ELDORADO

Mit dem ELDORADO-Recherchemodul suchen Sie nach Dokumenten, die bereits zu einer Akte verfügt wurden.

Sie können nach den Kriterien

• Aktenzeichen,
• Aktentitel,
• Absender,
• Fremdes Aktenzeichen,
• Betreff,
• Bezug,
• Dokumentenart,
• Altes Aktenzeichen,
• Dokumentennummer und
• Datum

suchen.

Die Registratur erfasst diese Kriterien bei der Verschlagwortung der Dokumente. Für eine erfolgreiche Suche beachten Sie bitte auch die Erfassungsregeln (PDF), nach denen verschlagwortet wird.

Alle Kriterien in der Suchmaske sind mit einem logischen „ und“ verknüpft. Die Eingabe mehrerer Kriterien schränkt Ihre Suche daher ein. Achten Sie vor einer neuen Suchanfrage jedoch darauf, dass nicht genutzte Eingabefelder tatsächlich leer sind. Hierfür können Sie die X-Taste nutzen.Insbesondere im Feld „Betreff“ können sogenannte Platzhalter und logische Operatoren die Suche erleichtern. Mit Platzhaltern führen Sie eine Fragmentsuche durch. Das ist hilfreich, wenn Ihnen der Betreff nicht genau bekannt ist, die Schreibweise eines Wortes unklar ist oder wenn mehrere Wörter in einem Eintrag stehen. In diesen Fällen ermöglichen Platzhalter eine „unscharfe“ Suche, die mehr Treffer generiert. Mit logischen Operatoren können Sie Ihre Suche dagegen einschränken. Groß- und Kleinschreibung spielt bei der Suche keine Rolle.

Beispiele: *bachelor* oder *bachelor*&*master*

Mit dem ELDORADO-Registraturmodul suchen Sie nach Aktenzeichen. Konkrete Dokumente können Sie hiermit nicht ansehen. Das ist nur im Recherchemodul möglich. Aktenzeichen benötigen Sie zum Beispiel, wenn Sie ein Dokument zur Akte verfügen wollen. Hier müssen Sie das Aktenzeichen angeben.

Sie haben grundsätzlich drei verschiedene Suchmöglichkeiten:

Da die Aktenplansuche die besten Suchoptionen eröffnet, wird nur diese hier erläutert. Die anderen beiden Suchmöglichkeiten sind in den Schulungsunterlagen (siehe unten) beschrieben.

In der Suchmaske stehen Ihnen die Kriterien

zur Verfügung.

Alle Kriterien in der Suchmaske sind mit einem logischen „und“ verknüpft. Die Eingabe mehrerer Kriterien schränkt Ihre Suche daher ein. Wollen Sie eine Oder-Suche vornehmen, nutzen Sie *|* (Alt Gr; <). Achten Sie vor einer neuen Suchanfrage darauf, dass nicht genutzte Eingabefelder tatsächlich leer sind. Hierfür können Sie die X-Taste nutzen.

Insbesondere in den Feldern „Aktentitel“ und „Aktenzeichen“ können Platzhalter die Suche erleichtern. Mit Platzhaltern führen Sie eine Fragmentsuche durch. Das ist hilfreich, wenn Ihnen nur ein Teil des Aktenzeichens bekannt ist, Sie den Aktentitel nicht genau kennen, die Schreibweise eines Wortes unklar ist oder der Aktentitel aus mehreren Wörtern besteht. In diesen Fällen ermöglichen Platzhalter eine „unscharfe“ Suche, die mehr Treffer generiert. Groß- und Kleinschreibung spielt bei der Suche keine Rolle.

Beispiele: *905.6* oder *Me?er*

Die Schlussverfügung besteht aus drei Arbeitsschritten: Sortieren der Dokumente, Ergänzen von Erfassungskriterien, Aufschreiben der Verfügung.

1. Sortieren der Dokumente

• Sortieren Sie zunächst die Dokumente nach dem Aktenzeichen in verschiedene Umlaufmappen. Nutzen Sie dabei bitte eine Umlaufmappe pro Aktenzeichen.
• Ist kein Datum ersichtlich, ergänzen Sie bitte ein Datum, sofern Sie das Schriftstück zeitlich einordnen können. Andernfalls wird das Verfügungsdatum zur Verschlagwortung herangezogen.
• Trennen Sie bitte die Dokumente durch orangefarbene Trennblätter voneinander.
• Bitte beachten Sie dabei die Anlagen zu einem Dokument. Auf dem Dokument vermerken Sie bitte die Anzahl der Anlagen. Die jeweilige Anlage beschriften Sie bitte mit „Anlage 1", „Anlage 2" etc. Das Trennblatt legen Sie hinter die letzte Anlage. Anlagen bilden mit dem Dokument eine Einheit und können nicht einzeln recherchiert werden.

2. Ergänzen von Erfassungskriterien

• Prüfen Sie, ob der Betreff für einen unbeteiligten Dritten den Inhalt des Schriftstücks zutreffend und v.a. hinreichend beschreibt. Falls nicht, ergänzen Sie den Betreff bitte.
• Ist kein Datum ersichtlich, ergänzen Sie bitte ein Datum, sofern Sie das Schriftstück zeitlich einordnen können. Andernfalls wird das Verfügungsdatum zur Verschlagwortung herangezogen.
• Ergänzen Sie bei Bedarf weitere Erfassungskriterien (z.B. Absender) wie unter Tipps und Tricks beschrieben.

