SHK/WHK/Tutoren/studierende Angestellte
Auf dieser Seite finden Sie alle wichtigen Informationen zur Beschäftigung von studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften, Tutor:innen sowie studierenden Angestellten.
Um Verzögerungen oder eine Ablehnung bei der Antragstellung zu vermeiden, füllen Sie den Antrag bitte vollständig aus und fügen Sie alle erforderlichen Unterlagen bei. Stellen Sie außerdem sicher, dass die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
- Immatrikulation: Die zu beschäftigende Person ist aktuell an einer deutschen Hochschule in einem staatlich anerkannten Studiengang immatrikuliert.
- Für Nicht-EU-Bürger:innen: Ein gültiger Aufenthaltstitel und eine Arbeitserlaubnis (i.d.R. Zusatzblatt zum Aufenthaltstitel) liegt vor.
- Qualifikation: Die zu beschäftigende Person verfügt über den erforderlichen Hochschulabschluss (bei wissenschaftlichen Hilfskräften und akademischen Tutor:innen).
- Arbeitszeit: Die maximale wöchentliche oder monatliche Stundenzahl aller laufenden Beschäftigungsverhältnisse innerhalb und außerhalb der UHH zusammengerechnet wird nicht überschritten.
Beachten Sie bitte, dass die Bearbeitungszeit des Antrags ab vollständigem Eingang und Ressourcenfreigabe etwa sechs Wochen beträgt. In dringenden Fällen können Sie eine telefonische Rücksprache mit den Kolleg:innen des Teams 632 (Personalservice) vereinbaren.
Hinweise zum digitalen Einstellungsverfahren
Ab Januar 2025 steht Ihnen der SharePoint-basierte Workflow zur Einstellung, Weiterbeschäftigung, Aufstockung, Reduzierung oder Finanzierungsänderung von studentischen oder wissenschaftlichen Hilfskräften, studentischen oder akademischen Tutor:innen sowie studierenden Angestellten zur Verfügung.
Zum SharePoint-basierten Workflow zur Einstellung von Studierenden
Hilfsweise steht Ihnen vorübergehend auch noch das PDF-basierte Antragsverfahren zur Verfügung.
Hinweise zu den PDF-Dokumenten
- Bitte beachten: Formulare mit Rechtsklick speichern und mit Adobe Reader öffnen.
Hier finden Sie ein Anleitungsbeispiel (PDF). - Nicht alle auf dieser Seite zur Verfügung gestellten Dokumente sind derzeit schon barrierefrei zugänglich. Sollten Sie einen barrierefreien Zugang zu einzelnen Dokumenten wünschen, wenden Sie sich bitte an das Funktionspostfach digitale-barrierefreiheit"AT"uni-hamburg.de.
Studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte
Studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte (SHK und WHK) unterstützen in Lehre und Forschung. Sie erhalten einen befristeten Arbeitsvertrag, der nicht dem Tarifvertrag der Länder (TV-L) unterliegt. Eine Befristung ist nach § 6 WissZeitVG bis zur Dauer von insgesamt sechs Jahren zulässig. Beachten Sie bitte auch die Hinweise zu Mindestvertragslaufzeiten weiter unten auf dieser Seite.
Für eine WHK-Stelle ist ein Bachelor- oder vergleichbarer Abschluss erforderlich. Eine Beschäftigung als SHK oder WHK erfolgt jedoch nach Aufgabenstellung, d. h. auch Studierende mit einem Bachelor- oder vergleichbaren Abschluss können als SHK beschäftigt werden.
Die Vergütung erfolgt auf Stundenbasis: SHK erhalten derzeitig 13,25 Euro je Arbeitsstunde, WHK 15,21 Euro je Arbeitsstunde. Ab dem 01.04.2025 steigen die Entgelte auf 13,98 Euro bzw. 16,05 Euro. Bei den angegebenen Entgelten handelt es sich um Bruttoentgelte.
- Erklärungsbogen (PDF)
- Antragsformular für studierende Hilfskräfte, wissenschaftliche Hilfskräfte und Tutor:innen (PDF)
- Ausfüllhinweise zum elektronischen Antragsverfahren für die Beschäftigung von studierenden Hilfskräften (SHK), wissenschaftlichen Hilfskräften (WHK), Tutor:innen (PDF)
Bitte beachten Sie die behördliche Leitlinie für die Beschäftigung von studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften (PDF).
