Wahlen

Zwischen dem Präsidium der Universität Hamburg und dem Wahlausschuss wurde am 27.5./8.6.2005 folgende Vereinbarung getroffen :

Gemäß § 36 der Wahlordnung zum Akademischen Senat und zu den Fakultätsräten können Bewerberinnen und Bewerber durch Belegexemplare und Rechnungen eine Erstattung von nachgewiesenen Kosten in folgender Höhe erhalten:

Wahlen zu den Fakultätsräten:

• 10 Euro je Bewerber/in (Hauptmitglied), jedoch können maximal für so viele Bewerberinnen bzw. Bewerber Kosten geltend gemacht werden, wie Sitze der Hauptmitglieder pro Liste zu besetzen sind.
• Für die Gruppe der Studierenden können pro Liste maximal für 5 x so viele Bewerber/innen (Hauptmitglied) Kosten geltend gemacht werden, wie Sitze (Hauptmitglied) zu besetzen sind.

Wahlen zum Akademischen Senat:

• 20 Euro je Bewerber/in (Hauptmitglied), jedoch können maximal für so viele Bewerberinnen bzw. Bewerber Kosten geltend gemacht werden, wie Sitze der Hauptmitglieder pro Liste zu besetzen sind.
• Für die Gruppe der Studierenden können pro Liste maximal für 5 x so viele Bewerber/innen (Hauptmitglied) Kosten geltend gemacht werden, wie Sitze (Hauptmitglied) zu besetzen sind.

Gemäß §§ 85,91 HmbHG erhalten studentische Mitglieder für die Mitwirkung in den Gremien der Universität Hamburg einen finanziellen Ausgleich.

I. Die studentischen Mitglieder in den unter Abschnitt II genannten Gremien und Ausschüssen der Universität erhalten im Rahmen der vorhandenen Mittel nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen einen finanziellen Ausgleich für die mit der ehrenamtlichen Tätigkeit verbundenen Mehrausgaben (Sitzungsgeld). Der Ausgleich wird ohne Rechtsanspruch gewährt.

6 Sitzungen pro Semester

2. Mitglieder in folgenden vom Akademischen Senat eingesetzten Ausschüssen

1. Ausschuss für Planung und Haushalt
2. Ausschuss für Lehre und Studium
3. Ausschuss für Forschung und wissenschaftlichen Nachwuchs
4. Ausschuss für Gleichstellung
5. Bauausschuss

6 Sitzungen pro Semester

3. Mitglieder im Fakultätsrat

6 Sitzungen pro Semester

Eine abweichende Verteilung ist ausgeschlossen, Einzeltätigkeiten sind nicht abrechnungsfähig.

III. Den Ausgleich erhalten die Mitglieder. Ihre Stellvertreterinnen und Stellvertreter erhalten den Ausgleich nur, wenn sie das Mitglied vertreten. Ein Ausgleich für eine Sitzung wird nur gewährt, wenn das Mitglied, im Vertretungsfall seine Stellvertreterin oder Stellvertreter, mehr als die Hälfte der Sitzungsdauer anwesend war. Die Anzahl der erstattungsfähigen Sitzungen ist von den zuständigen Verwaltungsstellen auf den hierfür vorgesehenen Sitzungsbelegen (PDF) mit Unterschrift, Datum und Stempel zu bestätigen.

IV. Der Ausgleich nach dieser Verfügung ist spätestens einen Monat nach Ende eines jeden Semesters geltend zu machen. Maßgeblich ist der Zugang bei den jeweils zuständigen Stellen. Ein Ausgleich, der nicht rechtzeitig geltend gemacht wird, wird nicht mehr gewährt.

Soweit es sich um Sitzungsgelder für den Akademischen Senat und seine Ausschüsse handelt, ist ein Ausgleich bei der Geschäftsführung Akademischer Senat zu beantragen; für die Auszahlung der Sitzungsgelder an die studentischen Vertreterinnen und Vertreter in den Fakultätsräten sind die jeweiligen Fakultätsverwaltungen zuständig.

