Fragen und Antworten zu Dienstreisen/FAQs

Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb des Dienstorts, die schriftlich angeordnet oder genehmigt worden sind (§ 2 Abs. 2 S. 1 HmbRKG).

Bei Hochschullehreinnen und Hochschullehrern der UHH genügt die Anzeige der Dienstreise.

Dienstgänge sind Gänge oder Fahrten am Dienst- oder Wohnort zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte (innerhalb HVV-Großbereich), die angeordnet oder genehmigt worden sind. Dem Wohnort steht ein dem vorübergehenden Aufenthalt dienender Ort gleich. (§ 2 Abs. 3 HmbRKG). Dienstgänge können auch mündlich genehmigt werden.

Fortbildungsreisen sind Reisen, die Beschäftigte der UHH nach Abschluss ihrer Ausbildung zur beruflichen Weiterbildung oder Erweiterung ihrer beruflichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen durchführen und die inhaltlich im überwiegend dienstlichen Interesse liegen. Des Weiteren Reisen, die zur Anpassung an geänderte dienstliche Anforderungen oder zur Vorbereitung auf die Wahrnehmung neuer oder anderer Aufgaben unternommen werden (§ 23 Abs. 2 HmbRKG).

a. Ausnahme: Hochschullehrinnen und Hochschullehrer siehe Punkt 7.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität Hamburg sind verpflichtet, vor Antritt einer Dienstreise einen Dienstreiseantrag bzw. eine Dienstreiseanzeige stellen. Hierzu zählen alle an der Universität Hamburg beschäftigten Beamtinnen und Beamten (§ 1 Abs. Nr. 1 HmbRKG), die Tarifbeschäftigten und die Gruppe der Studentischen Angestellten (§ 23 Abs. 4 TV-L).

Studentische Hilfskräfte können derzeit keinen Dienstreiseantrag stellen. Hier ist im Bedarfsfall ein abweichendes Verfahren zu beachten. Sie können nach einer entsprechenden Bestätigung bzw. Einladung des Vorgesetzten/ Professors/Professorin Angehörige der Universität auf Reisen begleiten bzw. an Fachtagungen teilnehmen. Der Versicherungsschutz besteht aus dem Status Student heraus.

Zusammengefasst lässt sich festhalten: Wenn ein Dienst- oder Arbeitsverhältnis (Arbeitsvertrag nach TV-L) mit der Universität Hamburg besteht, ist die Dienstreise vor Antritt der Dienstreise zu beantragen.

Bitte geben Sie auf dem Dienstreiseantrag den vollständigen Reisezeitraum inkl. An- und Abreisetage an.

Eine Dienstreisegenehmigung ist die Grundlage für die spätere Abrechnung und  Auszahlung von Reisekosten. Mit der Dienstreisegenehmigung werden den Reisenden die Übernahme der zu erwartenden Kosten zugesagt. Daher ist die Finanzierungsquelle (Kostenstelle oder PSP-Element), aus der die Reise gezahlt werden soll, anzugeben. Der Unfallversicherungsschutz für den Reisenden besteht erst nach der somit dokumentierten Genehmigung der Reise.

1. Auf der ersten Seite unterschreibt die oder der Reisende selbst und beantragt damit die Genehmigung der Reise.
2. Auf der zweiten (Rück-)Seite unterschreibt die oder der Vorgesetzte, genehmigt damit die Reise und gibt zugleich die benötigten Finanzmittel frei (Budgetverantwortliche=Projektleiterin/Projektleiter, Kostenstellenverantwortliche etc.).
   Die Reise gilt mit der Unterschrift der Budgetverantwortlichen als genehmigt und Sie können unmittelbar die Reise antreten.
3. Ist die oder der Vorgesetzte nicht für die Finanzmittel verantwortlich (z.B. Teilprojektleitungen, Teamleitungen oder Referatsleitungen in der Verwaltung etc.) so ist dessen Unterschrift auf der ersten Seite des Antrags erforderlich.
4. In dem Fall, dass entweder keine Reisekosten anfallen oder Sie auf die Kostenerstattung durch die UHH verzichten, unterschreibt Ihre Vorgesetzte oder Ihr Vorgesetzter nur auf der ersten Seite.