Studierende Angestellte
Studierende Angestellte werden für Aushilfstätigkeiten im Technischen, Bibliotheks- und Verwaltungsbereich eingesetzt und auf der Grundlage des Tarifvertrages der Länder (TV-L) beschäftigt.
Im Gegensatz zu SHK, WHK sowie Tutor:innen werden studierende Angestellte in der Regel unbefristet eingestellt und nach Entgeltgruppe 2 vergütet.
Fügen Sie dem Antrag bitte eine festgestellte Stellenbeschreibung bei. Verwenden Sie dazu eine der unten aufgeführten Musterstellenbeschreibungen oder wenden sich an die Kolleg:innen des Teams 641.
- Erklärungsbogen (PDF)
- Antrag auf Beschäftigung von studierenden Angestellten (PDF)
- FAQs/Ausfüllhinweise (PDF)
- Musterstellenbeschreibung für studierende Angestellte (DOC)
- Musterstellenbeschreibung für studierende Angestellte Bibliotheksaufsicht (DOC)
- Musterstellenbeschreibung für studierende Angestellte IT-Bereich (DOC)
Tutor:innen
Tutor:innen unterstützen als Unterrichtstutorien den Lehrbetrieb, betreuen internationale Studierende und Studierende mit Behinderungen oder chronischen Krankheiten . Es wird bei den Einstellungsvoraussetzungen und der Vergütung zwischen studentischen und akademischen Tutor:innen unterschieden. Akademische Tutor:innen müssen mindestens einen ersten berufsqualifizierenden Abschluss vorweisen.
Beide Gruppen erhalten einen befristeten Arbeitsvertrag, der nicht dem Tarifvertrag der Länder (TV-L) unterliegt. Die Vergütung erfolgt nach Semesterwochenstunden (SWS), wobei eine SWS 2,5 Zeitstunden umfasst, um Vor- und Nachbereitungsaufwand zu berücksichtigen.
Studentische Tutor:innen erhalten derzeitig ein monatliches Entgelt von 149,52 Euro je SWS, akademische Tutor:innen ein monatliches Entgelt von 233,60 Euro je SWS. Ab dem 01.04.2025 steigen die Entgelte auf 157,74 Euro bzw. 246,45 Euro je SWS. Bei den angegebenen Entgelten handelt es sich um Bruttoentgelte.
- Erklärungsbogen (PDF)
- Antragsformular für studentische Hilfskräfte, wissenschaftliche Hilfskräfte und Tutor:innen (PDF)
- Ausfüllhinweise zum elektronischen Antragsverfahren für die Beschäftigung von studentischen Hilfskräften (SHK), wissenschaftlichen Hilfskräften (WHK), Tutor:innen (PDF)
Bitte beachten Sie die Tutorensatzung der Universität Hamburg (PDF).
Einstellung
Unterlagen bei einer Einstellung
- unterschriebener Erklärungsbogen (PDF) der/des einzustellenden Studierenden
- aktuelle Immatrikulationsbescheinigung
- ggf. aktueller Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnis (i.d.R. Zusatzblatt zum Aufenthaltstitel)
- bei akademischen Tutor:innen und WHK: Urkunde und Zeugniskopie (z. B. Bachelor oder Masterzeugnis)
Unterlagen bei Weiterbeschäftigung oder Arbeitszeitänderungen
- unterschriebener Erklärungsbogen (PDF) der/des betreffenden Studierenden
- aktuelle Immatrikulationsbescheinigung
- ggf. aktueller Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnis (i.d.R. Zusatzblatt zum Aufenthaltstitel)
Hinweise zum Erklärungsbogen
Für jeden Antrag (Einstellung, Weiterbeschäftigung oder Veränderung der Arbeitszeit) müssen Studierende einen ausgefüllten und unterschriebenen Erklärungsbogen einreichen. Dieser ist über die Beschäftigungsstelle per Workflow an die zuständige Personalsachbearbeitung im Personalservice zu senden.
Der Erklärungsbogen muss für jeden Beschäftigungszeitraum abgegeben werden, da der Arbeitgeber bestimmte persönliche Angaben für das Einstellungsverfahren benötigt. Außerdem besteht die gesetzliche Verpflichtung, dass Angaben zu weiteren Beschäftigungsverhältnissen abgefragt werden, um die korrekte sozialversicherungsrechtliche Bewertung sicherzustellen. Bitte beachten Sie dazu auch Punkt 5 des Erklärungsbogens.
