FAQ Einkauf UHH
Wohin wende ich mich mit meinem Bedarf?
Bitte wenden Sie sich mit Ihrem Bedarf immer an die Einkäuferinnen und Einkäufer in Ihrem Dienstleistungszentrum Einkauf. Wenn Ihnen das entsprechende Budget zur Verfügung steht, kann ein Einkauf durchgeführt werden.
Für Ihren Bedarf nutzen Sie bitte das Bestelltool SAP-SRM oder das Formular Bedarfsanforderung.
Das Dienstleistungszentrum Einkauf übernimmt nach Eingang Ihres Bedarfs die vergaberechtliche Prüfung und löst Ihre Bestellung beim Lieferanten aus. Zeitgleich erhalten Sie eine PDF vom VOL-Bestellschein per E-Mail zugesendet.
Wenn die bestellte Ware bei Ihnen vor Ort eingetroffen ist, bestätigen Sie den Erhalt der Ware auf dem Lieferschein und senden diesen bitte an Ihr Dienstleistungszentrum Einkauf. Sie können den Lieferschein gescannt per E-Mail, per Fax, oder per Hauspost an Ihr Dienstleistungszentrum Einkauf schicken. Liegt kein Lieferschein zur Lieferung vor, bestätigen Sie den Erhalt der Ware per E-Mail.
Für Bereiche mit zentraler Warenannahme erfolgt der Wareneingang vor Ort. Der zentrale Wareneingang leitet die Lieferscheine an das zuständige Dienstleistungszentrum Einkauf weiter.
Rechnungen werden durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der zentralen Finanzbuchhaltung der Universität Hamburg gebucht und bezahlt.
Werden Vergleichsangebote benötigt? Wer macht das?
Grundsätzlich ist der Nettowert Ihres Bedarfs entscheidend. Bis 100.000 € kontaktieren Sie bitte Ihr zuständiges Dienstleistungszentrum Einkauf bzw. geben Ihren Bedarf über die digitale Bedarfsanforderung mit SAP-SRM auf. Entweder Sie nutzen einen aktuellen Rahmenvertrag oder es wird
- bis 1.000 € - möglichst eine Angebotsanfrage bzw.
- ab 1.000 € - 100.000 € - mind. drei Angebotsanfragen im vereinfachten Beschaffungsverfahren durchgeführt.
Über diese Wertgrenze hinaus werden elektronisch gestützte Vergabeverfahren durch
den Strategischen Einkauf über die eVergabe-Plattform durchgeführt:
- ab 100.000 € - 221.000 € - nationales Vergabeverfahren
- ab 221.000 € - EU-weites Vergabeverfahren
Die Einkäuferinnen und Einkäufer der Dienstleistungszentren und des Strategischen Einkaufs unterstützen Sie gern auf Grundlage einer Leistungsbeschreibung bei der Einholung von Angeboten und beraten jederzeit zu vergaberechtlichen Besonderheiten.
Welche Wertgrenzen gibt es und was muss dabei beachtet werden?
Für Liefer- und Dienstleistungen erfolgt bis zu einem Auftragswert von 221.000 € netto eine nationale Vergabe gemäß der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO). Anschließend kommen bundeseinheitlich die Regelungen zu EU-weiten Vergabeverfahren
gemäß der Vergabeverordnung (VgV) zur Anwendung.
Beachten Sie dazu auch die nachfolgende Wertgrenzenübersicht:
Für Bauleistungen beachten Sie die folgende Wertgrenzenübersicht:
Die Wertgrenzen bieten nur eine Information über die durchzuführenden Vergabeverfahren. Bitte wenden Sie sich immer mit Ihrem Beschaffungsbedarf und vergaberechtlichen Fragestellungen an Ihr zuständiges Dienstleistungszentrum Einkauf oder an das Team des Strategischen Einkaufs.
Werden von der UHH Rahmenverträge angeboten?
Die Universität bedient sich aus mehreren Rahmenverträgen der Stadt Hamburg und hat ergänzend noch eigene Rahmenverträge abgeschlossen. Wenden Sie sich mit Ihrem Bedarf an das zuständige Dienstleistungszentrum Einkauf um zu fragen, ob es für die zu beschaffenden Waren einen Rahmenvertrag gibt. Sollten Sie einen Zugang zum Bestelltool SAP-SRM besitzen, können Sie dort alle Artikel aus Rahmenverträgen der Stadt Hamburg und Universität Hamburg einsehen und anfordern.
In welchem Zeitraum wird die Bestellung ausgelöst?
Der Zeitbedarf für das Auslösen einer Bestellung hängt von unterschiedlichen Faktoren ab.
Wenn alle erforderlichen Unterlagen vorliegen, beträgt die Bearbeitungszeit im Regelfall nicht mehr als drei Arbeitstage.