Bei Hochschullehrerinnen und Hochschullehrern tritt an die Stelle des Dienstreiseantrages die Dienstreiseanzeige. Die Dienstreise wird mittels des vorgesehenen Vordruckes gegenüber den in den Fakultäten benannten Stellen (Dekanat, Fachbereichsleitung, etc) angezeigt.

1. Grundsatz Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit
   Reisekostenvergütung wird insoweit gewährt,  als die Aufwendungen und die Dauer der Dienstreise oder des Dienstgangs zur Erledigung des Dienstgeschäfts notwendig waren (§ 3 Abs. 1, 2 HmbRKG).
2. Beginn und Ende des Dienstgeschäftes
   Beginn und Ende des Dienstgeschäftes sind die Zeiten, zu denen Reisende das Dienstgeschäft bei der besuchten Veranstaltung / Einrichtung am Geschäftsort aufnehmen und beenden.
3. Beginn und Ende der Reise
   Beginn und Ende der Reise sind die Zeitpunkte, zu denen der Reisende seine Wohnung / die Dienststätte verlässt bzw. zurückkehrt, um seine Reise an den Geschäftsort anzutreten bzw. von dort zu beenden.
4. Höhe der Wegstreckenentschädigung
   Für die Nutzung eines Fahrzeuges bei Dienstreisen wird eine Entschädigung gewährt. Sie beträgt für:
   • Fahrzeugnutzung mit triftigem Grund:
     – Pkw/Kfz je km 0,30 Euro
   • Fahrzeugnutzung ohne triftigen Grund bzw. bei Fortbildungsreisen:
     – Pkw/Kfz/Motorrad/Motorroller je km 0,20 Euro
     – Fahrrad je km 0,05 Euro.
5. Triftige Gründe für die Benutzung des eigenen PKW
   Triftige Gründe können sowohl dienstliche als auch schwerwiegende persönliche Gründe sein, z. B.:
   • der Geschäftsort ist mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln nicht oder nicht termingerecht zu erreichen,
     notwendiges schweres (mindestens 10 kg) oder sperriges Gepäck muss befördert werden,
   • ein weiterer Dienstreisender fährt mindestens die Hälfte der Strecke mit,
   • der Dienstreisende ist erheblich gehbehindert (Nachweis erforderlich).
6. Begründung für die Nutzung des Flugzeuges oder eines Mietwagens
   Nach dem HmbRKG werden notwendige Fahrtkosten erstattet. Die Notwendigkeit der Flugzeugnutzung muss dargelegt werden (z. B. Zeit- und Kostenersparnis). Bei offensichtlichen Gründen (z. B. Überseereisen, Interkontinentalflügen, etc.) kann eine Begründung entfallen.
   Die Notwendigkeit der Mietwagen-Nutzung ist zu begründen (z. B. Nutzung durch mehrere Dienstreisende und dadurch billiger als öffentliche Verkehrsmittel).
7. Unfallversicherungsschutz bei Dienstreisen
   Der Unfallschutz richtet sich nach §§ 33 ff Hamburgisches Beamtenversorgungsgesetz bzw. nach dem SGB VII - Gesetzliche Unfallversicherung.
   • §§ 33 ff Hamburgisches Beamtenversorgungsgesetz
   • SGB VII - Gesetzliche Unfallversicherung
8. Dienstreisen während Elternzeit/Altersteilzeit
   Unabhängig davon, ob die/der Beschäftigte aktuell zur Arbeitsleistung verpflichtet ist, besteht weiterhin ein Dienstverhältnis zur Freien und Hansestadt Hamburg. Damit ist der persönliche Geltungsbereich gemäß § 1 Abs. 1 HmbRKG gegeben.
   Für die Planung von dienstlichen Reisen sprechen Sie bitte mit Ihrer Personalsachbearbeiterin oder Ihrem Personalsachbearbeiter.
9. Vorschuss
   Auf Antrag kann vor Beginn der Reise ein Vorschuss in Höhe von maximal 80 % auf die bei der Reise zu erwartenden Kosten ausgezahlt werden.