V. Diese Verfügung tritt mit Wirkung zum 01.10.2010 in Kraft und ersetzt die Verfügung vom 01.01.2006.

Prof. Dr. Dieter Lenzen

Wahlen zum Akademischen Senat, zu den Fakultätsräten und zu den Institutsgremien
Informationen nach Artikel 13 EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

1.          Personen und Kontaktdaten

a.         Verantwortlicher im Sinne der DSGVO

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgrundverordnung ist die Universität Hamburg, Körperschaft des Öffentlichen Rechts. 

Die Kontaktdaten lauten:

Universität Hamburg

vertreten durch den Präsidenten

Mittelweg 177
20148 Hamburg
praesident@uni-hamburg.de

b.         Ansprechperson für Fragen zur Verarbeitung

Fragen zur nachfolgend beschriebenen Datenverarbeitung können Sie an das Wahlamt richten.

c.          Datenschutzbeauftragte/r

Darüber hinaus erreichen Sie die/den Datenschutzbeauftragte/n unter:

Datenschutzbeauftragte/r der Universität Hamburg
Mittelweg 177
20148 Hamburg
datenschutz@uni-hamburg.de

2.         Zweck/e

Die personenbezogenen Daten werden für folgende/n Zweck/e verarbeitet:

Organisation und Durchführung der Wahlen zum Akademischen Senat, zu den Fakultätsräten und zu den Institutsgremien, inklusive der Nachfolge bei Ausscheiden.

Dies umfasst: Abruf und Pflege von Wahlverzeichnissen, Bekanntmachungen via Mail, Prüfung und Veröffentlichung der Wahlvorschläge, Produktion und Versand der Wahlunterlagen, Ermittlung und Veröffentlichung der Wahlergebnisse, Koordination und Erstattung bzgl. Wahlwerbung sowie Klärung der Nachfolge bei Ausscheiden.

3.         Rechtsgrundlagen

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind:

Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i.V.m. §§ 3 Abs. 5 S. 4, 8 Abs. 1, 10, 85 Abs. 3, 91 Abs. 1, 92 Abs. 4 S. 1, 96 Abs. 1 und 2, 99 HmbHG sowie §§ 2, 4 Abs. 2 und 4, 13 Abs. 1 Grundordnung der Universität Hamburg und Wahlordnung zum Akademischen Senat, zu den Fakultätsräte und zu den Institutsgremien

Art. 9 Abs. 2 lit. e DSGVO bzgl. politischer Meinungen (ggf. enthalten in Listennamen bzw. Attributen bzw. Wahlwerbung der Bewerberinnen und Bewerber)

4.         Kategorien personenbezogener Daten

Es werden folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:

·       Adressdaten,

·       Kommunikationsdaten,

·       Identifikationsdaten,

·       Mitgliedschafts- und Funktionsdaten,

·       Wahldaten sowie

·       ggf. besondere Kategorien (politische Meinungen von Bewerberinnen und Bewerbern).

 Bei Online-Wahlen werden zudem Authentifizierungs-, Identifikations- und Protokolldaten verarbeitet.

5.         Empfänger / Kategorien von Empfängern

Die personenbezogenen Daten werden an folgende Empfänger / Kategorien von Empfängern übermittelt:

Bei der Pflege der Wahlverzeichnisse inklusive der Prüfung des Wahlrechts werden je nach Zuständigkeit personenbezogene Daten an die zuständigen internen Stellen (Data Warehouse, Abt. 3 bzw. Abt. 6) bzw. externen Stellen (Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf bzw. Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hamburg) übermittelt.

Briefwahlen: Der Druck der Wahlunterlagen erfolgt durch Dataport.

Online-Wahlen: Es wird die Wahlsoftware von POLYAS genutzt.

Die zugelassenen Wahlvorschläge werden, differenziert nach Wahlbezirk und Gruppe, den Wahlberechtigten zugänglich gemacht.

Bei der universitätsöffentlichen Bekanntmachung der zugelassenen Wahlvorschläge bzw. der vorläufigen Wahlergebnisse werden personenbezogene Daten von den Bewerberinnen und Bewerbern bzw. von gewählten Mitgliedern und ihrer Stellvertretungen für die Dauer der Einspruchsfrist auf den Webseiten des Wahlamts veröffentlicht. Die Informationen sind dann weltweit abrufbar und eine generelle Löschung aus dem Internet kann nicht garantiert werden, da. z.B. Dritte die Informationen kopiert haben können.

