Beurteilungswesen

Wichtige Hinweise zum Herunterladen und Bearbeiten

Um den Beurteilungsvordruck zu bearbeiten, ist es zwingend erforderlich, dass Sie diesen zunächst herunterladen und abspeichern und ihn erst im Anschluss mit dem Acrobat Reader öffnen und bearbeiten.

Um die Datei herunterzuladen, klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf den Link und wählen Sie je nach genutztem Browser die folgende Option:

• Microsoft Edge: „Link speichern unter“
• Firefox: „Ziel speichern unter“
• Chrome: „Link speichern unter“

Wenn Sie ein vom RRZ administriertes Endgerät des Typs „FMD“ nutzen, speichern Sie den Beurteilungsvordruck bitte in jedem Falle in Ihrem Laufwerk „K:“ ab. Falls Sie die Datei an einem anderen Ort abspeichern, kann es zu Problemen beim Speichern von Änderungen kommen.

• Beurteilungsvordruck (PDF) (bitte speichern und mit Acrobat Reader öffnen)

Hinweise zum Ausfüllen

Zunächst müssen Sie die „Erste Organisationseinheit“ auswählen. Wählen Sie hier „Behörde für Wissenschaft, Forschung, Gleichstellung und Bezirke inkl. Landesbetrieb“. Anschließend finden Sie unter „Zweite Organisationseinheit“ die „Universität Hamburg“.

Während Sie das Formular ausfüllen und zwischenspeichern erhält das Dokument zunächst automatisch das Wasserzeichen „Entwurf“. Erst am Ende des Beurteilungsformulars befindet sich eine Benutzerschalttaste („Button“), mit der Sie die abgestimmte Beurteilung endgültig abschließen. Sobald Sie diesen Button betätigen, entsteht die endgültige Beurteilung, die anschließend nicht mehr veränderbar ist. Das Wasserzeichen verschwindet. Um diesen Prozess abzuschließen, müssen Sie den Versand einer automatisch generierten E-Mail bestätigen. Diese E-Mail enthält anonymisierte statistische Daten für ein zentrales Auswertungsprogramm der Stadt.

Bitte beachten Sie: Die eigentliche Beurteilung selbst wird nicht automatisch übermittelt. Nachdem Sie den Versand der automatisch generierten E-mail bestätigt haben, müssen Sie die Beurteilung ausdrucken. Nach der Bekanntgabe der Beurteilung geben Sie die Beurteilung bitte als Ausdruck mit allen Unterschriften auf dem postalischen Weg an den Personalservice zur Aufnahme in die Personalakte weiter.

Im Beurteilungswesen werden zwei Arten von Beurteilungen unterschieden. Es gibt die Regelbeurteilung, die für jede Mitarbeiterin bzw. jeden Mitarbeiter alle vier Jahre zu erstellen ist. Kernelement dieser Regelbeurteilung ist das Beurteilungsgespräch.

Neben den im 4-Jahres-Rhythmus zu erstellenden Regelbeurteilungen gibt es die Anlassbeurteilungen. Da die Anlassbeurteilung unmittelbar vor oder mit Eintreten des Anlasses zu erstellen ist, entfällt bei Anlassbeurteilungen das Beurteilungsgespräch.

Das Beurteilungsgespräch

Innerhalb des vierjährigen Beurteilungsintervalls für die Regelbeurteilung muss spätestens ein Jahr vor dem Beurteilungsstichtag ein Beurteilungsgespräch gem. Nr. 6 der Beurteilungsrichtlinien geführt werden. Das Beurteilungsgespräch ist das Kernelement des Regelbeurteilungsintervalls. Im Beurteilungsgespräch erhält die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter eine direkte und sehr detaillierte Rückmeldung zu ihren bzw. seinen aktuellen Leistungen entsprechend der Kriterien des Beurteilungswesens. Die Erstbeurteilerin bzw. der Erstbeurteiler legt in dem Gespräch ausführlich dar, wie die Bewertungen im Beurteilungsbogen „Stand heute“ ausfallen würden und begründet dies anschaulich. Die Erstbeurteilerin bzw. der Erstbeurteiler erläutert in dem Gespräch ferner konkret und für die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter nachvollziehbar, was sie bzw. er tun muss, um in der Beurteilung in einem Jahr mit ihren bzw. seinen Arbeitsleistungen als „den Anforderungen entsprechend“ beurteilt zu werden. Im Gespräch werden geeignete Maßnahmen zur individuellen Förderung für die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter vereinbart. Bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die mit ihrem Leistungsbild dem Anforderungsprofil entsprechen, werden bei Bedarf Maßnahmen zur Sicherung dieses Niveaus vereinbart. Das Beurteilungsgespräch ist schriftlich zu dokumentieren.

