Aktenhaltung
Das Referat A11: Schriftgutverwaltung führt die Akten der Präsidialverwaltung einschließlich des Präsidiums.
Im Rahmen der Einführung des elektronischen Dokumentenverwaltungssystems ELDORADO erfolgte seit 01.01.2009 die schrittweise Ablösung der Papierakte durch die elektronische Akte. Seit 01.08.2009 werden die Akten ausschließlich elektronisch geführt, sofern keine Rechtsgrundlage eine papierbasierte Form vorschreibt.
Weitere Informationen zum Zweck der Aktenführung sowie zum Aktenverzeichnis finden Sie untenstehend.
Sprechzeiten
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vom Referat A11: Schriftgutverwaltung sind
Montag bis Donnerstag von 7.30 bis 16.00 Uhr und
Freitag von 7.30 bis 15.00 Uhr für Sie da.
Aufgrund des aktuellen Infektionsgeschehens in Bezug auf den Coronavirus und der entsprechend erforderlichen Maßnahmen können wir derzeit leider nicht den gewohnten persönlichen Service anbieten und sind in der Regel telefonisch oder per E-Mail(archiv"AT"uni-hamburg.de) erreichbar.
Zweck der Aktenführung
Die öffentliche Verwaltung ist als vollziehende Gewalt gesetzlich dazu verpflichtet, ihr Handeln zu dokumentieren. Dies ist insbesondere aus dem Grundgesetz ableitbar:
- Gemäß Art. 20 GG ist „[…] die vollziehende Gewalt an Gesetz und Recht gebunden.“ Die Einhaltung dieses Gebots muss nachprüfbar, das Verwaltungshandeln also transparent dokumentiert sein.
- Gemäß Art. 3 GG sind „alle Menschen vor dem Gesetz gleich.“ Es können nur dann alle Menschen gleichbehandelt werden, wenn Handeln nachvollziehbar ist und gleiche Fälle gleich entschieden werden.
Die Wichtigkeit der Aktenführung wird auch in § 133 (1) StGB deutlich. Hiernach dürfen Schriftstücke nicht verändert, unbrauchbar gemacht oder der dienstlichen Verfügungen entzogen werden. Gemäß § 26 (1 und 29) HmbVerwVerfG dienen Akten als Beweismittel.
Aus diesem Grund muss alles Verwaltungshandeln schriftlich dokumentiert und in Akten bis 10 Jahre, teilweise sogar 30 Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung in Sachakten stellt eine sinnvolle Ordnung der Unterlagen sicher, damit diese jederzeit wieder auffindbar sind.
Als Sachbearbeiterin/Sachbearbeiter sind Sie für die vollständige und zutreffende Aktenführung selber verantwortlich.
Aktenverzeichnis
Im Aktenverzeichnis sind alle vom Referat A11: Schriftgutverwaltung geführten Akten der Präsidialverwaltung verzeichnet. Es ist in Hauptgruppen (0 bis 9), Untergruppen (z.B. 011) und Sachgebiete (z.B. 011.0) gegliedert. Sie können es in dem Reiter Explorer in ELDORADO jederzeit aufrufen.
Struktur eines Aktenzeichens
Die einzelnen Aktenzeichen sind nach folgender Struktur aufgebaut:
- Hauptgruppe
- Untergruppe
- Gruppe
- Punkt
- Kennziffern des Sachgebiets (zukünftig nur noch 4-stellig)
- Bindestrich
- Mind. vier Ziffern
- Schrägstrich
- Mind. drei Zeichen
Aktenzeichensuche im Registraturmodul
Damit die eine genaue Aktenzeichensuche in der teraDOC Aktenzeichenverwaltung (auch Registraturmodul genannt) durchführen können, haben wir diese in der unteren Tabelle schematisch dargestellt:
| Aktenplankennzeichnung | Trennung | Aktenverzeichnis | Trennung | Hauptaktennummer | Trennung | Unteraktennummer |
| 459 | . | 604 | - | 0012 | / | 002 |
| 501 | . | 0 | - | 0003 | / | 001 |
| 551 | . | R | - | 0002 | ||
| 660 | . | 5402 | - | 0003 | / | 002 |
| 906 | . | 8300 | - | 0008 | / | 002 |
Aktenverzeichnisse bestehen zukünftig aus 4 Ziffern
Erste Ziffer
Die erste Ziffer eines Aktenverzeichnisses, der sogenannte Themenkomplex, bezeichnet den inhaltlichen Schwerpunkt des Aktenplans. Diesem Themenkomplex werden vor allem Akten zugeordnet, die für alle folgenden Schwerpunkte von Belang sind.
Alle der 0 (Grundlagen) folgenden Themenkomplexe können frei benannt werden.
