Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist mehr als eine Datenablage auf einem Server. Ein DMS ermöglicht die einfache Verwaltung von und Arbeit mit digitalen Dokumenten innerhalb einer einzigen Umgebung. Andere IT-Systeme, in denen Dokumente verfügbar sind oder in denen mit digitalen Dokumenten gearbeitet wird, können per Schnittstelle angebunden werden. So können digitale Dokumente systemübergreifend integriert werden.
Ablegbar sind nicht nur Textdokumente, sondern auch alle anderen gängigen Dateiformate.
Kollaborative Bearbeitung und Versionierung
Die Dokumente werden nicht fest in Ordnern wie z. B. auf einem Server oder Laufwerk gespeichert, sondern so, dass sie nur einmal abgelegt und gespeichert sind, aber mehrfach „verknüpft“ werden können. Das heißt, dass ein Dokument nur einmal im System vorhanden ist, aber innerhalb unterschiedlicher Vorgänge und „Akten“ abgerufen und verknüpft werden kann. Ein Vermerk z.B. muss nicht in einem Ordner auf dem Server der Abteilung X liegen, im SharePoint von Abteilung Y und dann noch einmal auf dem persönlichen Rechner von einem oder einer Mitarbeitenden Z.
Das bedeutet jedoch auch, dass mehrere Personen (aus verschiedenen Bereichen der Universität) auf dasselbe, aktuelle Dokument zugreifen und gemeinsam daran und damit arbeiten können. Versionen von Dokumenten werden automatisch im System mitdokumentiert.
Automatische Archivierung
Im DMS können einerseits Dokumente eingebunden werden, die aktuell in Bearbeitung sind oder benötigt werden (z.B. als Informationsquelle, Referenz, Dokumentation). Andererseits dient es auch zur ordnungsgemäßen Archivierung von abgeschlossenen Dokumenten und Akten. Dabei werden Dokumente idealerweise nicht erst bei Abschluss eines Vorgangs digitalisiert und abgelegt, sondern alles von Anfang an im System angelegt und dort bearbeitet, so dass eine Archivierung automatisch erfolgen kann. So können gesetzlich vorgeschriebene Löschpflichten automatisiert eingehalten und überprüft werden.
Integrierte Volltextsuche
Die Suche nach Dokumenten und Dokumenteninhalten ist einfach und schnell, etwa wie bei einer Internet-Suchmaschine. Es kann nach unterschiedlichen Eigenschaften der Dokumente im System gesucht werden. Bestimmte Inhalte und Wörter können über eine Volltextsuche gezielt gesucht und gefunden werden.
Ortsunabhängiger Zugriff
Prinzipiell kann von überall auf die Dokumente im DMS zugegriffen werden. Die meisten DMS bieten sowohl einen Zugriff über einen Webbrowser als auch über einen auf dem PC installierten Client an. Die Verbindung zu den lokal installierten MS Office Programmen ist gegeben, so dass auch weiterhin wie bisher gearbeitet werden kann.
Rechtemanagement
Nicht alle Nutzende sehen alle Dokumente im DMS. In einer detaillierten Berechtigungssteuerung kann ganz genau festgelegt werden, wer welche Dokumente einsehen, bearbeiten oder auch löschen kann.
Automatisierte Prozesse und Abläufe
In weiterführenden Systemen, so genannten Enterprise Content Management (ECM) Systemen, können auch die mit den Dokumenten verbundenen Prozesse und Abläufe abgebildet, unterstützt und gesteuert werden.
Soll z. B. ein Dokument von einer Person angelegt, von einer anderen weiterbearbeitet und von einer Dritten freigegeben werden, kann das vollständig im System geschehen. Ist das Dokument in einem Arbeitsschritt bearbeitet, erhält der bzw. die nächste Bearbeitende für den nächsten Schritt eine Benachrichtigung, z.B. direkt im System oder per E-Mail. Es ist kein Weiterleiten per E-Mail oder in einer Umlaufmappe nötig. Im System ist damit auch dokumentiert, wer wann welches Dokument freigegeben oder bearbeitet hat. Dies ermöglicht es, Änderungen einfach und vollständig nachzuvollziehen.
Abläufe und Workflows können als Standardprozess hinterlegt oder auch individuell angelegt werden.