FAQ zum Beschaffungstool SAP SRM/MM
Hier finden Sie alle Informationen zum Bestelltool SAP SRM und MM (Operativer Einkauf).
Zugang beantragen
SAP SRM
Für die Nutzung von SAP SRM benötigen Sie eine Lizenz (SAP-Kennung). Diese SAP-SRM-Kennung beantragen Sie bitte über den SAP-SRM-Berechtigungsantrag (PDF).
Bitte nehmen Sie gerne vorab Kontakt mit uns auf. In einem Gespräch können wir Ihre Fragen beantworten und mit Ihnen besprechen, welche Informationen wir ggf. zusätzlich von Ihnen benötigen.
SAP MM
Eine neue SAP-Kennung (ausschließlich für das Referat Einkauf und Dienstreisen) beantragen Sie bitte über den SAP-MM-Berechtigungsantrag (DOCX).
Support und Schulungen
Wir bieten Support
Wenn Sie ein Problem mit den Systemen SAP SRM und MM haben, wenden Sie sich bitte an uns. Wir sind SAP-Key-User für die Module MM (Materialwirtschaft), SRM (Supplier Relationship Management) und die Katalog-Software LeanCat.
Wir
- beheben Fehler,
- entwickeln die Systeme SAP SRM und MM, LeanCat und externe Kataloge in Zusammenarbeit mit der Finanzbehörde/Fachlichen Leitstelle für SAP bzw. Dataport weiter,
- arbeiten bei allen SAP-Angelegenheiten im Zusammenhang mit dem Einkauf mit.
An einer Schulung teilnehmen
Wir bieten Anwenderschulungen an für
SAP SRM:
Vor der erstmaligen Nutzung des SRM werden die Anwenderinnen und Anwender durch das SAP-Team geschult und erhalten Handlungshilfen zum Nachschlagen. In der Regel findet die Schulung als Gruppenschulung mittels Zoom-Konferenz statt. Gerne bieten wir bei Bedarf auch Einzelschulungen oder Gruppenworkshops zur Vertiefung der Kenntnisse an.
Selbstverständlich bieten wir auch jederzeit Nachschulungen für Sie an. Bitte wenden Sie sich dazu einfach an unser SAP-Team(beschaffungswesen"AT"uni-hamburg.de).
SAP MM (operativer Einkauf):
Vor der erstmaligen Nutzung des MM werden die Anwenderinnen und Anwender durch das SAP-Team geschult und erhalten eine Anwenderdokumentation zum Nachschlagen.
Newsletter
In vielen Bereichen der Universität ist die webbasierte Software SAP-SRM bereits eingeführt worden. Diese ersetzt die papierbasierte Bedarfsanforderung, die bei Beschaffungsbedarfen bisher ausgefüllt per Hauspost oder E-Mail an die Dienstleistungszentren gesandt wurde.
Mithilfe des Newsletters möchten wir Sie möglichst zeitnah über wichtige Veränderungen im Bereich SAP-SRM oder über Systemstörungen unterrichten und über häufig gestellte Fragen informieren.
Newsletter abonnieren oder abbestellen
Sie können sich eigenständig zur Mailingliste hinzufügen oder den Newsletter ggf. abbestellen: Mailman-Verteiler SAP SRM .
Bitte beachten Sie: Bei einer Abbestellung des Newsletters ist nicht sichergestellt, dass wichtige Informationen Sie zeitnah erreichen.
Alle Newsletter zum nochmaligen Lesen finden Sie in der Download-Box.
FAQ SAP SRM: Kennung und Anmeldung
Wie beantrage ich eine Kennung für SAP SRM?
SAP-SRM-Kennungen beantragen Sie bitte über den SAP-SRM Berechtigungsantrag (PDF).
- Zugang zum SAP SRM
Benötige ich separate Kennungen/Accounts wenn ich für mehrere Bereiche anfordere?
Nein. Sie können mit einer einzigen Kennung für verschiedene Bereiche/Organisationseinheiten anfordern.
Die Aussteuerung der Genehmigerfindung erfolgt anhand der im Einkaufswagen angegebenen Kontierung.