3. Aufschreiben der Verfügung

• Schreiben Sie bitte die Schlussverfügung ggf. mit Wiedervorlage und ggf. mit Originalaufbewahrung zu einer Papierakte wie folgt:
  
  

  	An [Leitzeichen]	z.A.	[Aktenzeichen]
  		Wvl. zum	[Datum] [Zweck]
  		[eigenes Namenskürzel und Leitzeichen]
  Beispiel:	An 622.7	z.A.	905.6-0007/004
  		Wvl. zum	01.01.2010   (Sachstand prüfen)
  			Original, bitte aufbewahren
  		He 632.9

• Notieren Sie die Verfügung bitte auf dem obersten Dokument der Umlaufmappe möglichst im oberen Seitenabschnitt, bei aufzubewahrendem Original bitte auf einem seperaten Verfügungsdokument.
• Bitte beachten Sie dabei wenn möglich einen Abstand von 0,5 cm zum Text (insbes. beim Betreff) und 1,5 cm zum Blattrand. Andernfalls kann es passieren, dass das Dokument nicht vollständig gescannt wird.
• Bitte vermeiden Sie aktenrelevante Notizen oder Verfügungen auf Haft-/Klebezetteln, sowie Büro-/Heftklammern.

Für die elektronische Verfügung steht Ihnen ab 01.08.2009 der ELDORADO-Printer zur Verfügung. Dabei handelt es sich um einen virtuellen Drucker, mit dem Sie jedes elektronische Dokument zur Akte verfügen können, ohne es vorher ausdrucken zu müssen.

Hier finden Sie die Benutzeranleitung (PDF) für den ELDORADO-Printer.

• Verwenden Sie bei Ihrer Suche Platzhalter. Bei einer Suche über den Betreff empfiehlt sich z.B., immer ein Sternchen vor und hinter dem Suchbegriff einzugeben. Lautet Ihr Suchbegriff z.B. Stipendium, schreiben Sie *Stipendium*. So sucht ELDORADO nach allen Dokumenten, deren Betreff das Wort Stipendium enthält. Andernfalls würde es nur nach Dokumenten suchen, deren Betreff genau Stipendium lautet.

• Vor einer neuen Suche empfiehlt es sich alle alten Einträge mit der X-Taste zu löschen. Andernfalls übersieht man schnell mal eingegebene Leerzeichen, Datumsbeschränkungen und Ähnliches aus der vorherigen Suche. In Kombination mit Ihrem neuen Suchbegriff beeinträchtigt das Ihre Trefferliste. Das gesuchte Dokument ist dann u.U. nicht dabei.

• Formulieren Sie den Betreff eines Dokuments für die Verschlagwortung eindeutig. Bedenken Sie, dass ggf. auch Kolleginnen und Kollegen nach „Ihren Dokumenten" suchen werden. Prüfen Sie die Aussagekraft Ihres Betreffs daher mit der Frage: „Kann ein unbeteiligter Dritter anhand meines Betreffs sofort erkennen, worum es in diesem Dokument geht?“

• Wenn Sie einen schwarzen Fineliner verwenden, sind Ihre handschriftlichen Notizen auf dem gescannten Dokument besser zu lesen.

• Berücksichtigen Sie bei handschriftlichen Notizen einen Abstand von mind. 1,5 cm zum Rand des Blattes. Näher an den Rand geschriebene Bemerkungen sind nach dem Scannen u.U. nicht mehr erkennbar.

• Verwenden Sie keine roten, orangefarbenen oder blauen Marker. Die markierten Stellen sind nach dem Scannen schwarz.

• Drucken Sie Ihre Dokumente nicht zu klein aus (z.B. mehrere Seiten auf einem Blatt). Sehr kleine Schrift ist nach dem Scannen schlecht zu erkennen.

• Beachten Sie die unter Papierverfügung beschriebenen Regeln. Achten Sie insbesondere darauf, unterschiedliche Dokumente durch Trennstreifen und die zu einem Dokument gehörenden Anlagen kenntlich zu machen.

• Ergänzen Sie Verschlagwortungskriterien, die Ihnen wichtig erscheinen. Insbesondere bei den Kriterien Absender, Betreff, Fremdes Aktenzeichen, Bezug und Dokumentenart kann das hilfreich sein.

• Vermeiden Sie Haftzettel, Büroklammern und insbesondere Heftklammern. Diese müssen vor dem Scannen umgeklebt oder entfernt werden und verlangsamen somit den Scannprozess.

• Beachten Sie bei handschriftlichen Notizen einen Abstand von mind. 0,5 cm zum Text (insbes. zum Betreff). Andernfalls funktioniert die automatische Texterkennung nicht einwandfrei. Die Registratur muss dann den Betreff per Hand eingeben. Das verlangsamt die Verschlagwortung.

• Notieren Sie Ihre Verfügungen (insbesondere Ergänzungen) möglichst elektronisch und nicht per Hand, da nur so die automatische Texterkennung funktioniert.