Nach der Reise

• Vollständig ausgefüllter und unterschriebener Dienstreiseantrag (inkl. Rückseite),
• Vollständig ausgefülltes und unterschriebenes Abrechnungsformular (inkl. Angaben über ggf. unentgeltliche Mahlzeiten),
• Alle Belege im Original für die Aufwände, die geltend gemacht werden Programm und/oder Agenda (bei Tagungen, Konferenzen, Workshops etc.),
• Bei Wegstreckenentschädigung Angabe der gefahrenen Strecke inkl. Start- und Zieladresse (Bitte beachten Sie die Bestimmungen zur Nutzung des eigenen PKW).

Die Genehmigung und Erstattung der Aufwendungen für eine Reise erfolgt formlos, da das hinterlegte Abrechnungsformular ausschließlich für Dienstreisende, also Beschäftigte der Universität Hamburg, zur Verfügung steht.

Der Ablauf ist wie folgt:

1.  die oder der Vorgesetzte des einladenden Bereichs stimmt der Reise entweder schriftlich oder mündlich zu bzw. spricht eine Einladung aus und legt die erstattungsfähigen Aufwände/Kosten detailliert fest.
2. der Gast stellt eine Rechnung über die entstandenen Reisekosten an die einladende Stelle an der UHH (mit Angabe Privatadresse, Bankverbindung und zuständiges Finanzamt).
3. der Gast fügt seine Originalrechnungen sowie ggf. das Programm/Agenda (bei Tagungen, Konferenzen, Workshops etc.) dieser Rechnung bei. Bei Fahrtkostenerstattungen mit Nutzung des eigenen PKW mit Angabe der gefahrenen Strecke inkl. Start- und Zieladresse.
4. der einladende Bereich bestätigt diese Rechnung, vermerkt die Finanzierungsquelle und fügt eine Kostenzusage-Erklärung bei. Diese erfolgt unter Nennung der folgenden Informationen formlos:
   
   • Finanzierungsquelle (Kostenstelle oder PSP-Element) und Unterschrift des/der Ressourcenverantwortlichen.
   • Umfang der erteilten Kostenzusage, detaillierte Aufstellung aller zu erstattenden Aufwände/Kosten sowie Angabe, ob Tagegeld gewährt werden soll (dies würde in Anlehnung an die Höhe des gesetzlich vorgeschriebenen Rahmens geschehen)
5. und übersendet diese Unterlagen dann an das Team 731, Team Dienstreisen, Mittelweg 177 zur weiteren Bearbeitung.