Wo melde ich mich an?
SAP SRM ist webbasiert. SAP SRM setzt eine Internet-Verbindung aus dem Netz der Universität Hamburg (Verwaltungsnetz), via Hochschulkennung (B-Kennung) oder via Hamburg Gateway (externe Zugänge ohne B-Kennung) und einen Internet-Explorer voraus.
Eine „Installation“ von SAP auf Ihrem PC ist nicht nötig.
Ich habe mein Passwort vergessen oder es mehrfach fehlerhaft eingegeben.
Wenden Sie sich per E-Mail an den für Sie zuständigen Ansprechpartner bzw. Ansprechpartnerin:
Nutzerinnen und Nutzer aus dem Verwaltungsnetz wenden sich an SAP-Passwort"AT"uni-hamburg.de.
Alle Nutzerinnen und Nutzer, die sich mit der Hochschulkennung (B-Kennung) anmelden, beantragen ein neues Passwort über das RRZ.
Wenn Sie keine Hochschulkennung (B-Kennung) besitzen, beantragen Sie ein neues Passwort über den Hamburg Service.
Kann ich mein Kennwort ändern?
SRM-Nutzerinnen und Nutzer aus dem Verwaltungsnetz:
Ja, die Änderung ist beim Anmeldevorgang möglich. Sobald Sie Nutzername und Passwort eingegeben haben, können Sie über „Kennwort ändern“ ihr Kennwort ändern. Das Kennwort kann einmal täglich geändert werden.
Es muss 8-stellig sein, und jeweils mindestens einen Großbuchstaben, ein Sonderzeichen und eine Ziffer enthalten.
SRM-Nutzerinnen und Nutzer mit der Hochschulkennung (B-Kennung):
Ja, die Änderung wäre über das RRZ Benutzerverwaltungsportal möglich.
SRM-Nutzerinnen und Nutzer aus dem Wissenschaftsnetz:
Ja, die Änderung ist nach der Anmeldung möglich. Klicken Sie dazu auf Benutzerprofil und anschließend auf „Passwort ändern“.
FAQ SAP SRM: Einkaufswagen und Bestellung
Kontierungsobjekte (Kostenstelle/PSP-Element) – es fehlt oder ich benötige ein neues.
Teilen Sie uns formlos Ihr Anliegen per E-Mail (beschaffungswesen"AT"uni-hamburg.de)unter Einbeziehung Ihrer/Ihres Budgetverantwortlichen mit.
Was bedeutet „Persönliche Standardeinstellungen ändern“?
Hier können Sie, bevor Sie mit dem Einkaufen beginnen, Ihre persönlichen Standardeinstellungen pflegen. Diese sind Kontierung, Info-Notiz sowie Lieferadresse und werden dann für jede Position im Einkaufswagen automatisch übernommen.
Sie können die Lieferadresse in den persönlichen Standardeinstellungen für die aktive Sitzung verändern. Dort haben Sie auch die Möglichkeit, die Lieferadresse mit Stockwerk und Zimmernummer zu verfeinern.
Sollte die Standard-Lieferadresse dauerhaft verändert werden, so teilen Sie uns dies per E-Mail (beschaffungswesen"AT"uni-hamburg.de)mit. Stockwerk und Zimmernummern können standardmäßig nicht hinterlegt werden.
Achtung: Die Standardeinstellung bleibt nur für die aktive Anmeldezeit bestehen, d.h. sobald Sie sich abmelden, werden die gesetzten Einstellungen wieder zurückgesetzt und müssen nach erneuter Anmeldung wieder eingegeben werden.
Ich finde den gewünschten Artikel nicht.
Sie haben die Möglichkeit den Rahmenvertragskatalog sowie diverse Webshops zu nutzen. Sollte jedoch ein Artikel nicht vorhanden sein, nutzen Sie bitte die Freitextanforderung.
Ich finde einen bestimmten Webshop nicht.
