FAQ zu SAP TVM

Bei Problemen mit den Systemen SAP TVM und FI-TV wenden Sie sich bitte an uns. Wir sind die SAP-Key-User für das Modul Travelmanagement und bieten folgende Unterstützung:

• Anwendungsberatung und Behebung von Fehlern
• Weiterentwicklung der Systeme SAP TVM und FI-TV in Zusammenarbeit mit der Fachlichen Leitstelle für SAP und Dataport
• Aktive Mitwirkung bei allen SAP-Angelegenheiten im Zusammenhang mit dem Team Dienstreisen

Vor der erstmaligen Nutzung von SAP TVM bieten wir kompakte Schulungen an und versenden Handlungshilfen zum Nachschlagen.

In der Regel erfolgt die Schulung als Gruppenschulung in Form eines Zoom- oder Teams-Termins.

Gerne bieten wir bei Bedarf auch Einzelschulungen oder Gruppenworkshops zur Vertiefung der Kenntnisse an. Selbstverständlich bieten wir auch jederzeit Nachschulungen für Sie an. Bitte wenden Sie sich dazu einfach an uns.

Darüber hinaus haben wir für alle Schritte der Antragstellung, Genehmigung, Ressourcenfreigabe und Vertretungseinrichtung Videotutorials in deutscher und englischer Sprache erstellt. Diese Videotutorials finden Sie unten im Bereich Antragsformular und Anwendungshilfen.

Vor der erstmaligen Nutzung des SAP FI-TV werden die Nutzenden durch uns geschult und erhalten eine Anwendungsdokumentation zum Nachschlagen.

Mit der Software TVM können Dienstreiseanträge und -anzeigen gestellt, Genehmigungen durchgeführt sowie Reisekostenabrechnungen für Mitarbeitende und Gäste der Universität Hamburg erstellt werden.

Das Software-Modul FI-TV wird vom Team Dienstreisen zur Abrechnung und Auszahlung von Vorschüssen oder entstandenen Reisekosten genutzt.

Die Software TVM wird auf der webbasierten Anwendung SAP Fiori in App-Form für alle reisenden Mitarbeitenden der UHH angeboten.

Es stehen folgende Rollen zur Auswahl: Reisende, Genehmigende, Ressourcenverantwortliche.

Sie können sich über einen Single Sign-On (SSO)-Link mit Ihrer Hochschulkennung („B-Kennung“) im TVM anmelden.

Eine mobile App gibt es nicht. Die webbasierte Anwendung kann durch Responsive design auch auf Smartphones im Browser genutzt werden (automatische Skalierung). 

Im TVM werden Dienstreiseanträge, Dienstreiseanzeigen und Reisekostenabrechnungen für Inlands- und Auslandsreisen erstellt. Reisekostenabrechnungen für Externe (Gäste der Universität Hamburg) werden ebenfalls im Travelmanagement eingereicht.

Die Abrechnung von Dienstgängen erfolgt weiterhin in Papierform. Ebenfalls Reisen, die im Rahmen von ERASMUS-Programmen bzw. aus DAAD-Pauschalen stattfinden, können nicht über TVM abgerechnet werden. 

Nein, jede reisende Person ist verpflichtet, ihren eigenen Dienstreiseantrag/-anzeige zu stellen.

Nachdem der Dienstreiseantrag vollständig genehmigt wurde, erscheint der Dienstreiseantrag als PDF-Datei in der Anlagenliste.

• Ausstehend: Der Dienstreiseantrag ist noch nicht genehmigt. / Der Vorschuss wurde noch nicht bearbeitet.
• Genehmigt: Der Dienstreiseantrag wurde genehmigt. / Der Vorschuss wurde bearbeitet.
• Abgelehnt: Ihr Dienstreiseantrag wurde abgelehnt.
• Offen: Der Dienstreiseantrag wurde gesichert aber noch nicht versendet.
• Offen: Es besteht eine Rückfrage zum Vorschuss.
• Offen: Vorgesetzte:r hat den Dienstreiseantrag abgelehnt.
• Übergeleitet FiBu: Der Vorschuss wird ausgezahlt.

Mögliche Gründe für den Status „Ausstehend“ können sein:

• Der Dienstreiseantrag wurde noch nicht von der vorgesetzten oder ressourcenverantwortlichen Person genehmigt.
• Der Vorschuss wurde noch nicht durch das Team Dienstreisen bearbeitet.

In diesem Fall empfiehlt es sich, den aktuellen Bearbeitungsstand zu prüfen und gegebenenfalls die zuständigen Personen zu kontaktieren.

Den Status Ihres Dienstreiseantrags können Sie am Reisestatus erkennen. Zusätzlich erhalten Sie eine automatische E-Mail-Benachrichtigung.

Wenn Ihr Dienstreiseantrag abgelehnt wurde, erhalten Sie eine automatische E-Mail-Benachrichtigung mit dem Ablehnungsgrund. Sie haben die Möglichkeit, Ihren Dienstreiseantrag zu bearbeiten, Angaben zu korrigieren und erneut einzureichen.

Sie können Ihren Dienstreiseantrag/-anzeige vor Reiseantritt noch ändern oder korrigieren. Nach Reiseende können Dienstreiseanträge/-anzeigen nicht mehr geändert werden.

Wenn Sie während Ihrer Dienstreise mehrere Orte besuchen, können Sie diese im Abschnitt „Reiseverlauf“ bereits im Dienstreiseantrag/-anzeige oder später in der Reisekostenabrechnung eintragen.

