionierung und Zugriffsrechteoptimierung eine effektive Zusammenarbeit ermöglichen.

7. Krisensicher – Homeoffice optimieren: Ein cloudbasiertes DMS bietet Flexibilität für das Homeoffice und mobile Apps ermöglichen den Zugriff auf Dokumente von überall aus. Das digitale Dokumentenmanagement spielt eine entscheidende Rolle für Flexibilität im Homeoffice.

Grundsätzlich soll das DMS zukünftig universitätsweit eingesetzt werden. Allerdings kann die Umsetzung nur schrittweise erfolgen.

In dem sogenannten Teilprojekt „Basis“ wird sichergestellt, dass die Funktionalitäten, die die meisten dokumentenbasierten Vorgänge an der UHH benötigen, im DMS abgedeckt werden. Damit können nach Einführung vom universitären DMS-Team zukünftig alle gewünschten Vorgänge nach und nach ins DMS eingebunden werden.

Lediglich besondere Anforderungen aus einzelnen Fachverfahren werden in gesonderten Teilprojekten betreut. Derzeit sind das die Studierendenakte+, die Liegenschaftenakte und das Vertragsmanagement.

Nicht einbezogen werden zum derzeitigen Stand Personalakten und der Rechnungslauf, da hierfür andere Digitalisierungsprojekte geplant sind. Schnittstellen zwischen den Systemen werden jedoch berücksichtigt.

ELDORADO wird durch das künftige DMS vollständig abgelöst. Alle Dateien werden migriert.

Nach und nach können dann auch alle dokumentenbasierten Vorgänge aus anderen Systemen ins DMS überführt werden.

Ja, das DMS von d.velop verpflichtet sich zur Einhaltung der Barrierefreiheitsvorschriften gemäß der BITV 2.0. Aufgrund unvollständiger Nachweise bei Auftragsvergabe wurde vertraglich eine Frist für die Vorlage eines externen Gutachtens festgelegt, das aufzeigt, wie hoch der Erfüllungsgrad bereits ist. Darüber hinaus ist d.velop aufgefordert, eine Roadmap für die vollständige Erfüllung der Anforderungen aufzuzeigen.

Die Rollen- und Rechteverwaltung sichert den gezielten Zugriff auf Informationen, fördert Datensicherheit und optimiert Arbeitsprozesse.

Die drei wichtigsten Aspekte der Rollen- und Rechteverwaltung in einem DMS sind:

• Berechtigungsstufen und -typen: Klare Zugriffsrechte, feingranulare Anpassungen, Spezialrechte
• Benutzer- und Gruppenmanagement: Einfache Zuweisung von Rechten durch Gruppenorganisation für effiziente Verwaltung
• Revisionssicherheit und Protokollierung: Aktivitätsprotokollierung zur Nachverfolgung, Erkennung unberechtigter Zugriffe, Revisionssicherheit

Das DMS-System wird an der UHH mit ausreichend Serverkapazitäten ausgestattet sein, um eine optimale Performance sicherzustellen. Zur Gewährleistung der Systemstabilität bei hoher Auslastung setzen wir auf sorgfältige Lastenverteilung mittels eines sog. Load Balancers*, regelmäßige Kapazitätserweiterungen und umfassendes Monitoring.

Sollte es dennoch mal zu Instabilitäten kommen, sichert d-velop eine schnelle und kompetente Reaktion zu, um Probleme zeitnah zu identifizieren und zu beheben, und somit eine maximale Verfügbarkeit des DMS zu gewährleisten.

*Unter Load Balancing versteht man die Verteilung von Rechenlasten auf zwei oder mehr Computer.

Die Revisionssicherheit im d.velop DMS wird durch entscheidende Elemente gewährleistet, darunter die Versionierung von Dokumenten, die lückenlose Nachverfolgung von Änderungen sowie die Wiederherstellung älterer Versionen. Ein umfassender Audit-Trail zeichnet sämtliche Aktivitäten auf, während das effektive Berechtigungsmanagement sicherstellt, dass nur autorisierte Benutzer auf bestimmte Dokumente zugreifen können. Elektronische Signaturen bieten rechtsverbindliche Authentifizierung, und Funktionen zur Langzeitarchivierung stellen die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrung sicher. Verschlüsselung und andere Sicherheitsmaßnahmen schützen vor unbefugtem Zugriff und Datenmanipulation.

Es war zudem eine unserer wesentlichen Anforderungen, dass die Änderungsfähigkeit von Dokumenten durch bestimmte Status eingeschränkt wird. Dies ermöglicht es, die Bearbeitungsbefugnisse auf autorisierte Personen zu beschränken oder sogar gänzlich zu verhindern. Diese spezifische Anforderung ist entscheidend und stellt einen integralen Bestandteil der Gewährleistung der Revisionssicherheit im d.velop DMS dar.