Zweite Ziffer
Die zweite Ziffer eines Aktenverzeichnisses untergliedert jeden Themenkomplex weiter in folgende Hauptbereiche:
0 Ergänzende Angelegenheiten
1 Rechtsgrundlagen International und Europäische Union (EU)
2 Rechtsgrundlagen der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH) und der Länder
3 Rechtsgrundlagen der Universität Hamburg
4 Grundsatzangelegenheiten
5 Finanz-, Steuer- und Haushaltsangelegenheiten
6 Gremien
7 Vereine, Verbände, Gesellschaften, Unternehmen etc.
8 Statistiken, Erhebungen und Kalkulationen
9 Veröffentlichungen, Berichte und Gutachten
Dritte und vierte Ziffer
Die dritte und vierte Ziffer des Aktenverzeichnisses unterteilen die Hauptbereiche nochmals in kleinere Einheiten.
Ordnungsnummer
Die Ordnungsnummer bezieht sich auf die konkrete Akte. Es gilt:
- 0001 ist generell die Akte „Allgemeines“.
- 0002 ist generell die Akte „Einzelfälle“.
- Ab 0003 können die Aktenzeichen frei benannt werden und zur Differenzierung und Reduzierung des Inhaltes einer Akte Unterakten gebildet werden (Bsp.: 906.8300-0003/001).
- Das erste Unteraktenzeichen /001 ist generell den „Einzelfällen“ vorbehalten.
- Die verschiedenen Einzelfälle werden als Vorgänge bezeichnet.
- Innerhalb der Einzelfallakten werden die Einzelfälle bzw. Vorgänge durch sogenannte Teilaktenzeichen voneinander getrennt (Bsp.: für einen Vorgang Nr. 2: 906.8300-0003/001:002).
Zugriffsrechte
Zu jeder angelegten Akte werden individuelle Zugriffsrechte vergeben
Grundsatz: Alle Beschäftigten der Präsidialverwaltung dürfen alle Akten einsehen. Lediglich bei Akten mit personenbezogenen und sensiblen Daten ist der Zugriff beschränkt. Die Steuerung der Zugriffsrechte obliegt der Leitung des Referats A11: Schriftgutverwaltung.
Begriffsdefinitionen
| Begriff | Definition |
|---|---|
| Akte | Zusammenfassung thematisch zusammengehöriger Dokumente |
| Aktenplan | Summe aller Aktenverzeichnisse bzw. aller Aktenzeichen eines Aktenverzeichnisses |
| Aktenverzeichnis | - differenzierte Ausgestaltung eines Aktenplanes - aus einem Aktenverzeichnis sind die konkreten Aktenzeichen zu entnehmen |
| Aktenzeichen | Ordnungskennzeichen einer Akte/Hauptakte/Unterakte |
| Dokument | kleinste Schriftguteinheit; umfasst alles, was als Text-, Ton- oder Bilddatum vorliegt und einen Informationsgehalt für einen Verwaltungsvorgang besitzt |
| Einzelfall | Sammlung von Schriftstücken/Dokumenten zu einer Thematik bzw. zu einem Objekt (Person) |
| Hauptakte | nach inhaltlichen Merkmalen organisierte Akte |
| Schriftgut | Informationsmaterial; unabhängig von Art und Beschaffenheit |
| Schriftstück | kleinste Schriftguteinheit |
| Unterakte | Akte zu einer speziellen Thematik, die zwecks der besseren Übersicht und Handhabung aus der Hauptakte heraus gelöst wurde |
| Vorgang | ablauforganisatorische Zusammenfassung von Aufgaben |
Dokumentenarten
Hier finden Sie alle an der UHH genutzten Dokumentenarten mit Beschreibung.