Für die Anbindung eines Webshops sind gewisse Voraussetzungen notwendig. Wenn diese erfüllt sind, wird ein Webshop angebunden. Möchten Sie einen Webshop anbinden lassen, nehmen Sie gern mit uns Kontakt auf.
Ich habe Angebote/Dokumente vorliegen und möchte diese dem Vorgang beifügen.
In den Positionsdetails können Sie unter „Notizen und Anlagen“ Ihre Dokumente hochladen und mitschicken.
Erhalte ich eine Benachrichtigung, wenn der Einkaufswagen genehmigt wurde?
Nein. Benachrichtigt werden Sie nur, wenn der Einkaufswagen teilweise oder vollständig abgelehnt wurde.
Erhalte ich eine Benachrichtigung, wenn der Einkaufswagen vom Dienstleistungszentrum beim Lieferanten bestellt wurde?
Nein. Sie können in der Historie den aktuellen Status einsehen. Dazu öffnen Sie den Einkaufswagen und klicken in den Positionsdetails auf den Reiter „zugehörige Belege“. Hier finden Sie u.a. auch die VOL-Bestellnummer.
Ich möchte etwas anfordern und mir ist der Preis nicht bekannt.
Kontaktieren Sie dazu vorab Ihr Dienstleistungszentrum oder schätzen Sie den Preis.
FAQ SAP SRM: Nach der Bestellung
Der Einkaufswagen wurde teilweise oder vollständig abgelehnt.
Nicht genehmigte Einkaufswagen befinden sich in Ihrer Arbeitsübersicht. Die Beschreibung dazu finden Sie in der Anwenderdokumentation (PDF).
Kann der Einkaufswagen nach Abschicken noch verändert werden?
Nachdem der Einkaufswagen an die oder den Budgetverantwortlichen (Genehmiger) geschickt wurde, kann dieser noch bearbeitet (zurückgerufen) werden. Die Beschreibung dazu finden Sie in der Anwenderdokumentation (PDF).
Sobald die oder der Budgetverantwortliche (Genehmiger) den Einkaufswagen genehmigt hat, kann die Anforderin oder der Anforderer keine Änderungen mehr vornehmen. Bitte nehmen Sie dann Kontakt mit Ihrem Dienstleistungszentrum auf.
Ich habe meinen Einkaufswagen gesichert. Wo finde ich ihn wieder?
Eine Übersicht Ihrer Einkaufswagen (sowohl gesicherte, als auch im Genehmigungsprozess befindliche und genehmigte) finden Sie auf Ihrer SRM-Startseite.
Wie Sie den Einkaufswagen weiterbearbeiten können, können Sie in der Anwenderdokumentation (PDF) nachlesen.
Positionsstatus – was ist das?
Über den Positionsstatus erfahren Sie den aktuellen Stand der Bestellanforderung.
Gesichert: Der Einkaufswagen wurde von Ihnen gesichert.
In Genehmigung: Sie haben den Einkaufswagen „bestellt“ und dieser befindet sich bei der oder dem Budgetverantwortlichen (Genehmiger).
Genehmigt: Der Einkaufswagen wurde von der oder dem Budgetverantwortlichen genehmigt. Die Bestellanforderung liegt jetzt bei ihrem Dienstleistungszentrum vor und wird bearbeitet.
Gelöscht: Der Einkaufswagen wurde von Ihnen oder von ihrem Dienstleistungszentrum gelöscht und wird im System archiviert.
Folgebeleg angelegt: Ihr Einkaufswagen wurde elektronisch an Ihr Dienstleistungszentrum übermittelt oder die Bestellung wurde von ihrem Dienstleistungszentrum an den Lieferanten versandt. Weitere Informationen finden Sie in der Historie. Dazu öffnen Sie den Einkaufswagen und klicken in den Positionsdetails auf den Reiter „zugehörige Belege“.
Retoure: Ich habe einen falschen Artikel erhalten oder möchte einen Artikel zurückgeben.
Bitte wenden Sie sich an Ihr Dienstleistungszentrum. Dieses wickelt die Rücklieferung für Sie ab. Eine Rücklieferung wird nicht in SAP SRM abgewickelt.