Wird die Dienstreise mit einem Urlaub verbunden, der länger als fünf Arbeitstage dauert, so wird der Reise ein überwiegend in der Privatsphäre liegender Hintergrund unterstellt. In diesem Fall werden nur die zusätzlichen Fahrtauslagen erstattet, die durch das Dienstgeschäft verursacht worden sind. Die Dauer des Dienstgeschäftes ist hierbei unerheblich. Im Vordergrund steht das anzunehmende erhebliche private Interesse, dies führt ggf. dazu, dass keine Fahrt/Flugkosten erstattet werden können.

Der Anspruch auf Reisekostenvergütung erlischt, wenn er nicht innerhalb von 6 Monaten nach dem Tag der Beendigung der Dienstreise schriftlich geltend gemacht wird (§ 3 Abs. 5 HmbRKG). Gezahlte Abschläge sind in voller Höhe zurück zu zahlen, wenn die Abrechnung nicht innerhalb der 6-Monatsfrist beim Team Dienstreisen -731- eingehen.

Der Grenzübertritt ist bei der Berechnung des Tagegeldes entscheidend. Auf dem Landweg ist der tatsächliche Zeitpunkt des Grenzübertritts anzugeben, bei Flugreisen ist es die erste Landung im Zielland (Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt, außer es wird eine Übernachtung erforderlich), bei der Rückreise die erste Landung in Deutschland.

Die Möglichkeit der Kantinen-Nutzung besteht, wenn die vom Reisenden besuchte Einrichtung eine Kantine/ein Kasino besitzt und dort Verpflegung eingenommen wurde.

Wenn Sie am Geschäftsort privat übernachten (z.B. bei Freunden, Bekannten etc. ), handelt es sich um eine Übernachtung ohne Beleg. Sie können pro Übernachtung eine Pauschale erhalten (derzeit 20,- € / Nacht in Deutschland). Die Angabe, ob Sie ein Frühstück erhalten haben, ist in diesem Fall entbehrlich.

Wenn Ihnen Übernachtungskosten von dritter Seite erstattet werden, handelt es sich um Übernachtungen ohne Kosten. Hier ist anzugeben, ob Sie ein Frühstück erhalten haben.

Eine Übernachtung ist unentgeltlich, wenn die Übernachtungsmöglichkeit z. B. von der einladenden Stelle, dem Projektpartner etc. ohne Berechnung zur Verfügung gestellt wird.

Nach § 10 HmbRKG werden die entstandenen notwendigen Übernachtungskosten erstattet.

Ohne nähere Prüfung werden seit dem 01.02.2023 (Reisebeginn) folgende Übernachtungskosten im Inland als notwendig angesehen:
bis 90,- € pro Übernachtung ohne Frühstück und bis zu 100,-€ pro Übernachtung inkl. Frühstück. Liegen die Übernachtungskosten über diesen Werten, so ist die Notwendigkeit für die höheren Kosten zu begründen.

Wird die Inlandsreise aus BMBF-Mitteln finanziert, so werden ohne nähere Prüfung folgende Übernachtungskosten im Inland als notwendig angesehen: bis 70,- € pro Übernachtung ohne Verpflegung und bis zu 98,- € pro Übernachtung inkl. Verpflegung . Liegen die Übernachtungskosten über diesen Werten, so ist die Notwendigkeit für die höheren Kosten zu begründen.

Für das Ausland gelten andere Sätze für die notwendigen Übernachtungskosten. Sie finden diese unter den Rechtsvorschriften in dem Dokument „Rundschreiben zur Änderung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder (ARVwV)“ (PDF).

Liegen die Übernachtungskosten über dem für das Reiseland festgelegte Auslandsübernachtungsgeld, so ist zu begründen, warum die höheren Kosten notwendig waren.

