Aktenhaltung

Die einzelnen Aktenzeichen sind nach folgender Struktur aufgebaut:

• Hauptgruppe
• Untergruppe
• Gruppe
• Punkt
• Kennziffern des Sachgebiets (zukünftig nur noch 4-stellig)
• Bindestrich
• Mind. vier Ziffern
• Schrägstrich
• Mind. drei Zeichen

Damit die eine genaue Aktenzeichensuche in der teraDOC Aktenzeichenverwaltung (auch Registraturmodul genannt) durchführen können, haben wir diese in der unteren Tabelle schematisch dargestellt:

Erste Ziffer

Die erste Ziffer eines Aktenverzeichnisses, der sogenannte Themenkomplex, bezeichnet den inhaltlichen Schwerpunkt des Aktenplans. Diesem Themenkomplex werden vor allem Akten zugeordnet, die für alle folgenden Schwerpunkte von Belang sind.

Alle der 0 (Grundlagen) folgenden Themenkomplexe können frei benannt werden.

Zweite Ziffer

Die zweite Ziffer eines Aktenverzeichnisses untergliedert jeden Themenkomplex weiter in folgende Hauptbereiche:

0   Ergänzende Angelegenheiten
1   Rechtsgrundlagen International und Europäische Union (EU)
2   Rechtsgrundlagen der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH) und der Länder
3   Rechtsgrundlagen der Universität Hamburg
4   Grundsatzangelegenheiten
5   Finanz-, Steuer- und Haushaltsangelegenheiten
6   Gremien
7   Vereine, Verbände, Gesellschaften, Unternehmen etc.
8   Statistiken, Erhebungen und Kalkulationen
9   Veröffentlichungen, Berichte und Gutachten

Dritte und vierte Ziffer

Die dritte und vierte Ziffer des Aktenverzeichnisses unterteilen die Hauptbereiche nochmals in kleinere Einheiten.

Ordnungsnummer

Die Ordnungsnummer bezieht sich auf die konkrete Akte. Es gilt:

• 0001 ist generell die Akte „Allgemeines“.
• 0002 ist generell die Akte „Einzelfälle“.
• Ab 0003 können die Aktenzeichen frei benannt werden und zur Differenzierung und Reduzierung des Inhaltes einer Akte Unterakten gebildet werden (Bsp.: 906.8400-0003/001).
• Das erste Unteraktenzeichen /001 ist generell den „Einzelfällen“ vorbehalten.
• Die verschiedenen Einzelfälle werden als Vorgänge bezeichnet.
• Innerhalb der Einzelfallakten werden die Einzelfälle bzw. Vorgänge durch sogenannte Teilaktenzeichen voneinander getrennt (Bspiel für einen Vorgang Nr. 2: 906.8400-0003/001:002).

Zu jeder angelegten Akte werden individuelle Zugriffsrechte vergeben

Grundsatz: Alle Beschäftigten der Präsidialverwaltung dürfen alle Akten einsehen. Lediglich bei Akten mit personenbezogenen und sensiblen Daten ist der Zugriff beschränkt. Die Steuerung der Zugriffsrechte obliegt der Leitung des Referats A11: Registratur.

Aktenwürdig ist alles, was den aktuellen Stand einer Sache oder den bis dahin zurückgelegten Weg dokumentiert. Also alles, was Verwaltungshandeln nachvollziehbar macht. In Handakten und elektronischen Ablagen dürfen Sie ausschließlich Kopien von aktenwürdigen Schriftstücken oder nicht aktenrelevante Dokumente aufbewahren.

Sofern Sie größere Bestände an Aktenmaterial an die Registratur zur Ablage geben möchten (z.B. mehrere Leitzordner), setzen Sie sich mit dem zuständigen Leiter des Referats A11: Registratur in Verbindung, um die Modalitäten zu besprechen.

Eine neue Akte sollte angelegt werden, wenn ein Dokument in keine der bestehenden Akten sachlich richtig eingeordnet werden kann oder der Umfang einer Akte die Anlage einer neuen Akte erforderlich macht.

Wenn Sie die Anlage einer neuen Akte wünschen, geben Sie auf dem aktenwürdigen Dokument ein Aktenzeichen sowie ein Aktentitel entsprechend der Systematik des Aktenplans an. Wir prüfen, ob das Aktenzeichen und der Aktentitel für die Neuanlage übernommen werden können.

Lassen Sie unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern außerdem eine E-Mail mit dem Betreff "Bitte neue Akte anlegen“ zukommen. Sobald die Akte angelegt ist, erhalten Sie eine Rückmeldung von uns.

Bitte geben Sie unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unter Angabe des konkreten Aktenzeichens (nicht nur „z.A.“ bzw. z.d.A.“ sondern 933.8-0008) bekannt, in welche Akte das Dokument abgelegt werden soll. So stellen Sie sicher, dass der Vorgang sachlich richtig eingeordnet und somit schneller und leichter gefunden werden kann.

Jedes Schriftstück (Schreiben, Vermerke etc.) ist gemäß der Geschäftsordnung der Universität Hamburg (PDF) mit einem Geschäftszeichen zu versehen. Das Geschäftszeichen setzt sich aus dem Leitzeichen der Bearbeiterin bzw. des Bearbeiters und dem Aktenzeichen zusammen (z.B.: 62/933.8-0008).

Sie können ein Dokument auch mehreren Aktenzeichen zuordnen. Ist dies gewünscht, vermerken Sie auf dem Original einfach alle Aktenzeichen, unter denen das Dokument abgelegt werden soll.

Ja. Wir werden die Ausleihe auf einer sogenannten Fehlkarte vermerken, auf der das Leitzeichen, das Datum und das Aktenzeichen notiert werden. So bleibt der Verbleib von Akten jederzeit nachvollziehbar. Wenden Sie sich einfach an die für Sie zuständige Mitarbeiterin oder den zuständigen Mitarbeiter:

• zu den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Referats A11: Registratur.

Die Weitergabe von ausgeliehenen Akten an Dritte müssen Sie der Registratur mitteilen. Wir werden die Fehlkarte entsprechend anpassen. So bleibt der Verbleib von Akten jederzeit nachvollziehbar.