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Projekt DMS@UHH

„DMS@UHH“ ist das zentrale Projekt der Universität Hamburg zur Beschaffung und Einführung einer neuen Software für ein Dokumentenmanagement-System (DMS).

Nicht zuletzt der Arbeitsalltag während der Pandemie hat gezeigt, wie notwendig digitale Dokumente für ein modernes und flexibles Arbeiten und Zusammenarbeiten sind. Die Einführung eines DMS steht damit ganz im Sinne der New Work-Strategie der UHH.

Ziel des Projekts ist deshalb die Integration eines Verfahrens zur Erfassung, Archivierung, Zugänglichmachung und Prozessintegration von elektronischen Dokumenten. Dazu wird eine moderne, integrierte Softwarelösung eines Dokumentenmanagementsystems angestrebt, die im Hinblick auf Interoperabilität, Skalierbarkeit, Modifizierbarkeit, Konformität und Verfügbarkeit auch etwaigen zukünftigen Anforderungen der Uni Hamburg gerecht wird.

Es ist geplant, mit den anderen staatlichen Hamburger Hochschulen zusammen zu arbeiten.

Das Projekt wird durch einen Lenkungsausschuss begleitet, bestehend aus:

  • Dr. Martin Hecht, Kanzler
  • Prof. Dr. Natalie Filatkina, Vizepräsidentin
  • Dr. Sebastian Gerling, Chief Digital Officer
  • Prof. Dr.-Ing. Stephan Olbrich, Direktor des RRZ
  • Dr. Dennis Hormuth, Leiter des Universitätsarchivs
  • Sabrina Fuhrmann, Leiterin der Stabsstelle Smart Administration

Projekt-Office

Teilprojekte

In dem sogenannten Teilprojekt „Basis“ wird sichergestellt, dass die Funktionalitäten, die die meisten dokumentenbasierten Vorgänge an der UHH benötigen, im DMS abgedeckt werden. Besondere Anforderungen aus einzelnen Fachverfahren werden in gesonderten Teilprojekten betreut.

Zeitplan: Wie gehen wir vor?

Zeitplan: Wie gehen wir vor?

Die grundsätzliche Einführung eines funktionierenden DMS ist derzeit bis Frühjahr 2026 in den folgenden Schritten geplant:

  • Anforderungsanalyse an das DMS und Konzeption des Systemaufbaus
    (bis Sommer 2022)
  • Öffentliche Ausschreibung für einen Systemanbieter und Auswahl
    (bis Winter 2023)
  • Anpassung des Standardsystems des ausgewählten Anbieters auf die Bedarfe der UHH
    (bis Herbst 2024)
  • Testung des Systems
    (bis Frühjahr 2025)
  • Einführung in den Pilotbereichen
    (bis Ende 2025)

Ziele des Projekts

Digitales Arbeiten

  • Nachhaltiges & neues Arbeiten
    • Papierloses Arbeiten
    • Enabler für New Work
  • Zukunftsfähige Nutzbarkeit
    • Nutzerfreundlichkeit
    • Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben
  • Informationen universitätsweit nutzbar machen
    • Universitätsweit einheitliche Strukturierung
    • Einheitlicher Zugangspunkt zu Dokumenten
  • Prozesse ganzheitlich abbilden
    • Verbesserung der Systemlandschaft
    • End-2-Ende-Prozesse
    • Effizienz & Transparenz von Prozessen

Haben Sie Fragen oder Vorschläge?

Wenn Sie Fragen haben oder sich mit Ihren Ideen und Vorschlägen ins Projekt einbringen wollen, dann kontaktieren Sie gern das Projekt-Office: dms"AT"uni-hamburg.de

In den FAQ werden allgemeine Fragen zum Dokumentenmanagement-System an der UHH aufgegriffen.

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