Bei einer Übernachtung in einer eigenen Wohnung entstehen keine zusätzlichen Übernachtungskosten. Eine Reise an einen Ort mit Zweitwohnsitz (oder weiterem Wohnsitz) ist daher wie ein Dienstgang abzurechnen.

In Ländern außerhalb der EURO-Zone (z. B. Großbritannien, China etc.) wird Dienstreisenden manchmal das Angebot unterbreitet, die Hotelrechnung bei Kartenzahlung in EURO statt in Landeswährung begleichen zu können. Sobald die Dienstreisenden diesem Vorschlag zugestimmt und die Rechnung in EURO beglichen haben, erhalten sie einen Quittungsbeleg, auf dem sinngemäß ein Hinweis vermerkt ist, wonach der Zahlungspflichtige freiwillig und unwiderruflich die Wahl getroffen hat, den Rechnungsbetrag in EURO zu begleichen.

Aufgrund des freiwillig erteilten Einverständnisses des Dienstreisenden berechnen die Hotels zusätzlich zu den Kosten der Übernachtung einen Anteil für Wechselgebühren, der dem Hotelpreis aufgeschlagen wird. Übernachtungskosten und Wechselgebühr werden meist in einem Betrag ausgewiesen.

Derartige Wechselgebühren dürfen nach den Vorgaben des Reisekostenrechts im Wege der Reisekostenerstattung nicht erstattet werden, da sie gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit verstoßen. Dagegen ist es reisekostenrechtlich möglich, die Bankgebühren für den Auslandseinsatz einer Kreditkarte als Nebenkosten in der Reisekostenabrechnung zu berücksichtigen.

Nach dem Hamburgischen Reisekostengesetz sind die notwendigen Fahrkosten erstattungsfähig. Bei Flugreisen in Deutschland bzw. Europa ist dies grundsätzlich die Touristen- oder Economyklasse. Nach der Auslandsreisekostenverordnung kann bei Transatlantik-/Interkontinental-/Langstreckenflügen, die in Europa/Deutschland beginnen oder enden, die Business Class erstattet werden.

Das Taxi gehört nicht zu den regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln. Liegt jedoch ein triftiger Grund für die Taxifahrt vor, können die Taxikosten erstattet werden.

Das sind z. B. triftige Gründe:

• Umfangreiches Gepäck
  (z. B. schwere Koffer oder Zusatzmaterial)
• Fahrten zwischen 0 und 6 Uhr
• Keine oder unzureichende Verfügbarkeit des ÖPNV (Öffentlicher Personennahverkehr)
  (z. B. lange Fußwegstrecke, mehrmaliges Umsteigen, lange Wartezeiten)
• Zwingende persönliche Gründe
• Weitere Gründe möglich (individuelle Prüfung)

Das sind üblicherweise keine triftigen Gründe:

• Ortsunkenntnis
• Schlechtes Wetter

Bei der Anmietung von Fahrzeugen werden Dienstreisenden häufig bei Vertragsabschluss oder bei Abholung des Fahrzeuges an der Mietstation weitere Angebote unterbreitet, die mit zusätzlichen Kosten verbunden sind. Leider können diese Zusatzangebote nicht immer im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattet werden, da diese überwiegend nicht dem zu beachtenden Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit bei der Durchführung der Dienstreise entsprechen.
Bei der Anmietung von Fahrzeugen müssen grundsätzlich sog. triftige Gründe vorliegen, wie sie auch für die Nutzung des privaten PKWs gelten. Sofern unter dieser Voraussetzung ein Mietfahrzeug für die Durchführung von Dienstreisen genutzt wird, können folgende Zusatzleistungen im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattet werden:

• Vollkasko/Diebstahlschutz (in der Regel im Mietpreis mit Selbstbeteiligung enthalten)
• Standortzuschlag
• Dienstlich notwendige Einwegmieten
• Dienstlich notwendige Zustellung und Abholung der Mietfahrzeuges

Nur die dienstlich veranlassten notwendigen Kosten dürfen erstattet werden. Private Telefon- und Internetkosten sind nicht erstattungsfähig.

