FAQ zur Mobilen Arbeit an der Universität Hamburg
1. Was ist Mobile Arbeit und wie unterscheidet sie sich von Telearbeit und Dienst an einem anderen Ort?
Mobile Arbeit liegt vor, wenn mobile Arbeitsmittel (z. B. ein Laptop) arbeitgeberseitig bereitgestellt werden, die Wahl des Arbeitsortes aber nicht durch einen vom Arbeitgeber eingerichteten festen häuslichen Arbeitsplatz festgelegt ist. Telearbeit liegt vor, wenn der Arbeitgeber im privaten Umfeld einer/eines Beschäftigten einen ortsfesten Arbeitsplatz eingerichtet hat. Dienst an einem anderen Ort ist der Oberbegriff für Telearbeit und Mobile Arbeit, also für Arbeit außerhalb der Dienststelle, wobei Mobile Arbeit die Regelform darstellt. Die Begrifflichkeiten basieren auf einer Regelung (sog. „93-Vereinbarung (PDF)“) zwischen der FHH und den Spitzenorganisationen der Gewerkschaften.
Arbeit im Außendienst, auf Dienstreisen und in anderen Fällen, in denen die Arbeitsleistung auf Grund der Natur der Sache außerhalb der Dienststelle geleistet wird, fallen nicht unter die Dienstvereinbarung zum D.a.e.a.O. (vgl. §1 der 93er Vereinbarung (PDF).
2. Für wen gelten die Regelungen zur Mobilen Arbeit?
Die Regelungen gelten für alle Beamtinnen, Beamte, Tarifbeschäftigte und Auszubildende.
Die Wahrnehmung von weisungsfreien Dienstaufgaben im Rahmen der Wissenschaftsfreiheit unterliegt nicht den Regelungen. Dies umfasst insbesondere
- die wissenschaftliche Tätigkeit von Professorinnen und Professoren einschließlich der Juniorprofessorinnen und Juniorprofessoren,
- bei Promovenden die Arbeit an der eigenen Promotion gemäß § 28 Absatz 1 Satz 4 des Hamburgischen Hochschulgesetzes (HmbHG) sowie die eigene wissenschaftliche Tätigkeit von wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nach § 28 Absatz 2 Satz 3 HmbHG (sog. „Freistellungsanteil“)
3. In welchem Umfang ist es möglich, mobil zu arbeiten?
Grundsätzlich setzt sich die Universität Hamburg für hybride Arbeitsformen ein. D. h. es wird ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Mobiler Arbeit und der Arbeit in Präsenz angestrebt, da insbesondere der persönliche Kontakt im Team, zu Studierenden und weiteren Mitgliedern der Universität als sehr wichtig erachtet wird. Mobile Arbeitsformen beruhen zum einen auf Freiwilligkeit. Zum anderen besteht aber auch kein Anspruch auf Mobile Arbeit.
Die Stadt Hamburg hat im März 2022 mit den Gewerkschaften eine Rahmenvereinbarung zu „Dienst an einem anderen Ort“ ausgehandelt. Hierin wird definiert, dass nicht mehr als 60 % der individuellen Arbeitszeit im Monat Dienst an einem anderen Ort (Mobile Arbeit oder Telearbeit) geleistet werden soll.
Für das wissenschaftliche Personal beziehen sich die 60 % auf die Vorlesungszeit und umfassen nicht Aufgaben, die der Wissenschaftsfreiheit unterliegen. Außerhalb der Vorlesungszeit wird davon ausgegangen, dass im Wissenschaftsbereich dienstliche Gründe vorliegen, die auch ein Überschreiten des Umfangs von 60 % rechtfertigen.
4. Was sind die Voraussetzungen, um mobil zu arbeiten?
Zunächst müssen sich die Aufgaben eignen, um von einem anderen Ort außerhalb der Dienststelle ausgeführt werden zu können. D.h. die Wahl des Arbeitsortes darf sich nicht negativ auf die Funktionsfähigkeit von Abläufen auswirken. Hier sind insbesondere die zu nutzenden IT-Fachverfahren, etwaige Präsenzkontakte, der Zugang zu Präsenzliteratur oder Akten, notwendige persönliche Rücksprachen, die Koordinierung im Team und andere Umstände bei der Prüfung der Eignung der Aufgabe zu berücksichtigen.