Für eine Beratung zu geeigneten Personalentwicklungsmaßnahmen steht Ihnen das Referat Personalentwicklung gerne zur Verfügung.

Eine Übersicht über die Verfahrensabläufe von Regelbeurteilungen und Anlassbeurteilungen finden Sie hier.

Gesprächsvorbereitung

Für die Vorbereitung auf das Beurteilungsgespräch empfehlen wir Ihnen das folgende Vorgehen:

Vollziehen Sie im Überblick die Schritte zum Verfassen einer Beurteilung.
Bereiten Sie für das Beurteilungsgespräch die folgenden Gesprächsbausteine gründlich vor:

1.   Gesprächseinstieg (Erläuterung von Hintergrund, Ziel, Ablauf und Dokumentation des Gesprächs),
2.   detaillierte Leistungseinschätzung entsprechend der Kriterien des Beurteilungswesens,
3.   anschauliche Begründungen für Ihre Leistungseinschätzung. Dieser Punkt ist insbesondere für die Kriterien unerlässlich, in
    denen aus Ihrer Sicht eine Verbesserung / Leistungssteigerung / Entwicklung notwendig ist,
4.  nachvollziehbare Erläuterungen, was Ihre Mitarbeiterin bzw. Ihr Mitarbeiter konkret tun muss, um in der Beurteilung in einem Jahr mit ihren bzw. seinen Arbeitsleistungen als den Anforderungen entsprechend beurteilt zu werden,
5. Vorschläge, die Sie unterbreiten und/oder Vereinbarungen, die Sie mit Ihrer Mitarbeiterin bzw. Ihrem Mitarbeiter treffen möchten, um das Leistungsbild weiter zu entwickeln oder das aktuelle Niveau zu sichern,
6. Gesprächabschluss (Dank und ggf. Ausblick auf die nächsten Schritte).

Räumen Sie Ihrer Mitarbeiterin bzw. Ihrem Mitarbeiter im Gespräch Gelegenheit für Anmerkungen und Rückfragen ein.

Die Beurteilungsbesprechung

Durch die Besprechung des Beurteilungsentwurfs soll die bzw. der Beschäftigte in den Stand versetzt werden, ihren bzw. seinen Leistungsstand in jeder Hinsicht eindeutig zu erkennen. Vor der Besprechung wird der zu beurteilenden Person der Beurteilungsentwurf übermittelt. Der bzw. dem Beschäftigten ist eine angemessene Frist von mindestens zwei Arbeitstagen einzuräumen, um sich mit dem Inhalt des Entwurfs vertraut zu machen. Im Anschluss daran ist der Entwurf mit der bzw. dem Beschäftigten eingehend zu besprechen. Das Gespräch führt die zuständige Erstbeurteilerin bzw. der zuständige Erstbeurteiler. Kommt die Zweitbeurteilung zu von der Erstbeurteilung wesentlich abweichenden Ergebnissen, ist die Zweitbeurteilung durch die Zweitbeurteilerin bzw. den Zweitbeurteiler zu vertreten.

Teilnahme der Schwerbehindertenvertretung an Beurteilungsgesprächen

Bei der Beurteilung von Schwerbehinderten und ihnen gleichgestellten Beschäftigten kann auf Wunsch der Beschäftigten die Schwerbehindertenvertretung an den Beurteilungsgesprächen teilnehmen.

Auf anstehende Regelbeurteilungen wird die Schwerbehindertenvertretung durch die Personalabteilung hingewiesen.
Bei Anlassbeurteilungen für schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Beschäftigte, die der Personalabteilung nicht unmittelbar bekannt werden, bitten wir die Erstbeurteiler und Erstbeurteilerinnen, die Schwerbehindertenvertretung direkt über die bevorstehende Anlassbeurteilung zu informieren.

