Hamburg International Summer School
Um Lehrende bei der Planung einer Summer School im Rahmen des Programms „Hamburg International Summer School“ zu unterstützen, stellt diese Seite einen umfassenden Leitfaden mit zahlreichen Vorlagen zur Verfügung. Der Leitfaden ist thematisch aufgebaut und enthält Informationen zu organisatorischen Abläufen in den Phasen der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung einer Summer School.
Einen Überblick über anfallende Aufgaben finden Sie in der Planungsdatei (Excel).
Bei darüberhinausgehenden Fragen melden Sie sich gerne bei Lisa Decker per Mail (international-summerschool"AT"uni-hamburg.de) oder telefonisch +49 40 42838-4790.
Lehre
- Die Inhalte der einzelnen Module sollten in einer Kursbeschreibung festgehalten werden. Die Kursbeschreibung enthält Informationen zu den Credits, Name der/des Lehrenden, Prüfungsform und Inhalten.
- Nebentätigkeitsanzeige
- Mitarbeiter der UHH müssen den Honorarvertrag als Nebentätigkeit anzeigen. Die Anzeige einer Nebentätigkeit bedarf der Schriftform, d. h. einer eigenhändigen Unterschrift der oder des Beschäftigten. Die Anzeige einer Nebentätigkeit senden Sie bitte auf dem Dienstweg - bei Professorinnen und Professoren über die Dekanin oder den Dekan - an die für Sie zuständige Personalsachbearbeiterin bzw. den für Sie zuständigen Personalsachbearbeiter der Abt. 6.
- Weitere Details finden Sie im KUS Portal in dem Abschnitt „Wer darf einen Werkvertrag abschließen?“ Hier ist auch eine Vorlage für die Nebentätigkeitsanzeige hinterlegt.
- Honorarverträge
- Für den Fall, dass angestellte Lehrende der UHH eine Sondervergütung für die Summer School erhalten, ist es notwendig, vorab einen Honorarvertrag zu erstellen. Der Prozess wird im KUS Portal in dem Abschnitt „Wie wird ein Werkvertrag beantragt“ erläutert. Bitte befolgen Sie die hier erklärten Schritte.
- Bei der Beantragung bitten Sie bitte das Team Werk- und Honorarverträge darum, den Satz „die Räumlichkeiten und technischen Geräte werden von der Universität Hamburg kostenfrei zur Verfügung stellt.“ in die Verträge aufzunehmen.
Kultur- und Freizeitprogramm
- Die Organisation von Kultur- und Freizeitprogramm ist kein verpflichtender Bestandteil der HISS. Es wird empfohlen, ein bis zwei Aktivitäten einzuplanen. Geeignet ist z.B. eine Stadttour zu Beginn der Summer School.
- Es wird empfohlen das akademische Programm mit einer Willkommensveranstaltung zu beginnen. Hierbei wird empfohlen, Getränke und ein einfaches Catering bereitzustellen.
- Zur Verabschiedung der Studierenden sollte ein kleines Get-Together geplant werden. Dies kann in den Räumlichkeiten der Uni Hamburg oder extern stattfinden. Ggf. kann man dies mit einer Freizeitaktivität kombinieren.
Teilnehmendenmanagement
- Die Abteilung 5 stellt für alle HISS eine Anmeldeseite über Indico zur Verfügung. Die Organisatoren erhalten dann die Bearbeitungsrechte und können die Seite anpassen und für den Bewerberprozess verwenden.
- Nach Prüfung und Annahme der Bewerbung erhalten die Teilnehmenden eine Annahmebestätigung (word)
- Je nach Herkunftsland benötigen die Teilnehmenden ggf. ein separates Einladungsschreiben (word) für die Beantragung eines Visums, welches gemeinsam mit der Annahmebestätigung verschickt werden kann.
- Nach Ablauf der Anmeldefrist sollten die Teilnehmenden miteinander vernetzt werden, um eine Kommunikation vor Beginn der Summer School zu ermöglichen. Dafür können z.B. die Mailadressen geteilt, eine Teamsgruppe oder ein Raum in OpenOlat erstellt werden.
- Vor Beginn der Summer School erhalten die Teilnehmenden weitere Informationen per Mail zugeschickt. Dazu gehört das Programm der Summer School und eine Informationsbroschüre zu den Themen Anreise, Transport, Unterkunft, Freizeitgestaltung, etc. Folgende Vorlage kann für die Infobroschüre (ppt)verwendet werden.
- Am ersten Tag sollten die Teilnehmenden eine kleine Welcome Bag erhalten, z.B. mit folgenden Inhalten: Programm, Wifi Gast Login, Notfallkontakte, kleines Goodie wie eine Wasserflasche, Süßigkeit
Allgemeine organisatorische Vorlagen
- Um einen Express-Brief ins Ausland zu verschicken, kann folgende Vorlage (Word) für den Kontakt mit der Poststelle verwendet werden.
- Haben die Teilnehmenden keinen Eduroam Wlan Zugang, muss vorab eine Wlan Gastkennung über das RRZ Portal beantragt werden. Je Antragsteller können pro Tag nur 10 Gastkennungen beantragt werden, daher empfehlen wir, rechtzeitig zu beginnen.
Nachbereitung
- Bis 6 Wochen nach Ende der Summer School ist ein Projektbericht bei der Abt. 5 einzureichen.
- Nach Ende der Summerschool wird diese durch die Teilnehmenden evaluiert. Hierzu gibt es verschiedene Tools, z.B. Evasys oder LimeSurvey. Für die Gestaltung der Evaluierung können Sie sich an dieser Evaluierungsvorlage (pdf) orientieren.
- Nach erfolgreicher Teilnahme an der Summer School erhalten die Teilnehmenden eine Teilnahmebestätigung (word) und einen Transcript of Records (word) ausgestellt.