Wenn alle erforderlichen Unterlagen zu einer Ausschreibung vorliegen, kann die Vergabezeit 2 Wochen oder auch 4 Monate dauern. Dies ist abhängig von der Vergabeart. Nähere Informationen hierzu können Sie den Netto-Wertgrenzen Liefer- und Dienstleistungsbedarfe (PDF) und Netto-Wertgrenzen Bauleistungsbedarfe (PDF) entnehmen.
| Beauftragungen über 221.000€ mit Alleinstellungsmerkmal (EU-Verfahren) | 2 Arbeitstage |
| Durchführung einer Beschränkten Ausschreibung (50.000€ bis 100.000€) | 2 bis 4 Wochen |
| Durchführung einer Öffentlichen Ausschreibung (100.000€ bis 221.000€) | 2 bis 6 Wochen |
| Durchführung einer EU-weiten Ausschreibung (Offenes Verfahren ab 221.000€) | 2 Monate |
| Durchführung einer EU-weiten Ausschreibung (nicht-offenes Verfahren ab 221.000€) | 4 Monate |
Bitte kontaktieren Sie das Team Strategischer Einkauf im Vorwege und wir beraten Sie individuell zu Ihrem Bedarf und dem Zeitplan.
Kann bei Firmen bestellt werden, die nicht auf Rechnungstellung liefern?
Kommt eine Firma in Betracht, welche nicht auf Rechnung liefert, dann wenden Sie sich an Ihr zuständiges Dienstleistungszentrum Einkauf. Es besteht die Möglichkeit, mit einer entsprechenden Begründung für Lieferungen in Vorleistung (Vorkasse) zu gehen oder mit einer dienstlichen Kreditkarte im Vorwege zu zahlen.
Ist es möglich, dass ich in dringenden Fällen in Vorleistung trete?
Es wird empfohlen, vorher das Dienstleistungszentrum Einkauf zu kontaktieren und sich zu informieren, da grundsätzlich eine Vorleistung durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht vorgesehen ist. In dringenden Fällen ist es aber gestattet. Die Dringlichkeit muss bei dem späteren Erstattungsschreiben an das Dienstleistungszentrum Einkauf begründet werden.
Wie wird eine Dienstleistung beauftragt?
Die Bestellung unterscheidet sich nicht von anderen Bestellvorgängen. Die Wertgrenzen zur Einholung von Vergleichsangeboten sind ebenfalls bindend. Das zuständige Dienstleistungszentrum Einkauf erstellt auf Grundlage Ihrer Bedarfsanforderung ein VOL-Bestellformular und erteilt der entsprechenden Firma den Auftrag. Zeitgleich erhalten Sie eine PDF vom VOL-Bestellschein per E-Mail zugesendet.
Handelt es sich bei diesen Dienstleistungen um Leistungen, die durch eine natürliche Person erbracht werden, finden Sie alle weiteren Informationen auf der Seite zu Werk- und Honorarverträgen.
Welche Produkte umfasst die Negativliste?
Die Produkte finden Sie an folgender Stelle: Negativliste
Werden Umweltkriterien berücksichtigt?
Das Referat Einkauf und Dienstreisen leistet einen wichtigen Beitrag zur Umsetzung der Nachhaltigkeitsstrategie der Universität Hamburg.
Die Universität hat sich entschieden den Leitfaden für Umweltverträgliche Beschaffung der Freien und Hansestadt Hamburg (Umweltleitfaden 2019) verbindlich für Einzelausschreibungen ab 50.000 Euro und Rahmenvereinbarungen anzuwenden. Bestimmte Produkte befinden sich auf einer Negativliste und sollen unabhängig auf Auftragswert gar nicht beschafft werden.
Bei Auftragsvergaben unterhalb der Wertgrenze empfehlen wir die Anwendung des Umweltleitfadens im Sinne einer Nachhaltigen Universität. Sprechen Sie uns gern zu Ihrer Bedarfsanforderung an, wir unterstützen Sie gern.
Was ist bei der Vorbereitung von Events/Catering zu beachten?
Die Beauftragung einer Cateringfirma unterscheidet sich nicht von anderen Bestellvorgängen (siehe Frage „Wohin wende ich mich mit meinem Bedarf?“). Die Wertgrenzen zur Einholung von Vergleichsangeboten sind ebenfalls bindend. Das zuständige Dienstleistungszentrum Einkauf erstellt auf Grundlage Ihrer Bedarfsanforderung ein VOL-Bestellformular und erteilt der entsprechenden Firma den Auftrag. Zeitgleich erhalten Sie eine PDF vom VOL-Bestellschein per E-Mail zugesendet.
Bitte beachten Sie auch die Bewirtungsrichtlinien der Universität Hamburg (Präsidium und Fakultäten):
Was ist bei der Bewirtung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und Gästen zu beachten?