| Dokumentenart | Dokumentenbeschreibung |
|---|---|
| Angebote Ausschreibung nach VOL/VOB | Bieterunterlagen für Lieferungen und Leistungen im öffentlichen Ausschreibeverfahren |
| Anträge | Begehren auf Vornahme einer bestimmten Tätigkeit durch die Verwaltung (z.B. Höhergruppierungsantrag, Antrag auf Studiengebührenbefreiung) |
| Ausschreibungstext | Stellenausschreibungsformulare (für Technisches, Verwaltungs- und Wissenschaftliches Personal) zur Veröffentlichung im Internet und in der Presse |
| Bauzeichnungen, Baupläne | technische Zeichnungen eines Bauvorhabens |
| Berichte, Gutachten | sachliche Wiedergaben eines Geschehens oder Sachverhalts. Hierzu zählen auch Gutachten, diese werden jedoch durch eine Sachverständige oder einen Sachverständigen erstellt |
| Bescheide | teilen rechtsverbindliche Entscheidungen zu einem Sachverhalt mit. Hierunter fallen ausschließlich Sachakten (z.B. Widerspruchsbescheid, Gebührenbescheid) |
| Bestätigungen | |
| Drucksachen (auch Anfragen) | bereiten die Sitzungen der Legislative und des obersten Exekutivvorgangs vor und werden von diesen beschlossen. Es gibt z.B. Bürgerschafts-, Senats-, Bundesrats- und Bundestagsdrucksachen sowie Drucksachen der EU bzw. anderer internationaler Gremien. Als Bürgerschaftsdrucksachen gelten auch Anfragen und Drucksachenentwürfe, die nicht beschlossen wurden |
| Formulare, Formblätter, Vordrucke | sind zum Ausfüllen bestimmte Dokumente, die in standardisierter Form immer dieselben Informationen abfragen |
| Foto, Bild | visuell wiedergegebene Darstellungen/Aufzeichnungen |
| Gerichtsentscheidungen | Gerichtsurteile, Gerichtsbescheide und Gerichtsbeschlüsse (z.B. Kostenfestsetzungsbeschluss). Klagerücknahmen sowie Vergleiche, die zwischen Kläger und Beklagtem geschlossen werden, fallen ebenfalls hierunter |
| Gesetze, Satzungen, Verordnungen | Rechtsnormen. Hierzu zählen auch Satzungen der Universität und Prüfungsordnungen. Gesetze, Satzungen und Verordnungen werden im Amtlichen Anzeiger und im Bundesgesetzblatt veröffentlicht. |
| Kassenanordungen | Unterlagen, die eine Ein- oder Auszahlung begründen. Den Kassenvordrucken (z.B. Auszahlungs- oder Annahmeanordnung) sind alle begründenden Unterlagen als Anlagen beizufügen, da Zweck und Anlass der Kassenanordnung nachvollziehbar sein müssen |
| Lieferscheine | Nachweis über gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen |
| Organigramme, Grafiken | Darstellungen, mit denen ein komplexer Sachverhalt vereinfacht wiedergegeben wird |
| Personalverfügungen | individuell-konkrete Anordnungen – Erlasse. Die Verfügung ist eine einseitige Anordnung, mit der eine Veränderung des Dienst- bzw. Arbeitsverhältnisses mitgeteilt wird (Bsp.: Einstellung, Weiterbeschäftigung, Ausscheiden etc.) |
| Präsentationen | Folienzusammenstellungen für einen Vortrag |
| Presseartikel, Internetveröffentlichung | Artikel, die in einer Zeitung oder Zeitschrift erscheinen. Hierzu zählen auch Presseartikel im Internet |
| Protokolle | halten oder legen fest, zu welchem Zeitpunkt welcher Vorgang veranlasst oder besprochen wurde |
| PSP-Element | Drittmittelprojekteinrichtung |
| Rechnungen, Zahlungsanforderungen | Dokumente, mit denen eine finanzielle Forderung geltend gemacht wird |
| Rechtsverbindliche Erklärung | Dokumente, mit denen erklärt wird, auf einen Rechtsbehelf zu verzichten oder mit denen eine Unterschrift für rechtsverbindlich erklärt wird (z.B. im Drittmittelbereich) |
| Schreiben, E-Mail, Fax | adressierte Schriftstücke. Sie beginnen im Gegensatz zum Vermerk mit einer Anrede des Empfängers |
| Schriftsatz | schriftliche Vorträge in Gerichtsverfahren (Klageschrift, Klageerwiderung, Anträge bei Gericht) |
| Senatsbeschlüsse | Beschlüsse des Hamburger Senats. Sie werden im Rahmen von Niederschriften über Senatssitzungen bekanntgegeben |
| Sonstiges | |
| Stellenbeschreibung | geben die einer Stelle zugeordneten Aufgaben und die dafür erforderliche fachliche Qualifikation wieder |
| Tabellen, Übersichten | Übersichten, mit denen ein komplexer Sachverhalt vereinfacht dargestellt wird |
| Tagesordnung | fassen den geplanten Ablauf einer Sitzung oder Veranstaltung zusammen |
| Technischer Bogen | sind Verfügungen, mit denen der Stellenplan geändert wird |
| Urkunden | Erklärungen im Rechtsverkehr. Sie sind eindeutig an der Aufschrift „Urkunde“ im Dokumententext erkennbar |
| Vermerke | dokumentieren Zwischenstand und Abschluss eines Vorgangs. Sie dienen ausschließlich dem internen Geschäftsverkehr. Hierzu zählen auch Gesprächsvermerke |
| Veröffentlichungen | Informationen, die an die Allgemeinheit herausgegeben werden (z.B. Informationsbroschüren, Flyer, Pressemitteilungen der UHH) |
| Verträge, Vereinbarungen, Kooperationen | sind zwei- oder mehrseitige Rechtsgeschäfte, bei denen die Vertragspartner einen rechtlich bindenden Willen äußern. Der Vertrag verleiht den Vertragspartnern Rechte und/oder Pflichten. Auch Vereinbarungen und Kooperationen sind als Verträge zu erfassen |
| Verwendungsnachweise | Nachweise über die Verwendung der Zuwendungsmittel (z.B. Drittmittel). Sie bestehen aus einem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis aller Einnahmen und Ausgaben, sowie einer Belegliste. |
| Vorschriften, Anordnungen, Verfügungen | sind von einer Verwaltungsstelle erlassene Regelungen, die keine Rechtsnormen sind. Hierzu zählen auch Schulungsunterlagen (HIS, PAISY, ELDORADO), Handbücher, Anordnungen und Verfügungen (z.B. P-Verfügungen) |
| Zustellungsdokument | Empfangsbekenntnisse bzw. -bestätigungen |
FAQ
Hier finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um das Thema Aktenverwaltung/Registratur. Sollten dennoch Fragen offenbleiben, wenden Sie sich gern direkt an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unseres Referats!