Einstellungstermin
SHK, WHK, Tutor:innen werden in der Regel zum 01. bzw. zum 16. eines Monats eingestellt. Bei halben Beschäftigungsmonaten beträgt die Arbeitszeit die Hälfte der beantragten Stunden für volle Monate.
Beachten Sie bitte, dass es bei einer Einstellung von Tutor:innen zum 16. eines Monats systemseitig eine taggenaue Berechnung erfolgt, die zu geringfügigen Abweichungen in der Gehaltszahlung im ersten und letzten Beschäftigungsmonat führen kann.
Beachten Sie bitte zudem, dass bei Einstellungen zur Monatsmitte die Gehaltszahlung in der Regel dann erst im Folgemonat erfolgt, da die Abrechnungsläufe für die Gehaltszahlungen durch das Zentrum für Personaldienste (ZPD) bereits in der ersten Monatshälfte erfolgen und daher die Gehaltsbuchungen zu den Arbeitsverträgen mit Beginn zum 16. eines Monats aus zeitlichen Gründen nicht mehr vor dem Abrechnungslauf erfolgen können.
Mindestvertragslaufzeiten
Studierende Angestellte werden grundsätzlich unbefristet eingestellt, es sei denn eine Befristung des Arbeitsvertrages ist durch einen sachlichen Grund im Sinne von § 14 Abs. 1 S. 2 TzBfG gerechtfertigt. Der Beschäftigungsumfang beträgt mindestens sechs Monate und die wöchentliche Arbeitszeit mindestens fünf Stunden.
SHK, WHK und Tutor:innen erhalten in der Regel Verträge mit mindestens zwölf Monaten Laufzeit. Eine kürzere Laufzeit muss begründet werden, z. B. bei:
- Mittelbefristung (z. B. Drittmittel, Datum des Projektendes bitte angeben),
- Tutorium, das nicht konsekutiv in zwei aufeinander folgenden Semestern stattfindet (die Beschäftigungsdauer soll in der Regel 6 Monate betragen),
- Sondermittel des Landes,
- Durchführung von Orientierungseinheiten,
- Module, die nur einmal im Jahr angeboten werden,
- Höchstbefristungsdauer gem. § 6 WissZeitVG wird vor Ablauf von zwölf Monaten erreicht,
- Studienortwechsel oder Auslandsaufenthalt ist vor Ablauf von zwölf Monaten geplant (Angaben der Studierenden sind freiwillig),
- Studium endet vor Ablauf von zwölf Monaten (Semester ist zu benennen, Angaben der Studierenden sind freiwillig).
Beschäftigung Studierender anderer Hochschulen
Studierende anderer deutscher Hochschulen in staatlich anerkannten Studiengängen können ebenfalls als SHK oder WHK an der UHH beschäftigt werden.
Dienstort
Dienstort für alle Beschäftigten ist Hamburg.
Personalkosten
Die angegebenen Arbeitgeber-Gesamtkosten stellen jeweils den Höchstsatz dar. Der Personalservice empfiehlt, für die Berechnung des Finanzierungsbedarfs stets mit den angegebenen Höchstsätzen zu kalkulieren, da der Sozialversicherungsstatus der jeweiligen Hilfskräfte und Tutor:innen erst anhand der persönlichen Einstellungsunterlagen ermittelt werden kann.
Studentische Hilfskräfte
Personalkosten seit dem 01.04.2024:
| Entgelt | Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung | Arbeitgeber-Gesamtkosten |
| 1 Stunde Entgelt 13,25 Euro | 28,24% (13% KV, 15% RV, 0,24% U2-Umlage) |
16,99 Euro |
| Minijob 538,00 EUR = max. 40 Std./Monat möglich | ||
Ab dem 01.01.2025:
| Entgelt | Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung | Arbeitgeber-Gesamtkosten |
| 1 Stunde Entgelt 13,25 Euro | 28,24% (13% KV, 15% RV, 0,24% U2-Umlage) |
16,99 Euro |
| Minijob 556,00 EUR = max. 41 Std./Monat möglich | ||
Ab dem 01.04.2025:
| Entgelt | Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung | Arbeitgeber-Gesamtkosten |
| 1 Stunde Entgelt 13,98 Euro | 28,24% (13% KV, 15% RV, 0,24% U2-Umlage) |
17,93 Euro |
| Minijob 556,00 EUR = max. 39 Std./Monat möglich | ||
Bitte beachten Sie: Wenn der regelmäßige Beschäftigungsumfang mindestens 86 Stunden pro Monat beträgt, ist nach § 20 TV-L eine übertarifliche Jahressonderzahlung nach dem Bemessungssatz der EG 9a – EG 11 zu leisten. Diese beträgt 74,35 % des durchschnittlichen Verdienstes der Monate Juli, August und September. Für die Berechnung werden nur Monate berücksichtigt, in denen mindestens 86 Stunden gearbeitet wurden.