Darüber hinaus muss gewährleistet sein, dass die bzw. der Beschäftigte einen geeigneten Internet- und Telefonanschluss nutzen kann, der ohne zusätzliche Kosten für dienstliche Zwecke mitgenutzt werden kann. Auch die Datenschutzregeln der UHH in der jeweils geltenden Fassung sind zu gewährleisten. D. h. die Beschäftigten haben den Schutz von Dienstgeheimissen und personenbezogenen Daten gegenüber Dritten einschließlich Familienangehörigen zu gewährleisten.
Eine besondere Sorgfalt bei der Beurteilung der Eignung der Aufgaben ist bei Auszubildenden angezeigt. Auch die persönliche Eignung kann vom Ausbildungsstand abhängen. Die Ausbildenden sollten garantieren können, dass die Qualität der Ausbildung nicht leidet.
5. An welchen Orten kann ich mobil arbeiten?
Mobile Arbeit ist zunächst nicht auf einen bestimmten Ort (z. B. häusliches Umfeld) beschränkt. Sofern die Erledigung der Dienstaufgabe dies aus Gründen des Datenschutzes oder aus anderen dienstlichen Gründen erfordert, setzt Mobiles Arbeiten allerdings eine Tätigkeit in einem hierfür geeigneten Arbeitsumfeld voraus. Dies gilt insbesondere für den Umgang mit Verschlusssachen und intern vergleichbar eingestuften sensiblen Angelegenheiten, aber auch für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten usw. Die Datenschutzregeln der UHH sind zu beachten.
Je nach Umfang der Datenverarbeitung und der Sensibilität der Daten kann dies bedeuten, dass bestimmte Arbeitsumgebungen ausgeschlossen sind (z. B. öffentliche Orte wie Bahnhöfe oder Cafés), besondere Schutzvorkehrungen erforderlich sind (z. B. einen abschließbaren Schrank) oder, dass Dienst nur in der Dienststelle geleistet werden kann.
Sofern im Einzelfall die Anwesenheit in der Dienststelle bzw. bei einem Außentermin dienstlich erforderlich ist, hat die bzw. der Beschäftigte dies aus der mobilen Arbeit heraus sicherzustellen. Daher müssen die Beschäftigten sicherstellen, auch bei mobiler Arbeit den Dienstort innerhalb angemessener Zeit erreichen zu können.
6. Welche Ausstattung stellt die Universität Hamburg zur Verfügung, um mobil arbeiten zu können?
Ausstattung wird aufgabengerecht nach Bedarf und unter Berücksichtigung der Anforderungen des Arbeitsschutzes gewährt. Die technische Ausstattung hängt dabei von den Anforderungen des Arbeitsplatzes, der Eigenart der Aufgabe, dem Stand der Technik und dem zeitlichen Umfang der Mobilen Arbeit ab. Eine Komplettausstattung wie am Büroarbeitsplatz ist nicht vorgesehen. Versand oder Lieferung an eine Wunschadresse erfolgen nicht. Sie verbleibt im Eigentum der Universität Hamburg. Beschädigungen und Verluste sind unverzüglich anzuzeigen. Für Geräte, die nicht über das RRZ verwaltet werden, sind die dezentralen IT-Einrichtungen vor Ort zuständig und zu kontaktieren.
