Workflow-Migration: Von Sharepoint-Nintex zur zentralen Prozessplattform im DMS

 

Projektgegenstand 

Zentrales Ziel des Projekts ist die rechtzeitige und möglichst reibungslose Migration der bestehenden Workflows auf eine neue, leistungsfähige Plattform. Anlass ist das Ende des Supports der Workflow-Lösung von Microsoft in Sharepoint und den Workflow- und Formular-Builder Nintex for Sharepoint 2019 am 14. Juli 2026. Daher müssen alle Workflow-Anwendungen, die auf der Basis von Sharepoint-Nintex entwickelt wurden auf eine neue technische Plattform umgezogen werden. Als neue technische Lösung steht die Prozessplattform „Process Studio“ im neuen Dokumentenmanagementsystem (DMS) d.velop documents zur Verfügung. Andere Sharepoint-Komponenten wie Listen oder Dokumentenbibliotheken sind nicht vom Supportende betroffen und laufen auch nach dem 14. Juli 2026 wie gewohnt weiter.

 Im Rahmen des Projektes erfolgt die Neuentwicklung von insgesamt 20 bis 30 kleineren und größeren Bestandsanwendungen im Process Studio durch das Team Competence Center Digital Administration in der Stabsstelle Smart Administration. Parallel zum Betrieb der laufenden Sharepoint-Prozesse baut das Team die notwendigen fachlichen Entwicklungskompetenzen auf und treibt die Überführung der Bestandsprozesse ins Process Studio voran. Voraussetzung für die technische Umsetzung ist die fachliche Dokumentation der Bestandsanwendungen. Hier unterstützt das Team Quality & Change Management der Stabsstelle Smart Administration die einzelnen Bereiche und sorgt für eine einheitliche und möglichst lückenlose Dokumentation der Prozesse.  

 

Update vom 3. September 2026

In Abstimmung mit dem CDO und dem Informationssicherheitsbeauftragten (CISO) wurde beschlossen, den Betrieb der Workflow-Anwendungen im SharePoint 2019  bis Ende August  2026  zu verlängern, d.h. bis dahin konnten die Anträge auch im Sharepoint weiterbearbeitet werden. Seit Anfang September arbeiten Smart Administration und Personalabteilung weiterhin eng abgestimmt daran, die Migration der betroffenen Prozesse so schnell wie möglich ins neue System zu überführen. Dennoch wird es Ersatzlösungen für einen begrenzten Zeitraum für einzelne Prozesse geben müssen. Oberste Priorität ist: Es gehen keine Vorgänge, Anträge oder Informationen verloren. Die Bearbeitung aller Prozesse bleibt gewährleistet. Wir bitten um Verständnis, dass in diesen Szenarien die Abläufe ggf. von den gewohnten Prozessen etwas abweichen müssen.

Die aktuellen Stände und die jeweils gültigen Verfahren sind auf den KUS-Seiten der einzelnen Personalprozesse zu finden. Zur besseren Übersicht haben wir diese hier auf einen Blick zusammengestellt:

 

Prozess / Workflow	Aktueller Status	Informationen / Link
Stellenbesetzung	Ersatzlösung ist in Verwendung. Stellenbesetzungsverfahren werden aktuell über die Weblösung abgewickelt. Die Weiterbearbeitung laufender Anträge ist gewährleistet.	Kus-Seite Stellenbesetzung
Lehrauftragsmanagement	Umstellung auf neuen Prozess weiterhin in Arbeit.
Berufungen	Laufende Berufungsverfahren nicht betroffen. Übergangslösung für Berichte in Arbeit.
Antrag zur Einstellung von Studierenden (StubeTu)	Umstellung auf neuen Prozess weiterhin in Arbeit.	KUS-Seite StubeTu
Krank- und Gesundmeldungen	Umstellung auf neuen Prozess weiterhin in Arbeit.	KUS-Seite  Krank- und Gesundmeldungen
Teilzeitantrag	Übergangslösung ist in Verwendung.	KUS-Seite  Teilzeitantrag
Antrag auf Entsendung	Übergangslösung ist in Verwendung.	KUS-Seite Entsendung
Antrag auf Organisationsstrukturänderung (NODOS)	Übergangslösung ist in Verwendung.	KUS-Seite Organisationsstrukturänderung
Antrag auf Bildungsurlaub	Übergangslösung ist in Verwendung.	KUS-Seite  Bildungsurlaub
Antrag auf Sonderurlaub	Übergangslösung ist in Verwendung.	KUS-Seite  Sonderurlaub
Personal- Stammdatenänderung	Übergangslösung ist in Verwendung.	KUS-Seite Stammdatenänderung
Nebentätigkeitsanzeige	Übergangslösung ist in Verwendung.	KUS-Seite  Nebentätigkeitsanzeige

Kleinere Prozesse sind in dieser Übersicht nicht enthalten, das Projektteam ist aber mit den jeweils Prozessverantwortlichen zur Migration im Austausch. Sollten Ihnen Informationen zu einem Prozess fehlen oder sind Sie selbst prozessverantwortlich und waren noch nicht im Austausch mit dem Projektteam, melden Sie sich gern unter workflow-migration"AT"uni-hamburg.de.  