Im Rahmen der Veröffentlichung von Wahlwerbung auf den Webseiten des Wahlamts werden die Informationen von den Bewerberinnen und Bewerbern an Abt. 2 bzw. lecture2go übermittelt. Diese Inhalte können je nach Gestaltung auch personenbezogene Daten enthalten. Die inhaltliche Gestaltung obliegt den Listen. Es gelten die vorhergehenden Hinweise zur Veröffentlichung im Internet.

Bei Einsprüchen werden personenbezogene Daten der betroffenen Personen an den Wahlausschuss bzw. Wahlprüfungsausschuss übermittelt.

Die endgültigen Wahlergebnisse sowie Informationen zum Ausscheiden und zur Nachfolge werden den jeweiligen Gremienbetreuungen mitgeteilt.

Angaben zur Erstattung von Wahlkosten werden an Abt. 7 übermittelt.

6.         Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland/eine internationale Organisation zu übermitteln.

7.         Dauer der Speicherung

Die personenbezogenen Daten werden für folgende Dauer gespeichert:

Die Stimmzettel und (Brief-)Wahlunterlagen werden bis zum Beginn der Amtsperiode des betreffenden Gremiums aufbewahrt, etwas anderes gilt ggf. bei Einspruchsverfahren (§ 24 WahlO). ​

Bei Online-Wahlen bleibt das Wahlprojekt (Wähler-ID, Passwörter, anonyme Wählerstimme und Stimmzettel) mindestens bis zur Feststellung des endgültigen Wahlergebnisses, längstens bis zum Beginn der Amtsperiode des betreffenden Gremiums (Ausnahme: Einspruchsverfahren) gespeichert.

Die Löschung des Wahlverzeichnisses erfolgt nach Ablauf der Amtsperiode des betreffenden Gremiums, da im Falle von Nachwahlen ein Rückgriff auf das jeweilige Wahlverzeichnis erforderlich ist.

Im Übrigen beträgt die Speicherfrist 10 Jahre nach Schließen der jeweiligen Akte in Eldorado; dabei werden insbesondere Daten von Bewerberinnen und Bewerbern (Wahlvorschläge) und Gewählten (Wahlergebnisse) sowie Einsprüche dokumentiert.

Anschließend werden die personenbezogenen Daten gelöscht bzw. so anonymisiert, sodass eine Zuordnung zur Person nicht mehr möglich ist.

8.         Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte:

a.         Recht auf Widerruf

Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, können Sie jederzeit Ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft formfrei widerrufen. Ab Zugang der Erklärung dürfen Ihre Daten nicht weiterverarbeitet werden. Sie sind unverzüglich zu löschen, wenn keine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung vorliegt. Die bisherige Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

b.         Recht auf Auskunft

Sie haben nach Art. 15 DSGVO ein Auskunftsrecht gegenüber dem Verantwortlichen.

c.          Recht auf Berichtigung

Sie können nach Art. 16 DSGVO die Berichtigung fehlerhafter Daten vom Verantwortlichen verlangen.

d.         Recht auf Löschung

Sie haben ein Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten bzw. ein „Recht auf Vergessenwerden“ nach Art. 17 DSGVO gegenüber dem Verantwortlichen.

e.         Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, vom Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 18 DSGVO zu verlangen.

f.     Recht auf Datenübertragbarkeit

Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur

Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter

Verfahren durchgeführt wird, haben Sie ein Recht auf Datenübertragbarkeit

(Art. 20 DSGVO).

g.     Recht auf Widerspruch

Beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e) oder f) DSGVO, haben Sie ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO gegenüber dem Verantwortlichen.

h.     Recht auf Beschwerde

Sie haben das Recht, Beschwerde gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei einer zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu erheben.

Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten:

In einigen Fällen kann oder darf Ihrem Anliegen nicht entsprochen werden. Sofern Ihrem Anliegen aus gesetzlichen Gründen nicht entsprochen werden kann, wird Ihnen der Grund für die Verweigerung mitgeteilt.

9. Bereitstellung der personenbezogenen Daten

Sie sind nicht verpflichtet, der Universität Hamburg Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen, jedoch kann die Universität Hamburg dann möglicherweise Ihr Anliegen nicht bearbeiten.