Leider nicht – die Erstattung der Kosten für eine Reiserücktrittversicherung ist ausgeschlossen. Wenn Sie aus dienstlichen, gesundheitlichen oder anderen Gründen (Absage der Tagung etc.) die Dienstreise nicht antreten können, werden Ihnen die nachgewiesenen notwendigen Kosten zur Vorbereitung der Reise erstattet.

Sie sollten vor jeder Auslandsreise mit Ihrer Krankenkasse abklären, ob ein ausreichender Versicherungsschutz besteht. Die Kosten für eine Auslandskrankenversicherung können nicht als Reisekosten erstatte werden.

Impfkosten sind bei Auslandsdienstreisen als Nebenkosten nach § 14 HmbRKG dann erstattungsfähig, wenn es sich um Reisen in Infektions- oder Endemiegebiete handelt. Bei der Prüfung der Erstattungsfähigkeit richten wir uns nach den länderspezifischen Impfempfehlungen des Auswärtigen Amtes.

Eine BahnCard Business wird auf Antrag und auf Grundlage einer Berechnung (Prognose) durch die Universität Hamburg für Sie beauftragt.
Für die Prognose benötigen wir eine Auflistung der geplanten Dienstreisen unter Angabe der geplanten Reisedaten und zu fahrenden Bahnstrecken (innerhalb der Gültigkeit der BahnCard Business).

Hierfür (welche BahnCard Business „lohnt“ sich für mich?) können Sie den Rechner der Deutschen Bahn unter BahnCard Business Rechner nutzen.

Für den Antrag benötigen wir zusätzlich folgende Angaben von Ihnen als Antragsteller:

• Vor- und Familienname, Geburtsdatum, Privatanschrift
• 1. Gültigkeitstag der BahnCard Business (ab wann soll die BahnCard Business gültig sein)
• die Angabe einer Finanzierungsquelle (PSP-Element/Kostenstelle) und
• die Freigabe der benötigten Mittel durch den/die Ressourcenverantwortlichen.

Die Erstattung einer privaten BahnCard Business erfolgt ausnahmslos nach erfolgter Amortisation. Folgende Unterlagen werden hierfür benötigt:

• Kopie der BahnCard Business (Vorderseite)
• Aufstellung über die getätigten Dienstreisen (Zielort, Datum der getätigten Dienstreisen), bitte separates Blatt beifügen
• Rechnung über die Bahncard Business
• Angabe der Finanzierungsquelle (PSP-Element/Kostenstelle) mit entsprechender Freigabe durch die/den Ressourcenverantwortlichen

Leider nicht. Das Reisekostengesetz ist ein Kostenerstattungsgesetz, d. h. es werden nur die tatsächlich durch die Reise entstandenen Kosten erstattet. Bei einer Bahncard 100 entstehen keine Fahrtkosten; somit ist keine Erstattung möglich.

JA – eine private BahnCard kann auf Antrag erstattet werden, wenn sich die Anschaffungskosten in ihrem Gültigkeitszeitraum amortisiert haben. Um dies darzulegen, sind die im Gültigkeitszeitraum der BahnCard durchgeführten Bahnreisen aufzulisten.

• Zu jeder getätigten Fahrt (Hin- und Zurück) ist der jeweilige Bruttopreis – d.h. der Preis der Fahrkarte ohne Nutzung der BahnCard – als auch der gezahlte Fahrpreis aufzuführen.
• Mit dem formlosen Antrag der Erstattung sind Informationen über Art und Gültigkeitsdauer in Form einer Kopie der BahnCard (Vor- und Rückseite) und die Rechnung der BahnCard an das Team Dienstreise zu senden.
• Der formlose Antrag muss Ihre aktuelle Privatanschrift als auch Ihre Bankverbindung in Form der IBAN enthalten!
• Bitte geben Sie mit dem Antrag auch die Finanzierungsquelle (PSP-Element oder Kostenstelle) und die entsprechende Freigabe durch den/die Ressourcenverantwortlichen an.

Stand 2023