Wissenschaftliche Hilfskräfte
Personalkosten seit dem 01.04.2024:
| Entgelt | Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung | Arbeitgeber-Gesamtkosten |
| 1 Stunde Entgelt 15,21 Euro | 28,24% (13% KV, 15% RV, 0,24% U2-Umlage) |
19,51 Euro |
|
Minijob 538,00 EUR = max. 35 Std./Monat möglich |
||
Ab dem 01.01.2025:
| Entgelt | Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung | Arbeitgeber-Gesamtkosten |
| 1 Stunde Entgelt 15,21 Euro | 28,24% (13% KV, 15% RV, 0,24% U2-Umlage) |
19,51 Euro |
|
Minijob 556,00 EUR = max. 36 Std./Monat möglich |
||
Ab dem 01.04.2025:
| Entgelt | Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung | Arbeitgeber-Gesamtkosten |
| 1 Stunde Entgelt 16,05 Euro | 28,24% (13% KV, 15% RV, 0,24% U2-Umlage) |
20,58 Euro |
| Minijob 556,00 EUR = max. 34 Std./Monat möglich | ||
Bitte beachten Sie: Wenn der regelmäßige Beschäftigungsumfang mindestens 86 Stunden pro Monat beträgt, ist nach § 20 TV-L eine übertarifliche Jahressonderzahlung nach dem Bemessungssatz der EG 9a – EG 11 zu leisten. Diese beträgt 74,35 % des durchschnittlichen Verdienstes der Monate Juli, August und September. Für die Berechnung werden nur Monate berücksichtigt, in denen mindestens 86 Stunden gearbeitet wurden.
Studentische Tutor:innen
Personalkosten seit dem 01.04.2024:
| Entgelt | Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung | Arbeitgeber-Gesamtkosten |
| 1 SWS Entgelt 149,52 Euro | 28,24% (13% KV, 15% RV, 0,24% U2-Umlage) |
191,74 Euro |
| Minijob 538,00 EUR = max. 3,5 SWS/Monat möglich | ||
Ab dem 01.01.2025:
| Entgelt | Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung | Arbeitgeber-Gesamtkosten |
| 1 SWS Entgelt 149,52 Euro | 28,24% (13% KV, 15% RV, 0,24% U2-Umlage) |
191,74 Euro |
| Minijob 556,00 EUR = max. 3,5 SWS/Monat möglich | ||
Ab dem 01.04.2025:
| Entgelt | Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung | Arbeitgeber-Gesamtkosten |
| 1 SWS Entgelt 157,74 Euro | 28,24% (13% KV, 15% RV, 0,24% U2-Umlage) |
202,29 Euro |
| Minijob 556,00 EUR = max. 3,5 SWS/Monat möglich | ||
Akademische Tutor:innen
Personalkosten seit dem 01.04.2024:
|
Entgelt |
Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung | Arbeitgeber-Gesamtkosten |
| 1 SWS Entgelt 233,60 Euro | 28,24% (13% KV, 15% RV, 0,24% U2-Umlage) |
299,57 Euro |
| Minijob 538,00 EUR = max. 2,0 SWS/Monat möglich | ||
Ab dem 01.01.2025:
| Entgelt | Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung | Arbeitgeber-Gesamtkosten |
| 1 SWS Entgelt 233,60 Euro | 28,24% (13% KV, 15% RV, 0,24% U2-Umlage) |
299,57 Euro |
| Minijob 556,00 EUR = max. 2,0 SWS/Monat möglich | ||
Ab dem 01.04.2025:
| Entgelt | Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung | Arbeitgeber-Gesamtkosten |
| 1 SWS Entgelt 246,45 Euro | 28,24% (13% KV, 15% RV, 0,24% U2-Umlage) |
316,05 Euro |
| Minijob 556,00 EUR = max. 2,0 SWS/Monat möglich | ||
Hinweis für Drittmittel- oder Spenden-finanzierte Beschäftigungen
Für Beschäftigungsverhältnisse, die aus Drittmitteln oder Spenden finanziert werden, muss zusätzlich pro Monat ein Beitrag an die Landesunfallkasse (LUK) gezahlt werden. Der monatliche Beitrag beträgt aktuell 15,25 Euro – unabhängig davon, ob die Beschäftigung für einen vollen oder halben Monat gilt. Die LUK-Gebühr fällt für jeden angefangenen Kalendermonat an.