Warum ist mein Einkaufswagen nicht mehr zu sehen?
Sobald die Finanzbuchhaltung die Rechnung gebucht hat, verschwindet der Einkaufswagen aus der Einkaufswagenübersicht.
Abgeschlossen Einkaufswagen finden Sie in der erweiterten Suche.
Sie haben die Möglichkeit über die „Kriterienschnellpflege“ diese Ansicht zu verändern, indem Sie „einschließlich abgeschlossene Einkaufswagen“ aktivieren. Nun werden alle Einkaufswagen in dieser Übersicht angezeigt.
Wann findet eine Mittelreservierung statt?
Sobald der Einkaufswagen genehmigt wurde, findet die Mittelbindung im System statt. Das erzeugte Obligo ist am nächsten Tag im SharePoint Kontoauszug zu sehen.
Ich habe die Lieferung/Leistung erhalten. Was mache ich mit dem Lieferschein? Was ist wenn kein Lieferschein vorhanden ist?
Nach Erhalt der Lieferung/Leistung senden Sie den Lieferschein per Post oder E-Mail an Ihr Dienstleistungszentrum.
Sollte kein Lieferschein vorhanden sein, bestätigen Sie den Erhalt der Lieferung/Leistung formlos per E-Mail mit Angabe der VOL-Bestellnummer.
FAQ SAP SRM: Allgemeines
Wie erreiche ich die Hilfe in SRM mit den FAQs?
Sie erreichen die Hilfe mit der Taste F1 auf Ihrer Tastatur (sog. Help Center).
Warum steht unter Notiz im Help Center nichts?
Hier können Sie wie auf einem Notizzettel eigene Notizen eintragen.
Was sind Warengruppen?
Warengruppen sind Bezeichnungen für Artikel oder Dienstleistungen. Diese werden beim Anfordern aus Katalogen automatisch ermittelt, bei Freitextanforderungen müssen diese nicht angegeben werden.
Welche Vorgänge können nicht mit SRM erfasst werden?
- Barauslagen bzw. Erstattungen an Privatpersonen
- Dienstreisen
- Lehraufträge/Gastvorträge
- Werkverträge
- Mieten
- Mitgliedsbeiträge
- Mobilfunkrechnungen
Kann ich als Budgetverantwortliche oder Budgetverantwortlicher (Genehmiger) eine Vertretung einrichten?
Ja. Sie haben die Möglichkeit, eine Vertretung einzurichten. Die Beschreibung dazu finden Sie in der Anwenderdokumentation (PDF).
Kann ich als Anforderer einen Vertreter einrichten?
Als Anforderer ist es nicht möglich einen Vertreter einzurichten.
Kontakt
Team Warengruppen- und Supportmanagement
Bei Fragen, Wünschen und Anregungen wenden Sie sich gerne an
Marina Zitzer +49 40 42838-7586
Nicole Neumann +49 40 42838-9307
Schabnam Yilmaz +49 40 42838-8299
Marlen von Reith +49 40 2395-24754
Finanz- und Rechnungswesen
Einkauf und Dienstreisen
Team Warengruppen- und Supportmanagement
Mittelweg 124 , Raum 1002
20148 Hamburg
Sie erreichen uns auch per E-Mail, dazu schreiben Sie bitte an unser Funktionspostfach:
beschaffungswesen"AT"uni-hamburg.de
Dokumentation und Formulare
Wissenschaftsnetz
- SAP-SRM-Berechtigungsantrag (PDF)
- Kurzanleitung Anforderer Wissenschaftsnetz (PDF) / Instructions for SAP-SRM – Requests (Science Network) (PDF)
- Kurzanleitung Genehmiger Wissenschaftsnetz (PDF) / Instructions for SAP-SRM – Approval (Science Network) (PDF)
- Einrichtung einer Bestellwertgrenze (DOCX)
- Änderung einer Bestellwertgrenze (DOCX)
- Anleitung zur Anlage eines Favoriten in den gängigen Browsern (PDF)
- SAP SRM Anmeldeprozess (PDF) / SAP SRM registration process (PDF)