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Projekt DMS@UHH

„DMS@UHH“ ist das zentrale Projekt der Universität Hamburg zur Beschaffung und Einführung einer neuen Software für ein Dokumentenmanagement-System (DMS).

Nicht zuletzt der Arbeitsalltag während der Pandemie hat gezeigt, wie notwendig digitale Dokumente für ein modernes und flexibles Arbeiten und Zusammenarbeiten sind. Die Einführung eines DMS steht damit ganz im Sinne der New Work-Strategie der UHH.

Ziel des Projekts ist deshalb die Integration eines Verfahrens zur Erfassung, Archivierung, Zugänglichmachung und Prozessintegration von elektronischen Dokumenten. Dazu wird eine moderne, integrierte Softwarelösung eines Dokumentenmanagementsystems angestrebt, die im Hinblick auf Interoperabilität, Skalierbarkeit, Modifizierbarkeit, Konformität und Verfügbarkeit auch etwaigen zukünftigen Anforderungen der Uni Hamburg gerecht wird.

Es ist geplant, mit den anderen staatlichen Hamburger Hochschulen zusammen zu arbeiten.

Ziele des Projekts

  • Digitales Arbeiten
  • Nachhaltiges & neues Arbeiten
  • Papierloses Arbeiten
  • Enabler für New Work
  • Zukunftsfähige Nutzbarkeit
  • Nutzerfreundlichkeit
  • Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben
  • Informationen universitätsweit nutzbar machen
  • Universitätsweit einheitliche Strukturierung
  • Einheitlicher Zugangspunkt zu Dokumenten
  • Prozesse ganzheitlich abbilden
  • Verbesserung der Systemlandschaft
  • End-2-End-Prozesse

Das Projekt wird durch einen Lenkungsausschuss begleitet, bestehend aus:

  • Dr. Martin Hecht, Kanzler
  • Prof. Dr. Natalie Filatkina, Vizepräsidentin
  • Prof. Dr.-Ing. Sebastian Gerling, Chief Digital Officer
  • Dr. Dennis Hormuth, Leiter des Universitätsarchivs
  • Sabrina Fuhrmann, Leiterin der Stabsstelle Smart Administration

Projekt-Office

 

Teilprojekte

In dem sogenannten Teilprojekt „Basis“ wird sichergestellt, dass die Funktionalitäten, die die meisten dokumentenbasierten Vorgänge an der UHH benötigen, im DMS abgedeckt werden. Besondere Anforderungen aus einzelnen Fachverfahren werden in gesonderten Teilprojekten betreut.

 

Zeitplan: Wie gehen wir vor?

Die Einführung des DMS ist in den folgenden Schritten geplant:

  • Abschluss Anforderungsanalyse an das DMS u. Konzeption des Systemaufbaus (Winter 2022)
  • Abschluss öffentl. Vergabeverfahren für System Anbieter inkl. Auswahl (Winter 2023)
  • DMS Projekt Kick-Off (4. Dezember 2023)
  • Installation und Konfiguration der Systemumgebungen und Schulungen des Projektteams (Frühjahr-Sommer 2024)
  • Erstellung von Konzepten (Berechtigungskonzept etc.) (Herbst 2024-Frühjahr 2025)
  • Start Umsetzungsphase für die Teilprojekte Studierendenakte+, Liegenschaften (Sommer 2025)
  • Start Umsetzungsphase für die Teilprojekte Vertragsmanagement, Personal und Berufung (Herbst 2025)
  • Start Umsetzungsphase für die Teilprojekte Sitzungsmanagement und Organisationsstrukturdaten (Winter 2025)
  • Test und Freigabe Basis-System (Winter 2025)
  • Abnahme und Produktivsetzung Systemumgebungen (Februar 2026)
  • Sukzessiver Roll-Out Pilotbereiche der Studierendenakte (ab April 2026)
  • Sukzessiver Roll-Out aller anderen Teilprojekte DMS (bis Sommer 2026)
  • Debriefing & Projektabschluss (Herbst 2026)

 

Neuigkeiten

NEU: DMS-Bordfunk (Teams-Kanal)

In unserem Teams-Kanal DMS-Bordfunk findet ihr aktuelle Informationen und wichtige Updates rund um das Projekt DMS@UHH. Wir informieren regelmäßig über Projektfortschritte, Meilensteine sowie anstehende Termine wie Demos, Info-Veranstaltungen und Schulungen. Bleibt auf dem Laufenden und legt ab mit uns!

Hier könnt ihr unserem Teams-Kanal DMS-Bordfunk beitreten

  • Save the Date: Donnerstag, 12. März, 09:00–11:00 Uhr (digital)

Am Donnerstag, 12. März von 09:00 bis 11:00 Uhr findet unsere digitale Informationsveranstaltung zum DMS-Projekt statt.

Dabei werden wir drei zentrale Fragen in den Blick nehmen: 

  • Wo steht das Projekt aktuell und wie geht es in den kommenden Monaten weiter? 
  • Wie werden bestehende Workflows in das neue System überführt und weiterentwickelt?
  • Und wie sieht die Arbeit in und mit einer digitalen Akte konkret aus?

Die Veranstaltung findet statt am

Haben Sie Fragen oder Vorschläge?

Wenn Sie Fragen haben oder sich mit Ihren Ideen und Vorschlägen ins Projekt einbringen wollen, dann kontaktieren Sie gern das Projekt-Office: dms"AT"uni-hamburg.de

In den FAQ werden allgemeine Fragen zum Dokumentenmanagement-System an der UHH aufgegriffen.

Dazugehörige Angebote