Beispiele:
- Beschäftigungszeitraum vom 01.10. bis 30.11.2024: Beitrag für 2 Monate fällig
- Beschäftigungszeitraum vom 16.10. bis 15.11.2024: Beitrag für 2 Monate fällig
- Beschäftigungszeitraum vom 16.10. bis 30.11.2024: Beitrag für 2 Monate fällig
Studierende Angestellte
Studierende Angestellte werden in der Regel nach Entgeltgruppe 2 vergütet.
Arbeitszeit
Die wöchentliche Arbeitszeit für alle studentischen Beschäftigungsverhältnisse (SHK, WHK, Tutor:innen, studierende Angestellte) beträgt maximal 20 Wochenstunden, auch während der vorlesungsfreien Zeit. Diese Grenze gilt auch bei mehreren Beschäftigungsverhältnissen innerhalb und außerhalb der UHH.
Die maximale monatliche Arbeitszeit von SHK und WHK beträgt 86 Stunden. Beachten Sie bitte dazu die Hinweise unter Personalkosten.
Zur Zeiterfassung steht studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften eine Zeitwertkarte (XLSX) zur Verfügung.
Urlaub und Krankheit
Urlaubsansprüche SHK/WHK/Tutor:innen
Die Urlaubsansprüche von SHK, WHK und Tutor:innen regeln sich nach dem Bundesurlaubsgesetz. Bei einer Verteilung der wöchentlichen Arbeitszeit auf 5 Arbeitstage bei einer 5-Tage-Arbeitswoche besteht ein jährlicher Urlaubsanspruch von 20 Tagen.
Es ist nicht zulässig, die Urlaubsansprüche durch stunden- oder minutenweise Reduzierung der wöchentlichen Arbeitszeit abzugelten.
Die Berechnung des Urlaubsanspruchs und die Führung der Urlaubsliste erfolgt durch die Beschäftigungsstellen. Der gesetzliche Mindesturlaub sieht abhängig von der Verteilung der Arbeitszeit wie folgt aus:
| Arbeitstage/Woche | Geseztlicher Mindesturlaub/Jahr |
| 5 Tage | 20 Arbeitstage |
| 4 Tage | 16 Arbeitstage |
| 3 Tage | 12 Arbeitstage |
| 2 Tage | 8 Arbeitstage |
| 1 Tag | 4 Arbeitstage |
Urlaubsansprüche Studierende Angestellte
Für studierende Angestellte gelten die gleichen Regelungen wie für die übrigen Tarifbeschäftigten.
Weitere Informationen zum Thema Erholungsurlaub.
Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
Studentische Beschäftigte haben im Krankheitsfall Anspruch auf bis zu sechs Wochen Entgeltfortzahlung gemäß Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG). Sie sind verpflichtet die Beschäftigungsstelle über ihre Arbeitsunfähigkeit unverzüglich zu informieren. SHK, WHK und Tutor:innen benötigen ab dem ersten Krankheitstag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, studierende Angestellte erst ab dem vierten Tag der Arbeitsunfähigkeit. Weitere Informationen zu Arbeitsunfähigkeit und zum Verhalten im Krankheitsfall finden Sie hier.
Arbeitstage, an denen eine Arbeitsunfähigkeit bestanden hat, müssen nicht nachgearbeitet werden.
Für gesetzlich krankenversicherte Studierende ruft der Personalservice die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung digital bei den Krankenkassen ab; privat versicherte Studierende geben diese direkt bei der Beschäftigungsstelle oder dem Personalservice ab.
Nach sechs Wochen endet die Entgeltfortzahlung. Bei sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnissen (mit Ausnahme von Minijobbern und Werkstudent:innen) zahlen die Krankenkassen das Krankengeld. Auch wenn der Arbeitgeber keine Bezüge mehr zahlt, muss er weiterhin über die voraussichtliche Dauer der Erkrankung informiert bleiben, wofür eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nötig ist.