Bitte beachten Sie die aktuellen Bewirtungsrichtlinien der Universität Hamburg (Präsidium und Fakultäten):
- Bewirtungsrichtlinie des Präsidiums (PDF)
- Bewirtungsrichtlinie Fak. Wirtschafts- und Sozialwissenschaften (PDF)
- Bewirtungsrichtlinie Fak. Geisteswissenschaften (PDF)
Grundsätzlich ist eine Bewirtung unter der Beteiligung von Gästen möglich. Bei Fragen können Sie sich gerne an Ihr zuständiges Dienstleistungszentrum Einkauf wenden.
Was muss ich tun, wenn ich ein Diensthandy/Mobilfunkvertrag benötige?
Für Mobilfunkverträge wenden Sie sich bitte an das Regionale Rechenzentrum. Ansprechpartner dort ist Frau Manuela Prühs.
Den Einkauf Ihres Mobilfunkgerätes übernimmt das zuständige Dienstleistungszentrum Einkauf.
Wie kann ein Druckauftrag vergeben werden?
Für Druckaufträge wenden Sie sich an die Universitätsdruckerei. Sollte Ihr Anliegen dort nicht bearbeitet werden können, beauftragt die Universitätsdruckerei ein anderes Unternehmen, welches Ihren Auftrag ausführt.
Wie verschicke ich ein Paket bei der Universität Hamburg?
Päckchen und Pakete mit Standardgrößen und -abmessungen können über die Hauspost versendet werden. Sollte die Hauspost ein Paket nicht zum Versand bringen können, dann wenden Sie sich an Ihr zuständiges Dienstleistungszentrum Einkauf.
Erfolgt der Versand in ein Nicht-EU-Land wenden Sie sich vor Versand an die zuständige Stabsstelle Zoll- und Exportkontrolle zoll"AT"uni-hamburg.de.
Wie wird eine Reklamation/Retoure abgewickelt?
Bitte informieren Sie umgehend Ihr Dienstleistungszentrum Einkauf, wenn Sie eine Reklamation/Retoure durchgeführt haben oder durchführen lassen möchten. Bitte übersenden Sie Ihrem Dienstleistungszentrum Einkauf alle damit verbundenen Dokumente (z.B. Retourenschein).
Erfolgt der Retouren-Versand in ein Nicht-EU-Land wenden Sie sich ebenfalls die Stabstelle Zoll- und Exportkontrolle zoll"AT"uni-hamburg.de um zoll- und exportkontrollrechtliche Vorgaben zu prüfen.
Was ist bei Lieferungen/Warenverkehr außerhalb der EU zu beachten?
Bei Bestellungen in bzw. aus einem Nicht-EU-Land können sich zollrechtliche Vorgaben ergeben. Bitte informieren Sie hierzu die Stabsstelle Zoll-und Exportkontrolle zoll"AT"uni-hamburg.de über Ihr geplantes Vorhaben.
Was ist zu tun, wenn ich das Bestelltool SAP-SRM nutzen möchten?
Bitte senden Sie eine formlose E-Mail an das SAP-Team des Dienstleistungszentrum Einkauf Mittelweg: beschaffungswesen"AT"uni-hamburg.de.
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Dienstleistungszentrums Einkauf Mittelweg werden Sie kontaktieren und mit Ihnen das weitere Verfahren absprechen. Sobald Sie den Zugang zum Bestelltool erhalten haben, wird ein Termin zur Einführung in das Bestelltool vereinbart.
Beachten Sie auch die weiteren FAQs zum Bestelltool SAP-SRM.
Welche Abkürzungen werden bei der UHH genutzt?
| BANF oder BA-> | Bedarfsanforderungsformular / Bedarfsanforderung |
| BO -> | Beschaffungsordnung |
| DLZ -> | Dienstleistungszentrum |
| SAP-MM -> | Ein SAP-Modul, mit dem die Einkäuferinnen und Einkäufer die VOL- Bestellformulare erstellen. MM steht für Materials Management. |
| SAP-SRM -> | Ein webbasiertes SAP-Modul, mit dem die Anfordererinnen und Anforderer eine elektronische Bedarfsanforderung (BANF) an die Einkäuferinnen und Einkäufer schicken können. SRM steht für Supplier Relationship Management. |
| UVgO | Unterschwellenvergabeordnung |
| VOB -> | Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen |
| VOL -> | Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen |
| VOL-Bestellformular -> | Das offizielle Formular, mit dem Bestellungen im Namen der Universität Hamburg durch die Einkäuferinnen und Einkäufer bei Lieferanten aufgegeben werden. |
Wohin wende ich mich bei Fragen zu meinem Budget?
Hierzu können Sie über den SharePoint-Kontoauszug einen Einblick über Ihr aktuelles Budget erhalten (Überblick über zugewiesenes Budget, Ausgaben und noch offene Bestellungen). Bei Fragen zum SharePoint-Kontoauszug wenden Sie sich bitte an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Referates Finanzcontrolling.
Bei weiteren Fragen?
Haben Sie noch weitere Fragen zum Thema Einkauf? Dann wenden Sie sich gerne an Ihr zuständiges Dienstleistungszentrum Einkauf.