In der unten stehenden Anleitung werden Sie schrittweise durch das Verfassen einer Beurteilung geführt.

Neben erläuternden Hinweisen und technischen Anhaltspunkten finden Sie hier eine Reihe praktischer Tipps, die Sie dabei unterstützen, das Verfassen der Beurteilung für Sie und Ihre Mitarbeiterin bzw. Ihren Mitarbeiter passgenau umzusetzen. Den Beurteilungsvordruck finden Sie unten im Downloadbereich.

Einen Überblick zum gesamten Verfahrensablauf einer Regel- bzw. Anlassbeurteilung finden Sie hier:

• Regelbeurteilung
• Anlassbeurteilung

Sie können sich gerne zu allen Schritten im Beurteilungsablauf beraten lassen.

Beratungsangebot zum Beurteilungswesen

Die Personalentwicklung berät Sie gerne zu allen formalen und inhaltlichen Fragen in Zusammenhang mit dem Beurteilungswesen. Es besteht zu jedem Zeitpunkt die Möglichkeit, ein persönliches Beratungsgespräch zu vereinbaren oder Fragen telefonisch bzw. per Email zu klären. Neben formalen Fragen sind typische Fragestellungen für die Beratungen z.B.:

• Wie bilde ich meine Leistungseinschätzung treffend in der Beurteilungsskala ab?
• Wie kann ich meine (kritischen) Leistungseinschätzungen in den Freitextfeldern formulieren?
• Wie und wo bilde ich Besonderheiten ab, für die ich auf den ersten Blick kein geeignetes Feld im Beurteilungsformular entdecken kann?
• Wie kann ich (schwierige) Beurteilungsgespräche und Entwurfsbesprechungen gut führen?
• Wie könnten geeignete Maßnahmen aussehen, die ich im Rahmen des Beurteilungsgesprächs/der Beurteilungsbesprechung mit meiner Mitarbeiterin/meinem Mitarbeiter vereinbare, um ihr bzw. sein Leistungsniveau weiterzuentwickeln oder zu sichern?

Selbstverständlich stehen wir auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Verfügung, die Fragen zum Beurteilungswesen haben.

Fortbildungsangebot zum Beurteilungswesen

Das Zentrum für Aus- und Fortbildung (ZAF) bietet regelmäßig Fortbildungsveranstaltungen zum Beurteilungswesen an. Kommen Sie sehr gerne auf uns in der Personalentwicklung zu, wenn Sie Beratung zu den Angeboten des ZAF wünschen oder im ZAF-Angebot kein terminlich oder inhaltlich passendes Angebot für Ihren Bedarf finden.

Beratungsangebot zu Personalentwicklungsmaßnahmen

Ein Ziel des Beurteilungswesens ist es, die berufliche Entwicklung der Beschäftigten zu fördern. Das Referat Personalentwicklung steht Ihnen mit seinen Angeboten in diesem Zusammenhang gerne zur Verfügung.

Das Beurteilungswesen gilt grundsätzlich für alle Beschäftigten der Universität Hamburg.

Beurteilt werden müssen:

• Technisches und Verwaltungspersonal

Nicht nach diesem System beurteilt werden:

• Auszubildende
• Wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Forschung und Lehre

Verpflichtend sind

• Regelbeurteilung alle 4 Jahre (immer 4 Jahre nach der letzten Beurteilung)
• Beurteilungsgespräch – mind. 1 Jahr vor Regelbeurteilung
• Anlassbeurteilungen

Die Regelbeurteilung  gilt auch für Beschäftigte, die das 55. Lebensjahr vollendet haben. Ausnahmen bestehen dann, wenn ein Befreiungsantrag (PDF) gestellt wurde.

Wer als Vorgesetzte/r Beurteilungen nicht fristgerecht erstellt und übermittelt, verstößt gegen Dienst- und Arbeitspflichten. Dieses kann Sanktionen zur Folge haben. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden zu Maßnahmen bei Verstößen gegen Dienst- und Arbeitspflichten (PDF).

• Informationen zum Beurteilungswesen auf den Webseiten des Personalamts der Stadt Hamburg.