Pflege der Organisationsstruktur der UHH

• Änderung oder Neuordnung einer Professur, einer Fakultät, eines Fachbereichs, eines Instituts, einer Abteilung, eines Referats, ggf. eines Teams etc. (inkl. organisatorischer Zuordnung)
• Änderung zugehöriger Attribute wie z. B. Langname, Leitung oder Adresse
• Neugründung einer Organisationseinheit oder Einrichtung einer neuen Professur
• Schließung einer Organisationseinheit

Wenden Sie sich bei erforderlichen Korrekturen bitte an die für Ihre Einrichtung zuständige Person (s. „Wer muss Organisationsänderungen melden?“).

Die Leitung bzw. Beauftragte der Leitungen der jeweiligen Organisationseinheit, d.h. in den Fakultäten die Verwaltungsleitungen, in den zentralen Einrichtungen die Wissenschaftlichen Leitungen oder falls vorhanden deren Geschäftsführungen, in den Abteilungen und Stabsstellen der Präsidialverwaltung die jeweiligen Leitungspersonen, muss die Änderung melden. Die Personen, welche diese Funktionen wahrnehmen, haben eine Mail bzgl. ihrer Berechtigung zur Nutzung des Workflows erhalten. Die Leitung kann die Aufgabe inkl. der Berechtigung an eine andere Person delegieren.

Wenden Sie sich im Fall einer gewünschten Berechtigungsdelegation bitte per Mail an Herrn Burmeister aus dem Team Data Warehouse und BI der Stabsstelle Smart Administration über das MDM Funktionspostfach (mdm.uhh"AT"uni-hamburg.de).

1. Sie setzen eine Person ein, die das Verfahren koordiniert. S.o. Delegation von Rechten.
2. Sie befassen die zuständigen Gremien, je nach rechtlicher Zuständigkeit z.B. den Fakultätsrat, das Dekanat, den Akademischen Senat oder das Präsidium.
3. Parallel zur Beschlussvorbereitung oder zeitnah nach der Beschlussfassung starten Sie den SharePoint-Workflow mithilfe des Online-Formulars (per Zwischenabspeicherung oder Absendung).
4. Nach Beschlussfassung senden Sie das ausgefüllte Formular inkl. einer Dokumentation des Beschlusses ab (kann im Formular angehängt werden).

Wichtig: Eine Organisationsänderung kann nur bearbeitet werden, wenn es einen entsprechenden Nachweis über die Beschlusslage der zuständigen Gremien gibt, d.h. Sie sollten sich prioritär darum kümmern. Wenn Sie nicht wissen, wer zu befassen ist, melden Sie sich gern bei: organisationsstruktur.uhh"AT"uni-hamburg.de.

Im o.g. SharePoint finden Sie unter "Dokumentation/Information" ausführliche Informationen zum Prozess, dem Verfahren und den Stammdaten. Zudem sind dort Ausfüllhilfen zu den verschiedenen Anträgen hinterlegt.

Bei Beratungsbedarf und offenen Fragen wenden Sie sich bitte an:

• bei inhaltlichen und verfahrensseitigen Fragen zur Änderung der Organisationsstruktur an das Team Organisation unter organisationsstruktur.uhh"AT"uni-hamburg.de,
• bei technischen Fragen und Berichtsbedarfen an das Stammdatenmanagement unter mdm.uhh"AT"uni-hamburg.de.