7. Wer entscheidet darüber, ob und in welchem Umfang mobil gearbeitet werden kann?
Der Umfang von Mobiler Arbeit sollte in enger Abstimmung zwischen Vorgesetzten und Beschäftigten bzw. innerhalb von Teams erfolgen, um festzulegen, welche Aufgaben sich für eine Wahrnehmung außerhalb der Dienststelle eignen. Final wird der Umfang Mobiler Arbeit zwischen Vorgesetzten und Beschäftigten vereinbart. Hierbei ist zu beachten, dass die monatliche Arbeitszeit in Mobiler Arbeit und Telearbeit auf maximal 60% zu begrenzen ist. Die Vereinbarung kann formlos erfolgen. Bei Bedarf bzw. auf Wunsch der/des Beschäftigten kann auch eine schriftliche Vereinbarung getroffen werden. Hierfür kann folgende Vorlage zur Vereinbarung Mobiler Arbeit (PDF) genutzt werden. Die Vereinbarung kann jederzeit sowohl von Beschäftigten als auch Vorgesetzten geändert oder aufgelöst werden.
Sollten sich Vorgesetzte und Beschäftigte nicht über eine entsprechende Vereinbarung verständigen können, so kann eine Beschäftigte bzw. ein Beschäftigter bei der Personalabteilung (mobilarbeiten"AT"uni-hamburg.de) den Abschluss einer solchen Vereinbarung schriftlich beantragen. Unter Beteiligung einer Schiedsstelle (Vertretende der Personalabteilung, der Personalräte, der Gleichstellungsbeauftragten und ggfls. Schwerbehindertenvertretungen) entscheidet die Personalabteilung innerhalb von zwei Monaten nach Eingang des Antrags.
8. Was unterscheidet Mobile Arbeit von Telearbeit?
Telearbeit ist die Wahrnehmung von Dienstaufgaben an einem vom Arbeitgeber fest eingerichteten Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich der/des Beschäftigten (§ 2 Absatz 7 der Arbeitsstättenverordnung). D. h. Telearbeit folgt dem Prinzip, dass über einen längeren Zeitraum und mit z. B. klar definierten Tagen von zu Hause aus gearbeitet wird. Dienst an einem anderen Ort in Form der Telearbeit kommt z. B. in Betracht, wenn auf Grund besonderer persönlicher Umstände – beispielsweise Pflege- oder Erziehungsaufgaben oder einer Behinderung, Schwerbehinderung oder chronischen Erkrankung – ein Bedürfnis für eine verlässliche und langfristig planbare Gestaltung des Arbeitsortes besteht. Mobile Arbeit ermöglicht dagegen eine größere Flexibilität hinsichtlich der Ausgestaltung des Ortes, des Umfangs und der Verteilung und stellt die Regelform von Dienst an einem anderen Ort dar.
Telearbeit wird auf Basis eines Antrags (PDF) zwischen Vorgesetzten und Beschäftigten abgestimmt und final seitens der Personalabteilung geprüft und genehmigt. Hierzu wird eine schriftliche Vereinbarung geschlossen, die Bestandteil der Personalakte ist. Die Vereinbarung wird erstmalig für längstens ein Jahr geschlossen und kann, wenn die Voraussetzungen für Telearbeit weiterhin vorliegen, jeweils um einen Zeitraum von höchstens zwei Jahren verlängert werden.
9. Was ist mit Blick auf den Arbeitsschutz bei Mobiler Arbeit und Telearbeit zu beachten?
Grundsätzlich liegt die Beachtung und Umsetzung der relevanten Regelungen zum sicheren und gesunden Arbeiten im Verantwortungsbereich der Beschäftigten. Die Vorgesetzten sind zur jährlichen Unterweisung hinsichtlich dieser Regelungen verpflichtet. Die Dienststelle stellt dafür die Informationen und Hinweise zur Verfügung und bietet ggfls. Veranstaltungen und Fortbildungen an.
10. Was ist hinsichtlich des Datenschutzes zu beachten?
Bitte beachten Sie die Datenschutzregeln der UHH.
11. Kann ich aus dem Ausland mobil arbeiten?
Mobile Arbeit (und auch Telearbeit) aus dem Ausland ist vor dem Hintergrund steuerrechtlicher und sozialversicherungsrechtlicher Risiken grundsätzlich nicht möglich.
Ein Mobiles Arbeiten im Zusammenhang mit Dienstreisen (z. B. Konferenzbesuche etc.) ist selbstverständlich weiterhin möglich.
