Standardprozess IT- und Digitalisierungsvorhaben

In der Initiierungsphase wird die Idee oder der Bedarf für ein IT- oder Digitalisierungsvorhaben aufgenommen und beschrieben. Ziele, Nutzen, Rahmenbedingungen sowie erste Anforderungen werden gemeinsam mit den relevanten Stakeholdern abgestimmt. Zudem erfolgt eine initiale strategische Bewertung zu Aufwand, Ressourcen, strategischer Passung sowie zur technischen Anschlussfähigkeit. Auch Risiken (u. a. zu Qualität und Compliance) werden betrachtet. Dadurch und durch die frühzeitige Einbindung der zuständigen Expert:innen (z.B. aus Digitalisierung/IT, Datenschutz etc.) sowie wichtiger Stakeholder und Interessenvertretungen werden Vorhaben von Beginn an strategiebezogen, technisch anschlussfähig und qualitativ hochwertig aufgesetzt.

Neue Digitalisierungsprojekte und –vorhaben können direkt über diesen Link eingereicht werden: Antragsformular Initiierung IT-Projekte.
Bitte wendet euch für die Freischaltung an die für euer Ressort zuständige ressortspezifische Kompetenzeinheit für Digitalisierung (Reko).  

Auf Basis der Projektanfrage prüft und bewertet die Reko das Vorhaben und gibt Empfehlungen zur Umsetzung. Nach positiver strategischer Bewertung kann die Planung durch das Projektteam konkretisiert werden und Anforderungserhebung starten. Dabei sollen fachliche Klärungen (z. B. Datenschutz, Beschaffung, IT-Sicherheit, digitale Barrierefreiheit, Mitbestimmung etc.) mit den zuständigen Fachabteilungen erfolgen. Die Dokumentation (z. B. erfolgte Beteiligungen) wird zentral durchgeführt, damit eine belastbare Grundlage für Konzept, Anforderungen sowie die anschließende Beschaffung oder Umsetzung entsteht.

In der Beschaffungsphase werden notwendige Produkte, Dienstleistungen oder ggf. externe Unterstützungsleistungen ausgewählt und beauftragt. Dabei werden bestehende Standards, Vergaberichtlinien sowie technische und datenschutzrechtliche Anforderungen berücksichtigt. Ziel ist die wirtschaftliche und regelkonforme Bereitstellung aller benötigten Komponenten. 

Falls externe Lösungen oder Dienstleistungen notwendig sind, werden in dieser Phase zunächst die funktionalen, technischen, organisatorischen und Compliance-Anforderungen für die Ausschreibung konkretisiert. Parallel dazu kann eine Marktanalyse erfolgen, um potenzielle Anbieter und geeignete Technologien zu identifizieren. Wichtig ist, die technische Architektur zu prüfen, um die Anschlussfähigkeit an bestehende Systeme sicherzustellen. Zudem werden die rechtlichen Rahmenbedingungen, wie Vertragsvereinbarungen, Datenschutz und IT-Sicherheit, vorbereitet. Ziel ist es, eine transparente und rechtssichere Grundlage für die Auswahl geeigneter Anbieter zu schaffen und eine reibungslose Umsetzung des Projekts zu gewährleisten. 

In der Realisierungsphase werden die fachlichen und technischen Anforderungen entsprechend der gewählten Projektmethodik (agil oder klassisch) weiter konkretisiert und umgesetzt. Dazu gehören insbesondere die Entwicklung, Programmierung und Konfiguration der Lösung sowie die Anbindung erforderlicher Schnittstellen. Parallel werden Testkonzepte und Testfälle erstellt und durchgeführt, um die Funktionalität und Qualität der Lösung sicherzustellen.  

Vor Inbetriebnahme (Go-Live) muss die Lösung durch das Peer Review Board, das Qualitätsaspekte wie Benutzbarkeit/UX prüft und bewertet. Dazu sollte die Lösung rechtzeitig im Peer Review Board angemeldet werden, damit das Peer Review Board die Lösung in einer seiner Sitzungen besprechen und eine entsprechende Empfehlung zum Go-Live erteilen kann.   

Für die Einführung ist außerdem das Freigabedokument (s.u. unter Downloads) eine Voraussetzung. Im Freigabedokument werden insbesondere Compliance-Aspekte geprüft und dokumentiert. Dieses muss vor dem Go-Live vorliegen und im Rahmen der erforderlichen Freigaben durch den CDO bestätigt werden. 

Darüber hinaus wird ein Betriebskonzept entwickelt, das Aspekte wie Support, Monitoring und Backup-Strategien berücksichtigt. Die notwendige Prozess-, System- und Benutzerdokumentation wird begleitend aufgebaut und fortlaufend gepflegt, um eine reibungslose Einführung und den späteren Betrieb zu unterstützen. 

Hinweis: Während das Freigabedokument formale Nachweise, die für die Freigabeentscheidung erforderlich sind (Compliance-/Qualitätsanforderungen als Erfüllung von Vorgaben) bündelt und dokumentiert, zielt das Peer Review Board auf kollegialen Austausch mit Blick auf Qualitätsaspekte, Lernen und Weiterentwicklung. 

Nach der Freigabe wird die erarbeitete Lösung produktiv gesetzt und den Nutzerinnen und Nutzern zur Verfügung gestellt. Begleitend erfolgen Schulungen, Kommunikation sowie die finale technische Inbetriebnahme. Ziel ist ein stabiler und möglichst reibungsloser Übergang in den produktiven Betrieb.

Nach erfolgreicher Einführung wird das Vorhaben formal abgeschlossen. Ergebnisse, Dokumentationen und offene Punkte werden an die zuständigen Betriebs- oder Supporteinheiten übergeben. Zudem erfolgt eine abschließende Bewertung des Projektverlaufs und der Zielerreichung.

In der Betriebsphase wird die Lösung in den Regelbetrieb genommen und somit dauerhaft betrieben, überwacht und weiter unterstützt. Dazu gehören Wartung, Support, Fehlerbehebung sowie kleinere Optimierungen und Updates. Bei wesentlichen Änderungen (z.B. neuer Kern-Workflow für Anträge, Umstellung der Betriebsplattform, Umstellung der Oberfläche) ist das Peer Review Board einzubeziehen und die Freigabedokumentation entsprechend anzupassen. Ziel ist ein stabiler, sicherer und nutzerorientierter Betrieb der Lösung.

Am Ende des Lebenszyklus wird die Lösung geplant außer Betrieb genommen oder durch eine Nachfolgelösung ersetzt. Dabei werden Datenmigration, Archivierung, Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen berücksichtigt. Ziel ist ein geordneter und nachvollziehbarer Übergang oder Abschluss des Betriebs.