Arbeitspakete 

Das Projekt lässt sich in die folgenden Arbeitspakete aufteilen:  

• Erfassung der existierenden Workflow-Anwendungen, Migrationsplanung und Priorisierung je nach Geschäftskritikalität 
• Projektbegleitung durch interne Kommunikation von Vorgehen, Ressourcen- und Zeitplänen 
• Dokumentation von Prozessen und Anforderungen, Priorisierung und Festlegung des Migrationsscopes je Anwendung 
• Entwicklung der Anwendungen auf der neuen technischen Basis im DMS Process Studio als 1:1-Übertrag unter Berücksichtigung günstiger Mitnahmeeffekte 
• Schulung von Anwender:innen und Rollout der neuen Anwendungen mit erhöhter Support-Bereitschaft („Hypercare-Phase“) 
   

Zentrale Prinzipien 

Zunächst wird die geschäftskritische Grundfunktionalität der einzelnen Workflows sichergestellt. Darauf aufbauend können in den kommenden Monaten und Jahren schrittweise Optimierungen, Erweiterungen und eine stärkere Automatisierung umgesetzt werden.

Die Formulare orientieren sich an den Designstandards der UHH,um eine klare Nutzendenführung und gute Bedienbarkeit zu gewährleisten. Technisch kommen wiederverwendbare Module zum Einsatz, die in verschiedenen Workflows genutzt werden können. Das schafft Synergien, erleichtert die Wartung und unterstützt eine langfristig stabile Weiterentwicklung. Eine möglichst vollständige Dokumentation der Prozesse und Anforderungen trägt zusätzlich zur nachhaltigen Pflege des Systems bei.

Das Projektteam bindet die beteiligten Bereiche der UHH frühzeitig in Anforderungsaufnahme, Abnahme und Inbetriebnahme der Prozesse ein und sorgt für transparente Zeitpläne. Mit dem Rollout der neuen Anwendungen erhalten Nutzende von Workflow-Anwendungen Schulugen sowie Unterstützung bei Fragen und Problemen.

Mit diesem Projekt schaffen wir eine zukunftsfähige technische Grundlage für alle zentralen digitalen Prozesse. Dadurch können wir in den kommenden Jahren deutlich schneller weiterentwickeln, signifikante Effizienzgewinne erzielen und die weitere Automatisierung von Prozessen effektiv vorantreiben.  
 

Projektplan 

Die Migration einer Workflow-Anwendung folgt einem klar strukturierten, agilen Vorgehen: Ausgangspunkt sind standardisierte Elemente der Basiskonzeption beispielsweise Datentabellen, Prozessdiagramme oder Formular-Entwürfe (sog. Mockups). Daraus entsteht ein fachliches und technisches Teilkonzept, das in kleinere Bestandteile (sog. User Stories) überführt und im Rahmen zweiwöchiger Entwicklungssprints umgesetzt wird. Im Anschluss werden die Ergebnisse getestet. Festgestellte Abweichungen oder Fehler fließen wieder in den Entwicklungsprozess zurück und werden je nach Priorität in den folgenden Entwicklungssprints bearbeitet.  

Ansprechpartner 

• Benjamin Schäfer (Gesamtprojekt), benjamin.schaefer"AT"uni-hamburg.de 
• Torben Burmeister (Anforderungsmanagement), torben.burmeister"AT"uni-hamburg.de 

 

Demotermine

Zu den Workflows werden folgende Kurzeinführungen für Antragsstellende angeboten:

• Krank-/Gesundmeldung: 

• Antrag zur Einstellung von Studierenden (StuBeTu):

Dieses Video richtet sich an die Zielgruppe Antragstellende:

• Alternativlösung zum Antrag auf Stellenbesetzung: 

Dieses Video richtet sich an die Zielgruppe Antragstellende:

Hinweis: Informationen zu den DMS-Einblick-Terminen findet ihr hier