Was ist aktenwürdig?
Aktenwürdig ist alles, was den aktuellen Stand einer Sache oder den bis dahin zurückgelegten Weg dokumentiert. Also alles, was Verwaltungshandeln nachvollziehbar macht. In Handakten und elektronischen Ablagen dürfen Sie ausschließlich Kopien von aktenwürdigen Schriftstücken oder nicht aktenrelevante Dokumente aufbewahren.
Was muss bei der Abgabe umfangreichen Aktenmaterials beachtet werden?
Sofern Sie größere Bestände an Aktenmaterial an die Registratur zur Ablage geben möchten (z.B. mehrere Leitzordner), setzen Sie sich mit dem zuständigen Leiter des Referats A11: Schriftgutverwaltung in Verbindung, um die Modalitäten zu besprechen.
Wann sollte eine neue Akte angelegt werden?
Eine neue Akte sollte angelegt werden, wenn ein Dokument in keine der bestehenden Akten sachlich richtig eingeordnet werden kann oder der Umfang einer Akte die Anlage einer neuen Akte erforderlich macht.
Wie gestaltet sich das Verfahren bei der Neuanlage von Akten?
Wenn Sie die Anlage einer neuen Akte wünschen, geben Sie auf dem aktenwürdigen Dokument ein Aktenzeichen sowie ein Aktentitel entsprechend der Systematik des Aktenplans an. Wir prüfen, ob das Aktenzeichen und der Aktentitel für die Neuanlage übernommen werden können.
Lassen Sie unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern außerdem eine E-Mail mit dem Betreff "Bitte neue Akte anlegen“ zukommen. Sobald die Akte angelegt ist, erhalten Sie eine Rückmeldung von uns.
Wie gestaltet sich das Verfahren beim Hinzufügen von Dokument in bestehende Akten?
Bitte geben Sie unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unter Angabe des konkreten Aktenzeichens (nicht nur „z.A.“ bzw. z.d.A.“ sondern 933.8-0008) bekannt, in welche Akte das Dokument abgelegt werden soll. So stellen Sie sicher, dass der Vorgang sachlich richtig eingeordnet und somit schneller und leichter gefunden werden kann.
Welche Angaben gehören auf ein Dokument?
Jedes Schriftstück (Schreiben, Vermerke etc.) ist gemäß der Geschäftsordnung der Universität Hamburg (PDF) mit einem Geschäftszeichen zu versehen. Das Geschäftszeichen setzt sich aus dem Leitzeichen der Bearbeiterin bzw. des Bearbeiters und dem Aktenzeichen zusammen (z.B.: 62/933.8-0008).
Ist es möglich ein Dokument mehreren Akten hinzuzufügen?
Sie können ein Dokument auch mehreren Aktenzeichen zuordnen. Ist dies gewünscht, vermerken Sie auf dem Original einfach alle Aktenzeichen, unter denen das Dokument abgelegt werden soll.
Ist es möglich Akten auszuleihen?
Ja. Wir werden die Ausleihe auf einer sogenannten Fehlkarte vermerken, auf der das Leitzeichen, das Datum und das Aktenzeichen notiert werden. So bleibt der Verbleib von Akten jederzeit nachvollziehbar. Wenden Sie sich einfach an die für Sie zuständige Mitarbeiterin oder den zuständigen Mitarbeiter:
Ist es möglich ausgeliehene Akten an Dritte weiterzugeben?
Die Weitergabe von ausgeliehenen Akten an Dritte müssen Sie der Registratur mitteilen. Wir werden die Fehlkarte entsprechend anpassen. So bleibt der Verbleib von Akten jederzeit nachvollziehbar.