Ja, nachdem die Vorschusszahlung vom Team Dienstreisen bearbeitet wurde, erhalten Sie eine automatische E-Mail. Der Dienstreiseantrag/-anzeige wird daraufhin auf den Status „Genehmigt“ gesetzt.

Falls der Vorschuss noch nicht bearbeitet und ausgezahlt wurde, können Sie sich an das Team Dienstreisen wenden, mit der Bitte, den Vorschuss zu stornieren.

Falls der Vorschuss noch nicht bearbeitet und ausgezahlt wurde, können Sie den Dienstreiseantrag bzw. die Dienstreiseanzeige bearbeiten, die Angaben zum Vorschuss und zu den geschätzten Kosten anpassen und den Antrag erneut einreichen. Wenn der Vorschuss bereits bearbeitet wurde, wenden Sie sich bitte per E-Mail an das Team Dienstreisen(reisen.uhh"AT"uni-hamburg.de) (reisen.uhh@uni-hamburg.de).

Der Grund hierfür könnte darin liegen, dass der Person die erforderliche Rolle fehlt bzw. die Person noch keinen SAP-Zugang hat. Bitte wenden Sie sich an das Team Warengruppen- und Supportmanagement(travelmanagement"AT"uni-hamburg.de) (travelmanagement@uni-hamburg.de).

Bitte wenden Sie sich an das Team Warengruppen- und Supportmanagement(travelmanagement"AT"uni-hamburg.de) (travelmanagement@uni-hamburg.de).

Nach der Dienstreise wird die Reisekostenabrechnung in der Kachel „Meine Reisekosten“ angelegt.

Ja, für jede Dienstreise kann nur eine Reisekostenabrechnung erstellt werden.

Sie können die Kontierung in der Reisekostenabrechnung ändern. Dadurch wird der Genehmigungsworkflow an die ressourcenverantwortliche Person erneut gestartet.

Das Reisekostenabrechnungsformular finden Sie nach der Genehmigung in der Anlagenliste. Es kann bei Bedarf heruntergeladen werden.

• Offen: Die Reisekostenabrechnung wurde gesichert, aber noch nicht eingereicht.
• Offen: Es besteht eine Rückfrage. Die Reisekostenabrechnung muss bearbeitet werden.
• Eingereicht: Die Reisekostenabrechnung wurde eingereicht.
• Genehmigt: Die Reisekostenabrechnung wurde durch das Team Dienstreisen bearbeitet.
• Erstattet: Die Abrechnung ist abgeschlossen und die Kosten wurden erstattet.

Die Abrechnung von CO2-Abgaben wird bei jeder Flugreise vom Team Dienstreisen erstellt. Für den Reisenden besteht kein Handlungsbedarf.

Den Bearbeitungsstatus können Sie am Reisestatus erkennen. Andernfalls kontaktieren Sie bitte das Team Dienstreisen (reisen.uhh@uni-hamburg.de).

Das System aktualisiert sich alle zehn Minuten und die Meldung wird dann verschwinden.

Bitte bearbeiten Sie Ihre Reisekostenabrechnung in der Kachel „Meine Reisekosten“ und reichen Sie diese erneut ein.

Ja, Sie können sowohl eine geplante als auch eine ungeplante Vertretung anlegen. Bitte beachten Sie, dass die ausgewählte Person die Vertretung aktiv in TVM annehmen muss. Kachel „Meine Inbox“ -> Einstellungen – Vertreter für …

Die Abrechnungen für Gäste der Universität Hamburg werden im Travelmanagement von Assistenzen erstellt. Dafür ist die Rolle Assistenz erforderlich.

Ja, diese Rolle muss separat für ausgewählte Personen beantragt werden.

Sie starten als Assistenz direkt mit der Kachel „Meine Reisekosten“, um die Reisekostenabrechnung anzulegen, da für Gäste kein Dienstreiseantrag gestellt wird.

Für externe Personen müssen Stammdaten (ein sog. Ministamm) im System angelegt werden. Bitte kontaktieren Sie hierfür das Team Waren- und Supportmanagement (travelmanagement"AT"uni-hamburg.de)(travelmanagement@uni-hamburg.de).

Da die Gästeabrechnungen von Assistenzen angelegt werden, gehen Rückfragen zu einer Gästeabrechnung ebenfalls an die Assistenzen.

Für Gästeabrechnung ist die Kostenzusage-Erklärung verpflichtend und muss bei jeder Gästeabrechnung als Anlage hinzugefügt werden.

Nein, eine Sammelabrechnung ist nicht möglich. Es kann pro Person nur eine Reisekostenabrechnung eingereicht werden.

Den Status können Sie am Reisestatus erkennen. Zusätzlich erhalten Sie eine automatische E-Mail-Benachrichtigung und können abschließend den Gast benachrichtigen oder ihm das Reisekostenabrechnungsformular zusenden.

Es kann passieren, dass die Reisekostenabrechnung zur Korrektur verschickt wird.

Die Rückfragen des Teams Dienstreisen zur Gästeabrechnung werden an die Assistenz versendet. Die Auszahlung erfolgt gewöhnlich direkt auf das in den Stammdaten hinterlegte Bankkonto des Gastes.

Ja, Sie können die bestehende Reisekostenabrechnung für den Gast korrigieren und erneut einreichen.

Ja, Sie können auch für internationale Gäste Reisekostenabrechnungen anlegen. Bitte beachten Sie, dass nur europäische IBAN-Formate für die Erstattung eingetragen werden können.