12. Sind Wegezeiten Arbeitszeit?
Die Anfahrt von der Wohnung in die Dienststelle ist – ebenso wie die Rückfahrt aus der Dienststelle in die Wohnung – keine Arbeitszeit. Für Dienstgänge (z. B. Hin- und Rückfahrten zu Außenterminen) ist zu unterscheiden:
- Bei der Mobilen Arbeit hat der Arbeitgeber keinen unmittelbaren Einfluss auf den Arbeitsort. Hin- und Rückfahrten zu und von Außenterminen sind daher ebenso wie Hin- und Rückfahrten zwischen Wohnung und Dienststelle keine Arbeitszeit.
- Bei der Telearbeit bildet der häusliche Arbeitsplatz den Dienstort. Hin- und Rückfahrten zu Außenterminen vom Telearbeitsplatz werden deshalb genauso behandelt wie Hin- und Rückfahrten zu Außenterminen von der Dienststelle aus.
13. Was sind Erfolgsfaktoren für die Umsetzung mobiler Arbeitsformen?
Voraussetzung für die Mobile Arbeit und auch die Telearbeit ist eine vertrauensvolle Zusammenarbeit im Team (Eignung von Führung und Zusammenarbeit). Dies kann durch einen transparenten Austausch im Team erreicht werden, um somit auch spezifische Festlegungen zur Ausgestaltung von Mobiler Arbeit zu entwickeln. Die Personalentwicklung unterstützt dabei sowohl mit Blick auf konkrete Fortbildungsangebote (z. B. Führen auf Distanz, Arbeitsorganisation etc.) als auch in der Begleitung von Teams in den jeweiligen Veränderungsprozessen.
14. Wie werden Ausnahmen geregelt?
Nach der geltenden Rahmenverordnung (93er Vereinbarung der FHH zum Dienst an einem anderen Ort von 17.03.2022) sind maximal 60% der monatlichen Arbeitszeit Dienst an einem anderen Ort zulässig. Dies beinhaltet auch die Kombination von Telearbeit und Mobilem Arbeiten, d. h. auch dann gilt maximal 60% der monatlichen Arbeitszeit. Als Ausnahmen, um darüber hinaus zu gehen, gelten akut auftretende Situationen, die auf gesundheitliche (z. B. vorübergehende Immobilität), persönliche (z. B. kurzfristige Betreuungs- oder Pflegesituation) oder dienstliche Gründe zurückzuführen sind. Hierbei gehen wir aktuell davon aus, dass diese Gründe nur für einen sehr kurzfristigen Zeitraum eine erhöhte Abwesenheit vom Dienstort notwendig machen. Über diese Ausnahmen entscheiden die Vorgesetzten. Sie haben den direkten Einblick in die jeweiligen Gegebenheiten und können den entsprechenden Ausnahmezeitraum abstimmen.
15. Wo ist was geregelt?
Seit dem 20.03.2022 ist die Vereinbarung nach § 93 des Hamburgischen Personalvertretungsgesetzes über Dienst an einem anderen Ort zwischen der Freien und Hansestadt Hamburg und den Spitzenorganisationen der Gewerkschaften und Berufsverbände des öffentlichen Dienstes (sog. 93-Vereinbarung) in Kraft. Dort sind die Bedingungen für Dienst an einem anderen Ort geregelt.
Die UHH wird von der Möglichkeit nach § 17 Abs. 3 der 93-Vereinbarung, ergänzende Regelungen zu treffen, Gebrauch machen und steht mit den Personalvertretungen derzeit im Austausch über den Abschluss einer eigenen Dienstvereinbarung.
16. Muss ich meine Hausratsversicherung informieren?
Um eine Unterversicherung bei der Hausratversicherung durch im häuslichen Bereich aufbewahrte Arbeitsmittel zu vermeiden, wird empfohlen, die Hausratversicherung entsprechend zu informieren und mit ihr eine Vereinbarung darüber zu treffen, dass diese Arbeitsmittel nicht mitversichert sind.