Workflow-Migration
Projektgegenstand
Zentrales Ziel des Projekts ist die rechtzeitige und möglichst reibungslose Migration der bestehenden Workflows auf eine neue, leistungsfähige Plattform. Anlass ist das Ende des Supports der Workflow-Lösung von Microsoft in Sharepoint und den Workflow- und Formular-Builder Nintex for Sharepoint 2019 am 14. Juli 2026. Daher müssen alle Workflow-Anwendungen, die auf der Basis von Sharepoint-Nintex entwickelt wurden auf eine neue technische Plattform umgezogen werden. Als neue technische Lösung steht die Prozessplattform „Process Studio“ im neuen Dokumentenmanagementsystem (DMS) d.velop documents zur Verfügung. Andere Sharepoint-Komponenten wie Listen oder Dokumentenbibliotheken sind nicht vom Supportende betroffen und laufen auch nach dem 14. Juli 2026 wie gewohnt weiter.
Im Rahmen des Projektes erfolgt die Neuentwicklung von insgesamt 20 bis 30 kleineren und größeren Bestandsanwendungen im Process Studio durch das Team Competence Center Digital Administration in der Stabsstelle Smart Administration. Parallel zum Betrieb der laufenden Sharepoint-Prozesse baut das Team die notwendigen fachlichen Entwicklungskompetenzen auf und treibt die Überführung der Bestandsprozesse ins Process Studio voran.Voraussetzung für die technischeUmsetzung ist die fachliche Dokumentation der Bestandsanwendungen. Hier unterstützt das Team Quality & Change Management der Stabsstelle Smart Administration die einzelnen Bereiche und sorgt für eine einheitliche und möglichst lückenlose Dokumentation der Prozesse.
Arbeitspakete
Das Projekt lässt sich in die folgenden Arbeitspakete aufteilen:
- Erfassung der existierenden Workflow-Anwendungen, Migrationsplanung und Priorisierung je nach Geschäftskritikalität
- Projektbegleitung durch interne Kommunikation von Vorgehen, Ressourcen- und Zeitplänen
- Dokumentation von Prozessen und Anforderungen, Priorisierung und Festlegung des Migrationsscopes je Anwendung
- Entwicklung der Anwendungen auf der neuen technischen Basis im DMS Process Studio als 1:1-Übertrag unter Berücksichtigung günstiger Mitnahmeeffekte
- Schulung von Anwender:innen und Rollout der neuen Anwendungen mit erhöhter Support-Bereitschaft („Hypercare-Phase“)
Zentrale Prinzipien
Zunächst wird die geschäftskritische Grundfunktionalität der einzelnen Workflows sichergestellt. Darauf aufbauend können in den kommenden Monaten und Jahren schrittweise Optimierungen, Erweiterungen und eine stärkere Automatisierung umgesetzt werden.
Die Formulare orietieren sich an den Designstandards der UHH, um eine klare Nutzendenführung und gute Bedienbarkeit zu gewährleisten. Technisch kommen wiederverwendbare Module zum Einsatz, die in verschiedenen Workflows genutzt werden können. Das schafft Synergien, erleichtert die Wartung und unterstützt eine langfristig stabile Weiterentwicklung. Eine möglichst vollständige Dokumentation der Prozesse und Anforderungen trägt zusätzlich zur nachhaltigen Pflege des Systems bei.
Das Projektteam bindet die beteiligten Bereiche der UHH frühzeitig in Anforderungsaufnahme, Abnahme und Inbetriebnahme der Prozesse ein und sorgt für transparente Zeitpläne. Mit dem Rollout der neuen Anwendungen erhalten Nutzende von Workflow-Anwendungen Schulugen sowue Unterstüzung bei Fragen und Problemen.
Mit diesem Projekt schaffen wir eine zukunftsfähige technische Grundlage für alle zentralen digitalen Prozesse. Dadurch können wir in den kommenden Jahren deutlich schneller weiterentwickeln, signifikante Effizienzgewinne erzielen und die weitere Automatisierung von Prozessen effektiv vorantreiben.
Projektplan
Die Migration einer Workflow-Anwendung folgt einem klar strukturierten, agilen Vorgehen: Ausgangspunkt sind standardisierte Elemente der Basiskonzeption beispielsweise Datentabellen, Prozessdiagramme oder Formular-Entwürfe (sog. Mockups). Daraus entsteht ein fachliches und technisches Teilkonzept, das in kleinere Bestandteile (sog. User Stories) überführt und im Rahmen zweiwöchiger Entwicklungssprints umgesetzt wird. Im Anschluss werden die Ergebnisse getestet. Festgestellte Abweichungen oder Fehler fließen wieder in den Entwicklungsprozess zurück und werden je nach Priorität in den folgenden Entwicklungssprints bearbeitet.
Weitere Details unter: Workflow-Migration
Projektteam & Ansprechpartner
Projektmanagement (Eure Ansprechpartner für Rückfragen zum Projekt)
Benjamin Schäfer (Gesamtprojekt), benjamin.schaefer@uni-hamburg.de (benjamin.schaefer"AT"uni-hamburg.de)
Torben Burmeister (Anforderungsmanagement), torben.burmeister@uni-hamburg.de (torben.burmeister"AT"uni-hamburg.de)