Anlassbeurteilung

Die Anlassbeurteilung ist in folgenden Fällen vorgesehen

vor Ernennungen, soweit hierfür nicht bereits eine Beurteilung nach den nachfolgenden Buchstaben zu erstellen ist,
zum Ablauf der Hälfte der beamtenrechtlichen Probezeit,
zum Ablauf von Bewährungs- und Probezeiten,
für die Teilnahme an Auswahlverfahren, sofern die letzte zurückliegende Beurteilung älter als 3 Jahre ist oder aus anderen
Gründen nicht mehr hinreichend aussagekräftig ist,
vor Eintritt in eine Qualifizierungsmaßnahme von mindestens 12-monatiger Dauer, soweit diese als Dienst gilt (z.B. Teilnahme am prüfungsgebundenen Aufstieg in die Laufbahngruppe 2 oder Weiterbildungsmaßnahme für Zugang zum zweiten Einstiegsamt der Laufbahngruppe 2) und der zu beurteilende Zeitraum mehr als sechs Monate umfasst,
vor dem Eintritt in eine Freistellung oder Beurlaubung von mindestens 12-monatiger Dauer (z.B. Sonderurlaub, Elternzeit, Ableistung des Bundesfreiwilligendienstes), oder zur Heranziehung zum Grundwehr- oder Zivildienst, auch wenn dessen Dauer 12 Monate unterschreitet,
beim Wechsel der Erstbeurteilerin oder des Erstbeurteilers (z.B.: Versetzung/ Umsetzung der Beurteilerin bzw. des Beurteilers oder Versetzung, Umsetzung oder Abordnung der bzw. des Beschäftigten für mehr als 12 Monate), wenn die letzte Beurteilung mehr als 12 Monate zurückliegt; im Übrigen gilt Nr. 3.7 Absatz 1,
bei Beendigung einer Abordnung von mehr als 12 Monaten Dauer, bei strukturell mobilen und ihnen gleichgestellten Beschäftigten auch bei Beendigung einer Abordnung von weniger als 12 Monaten Dauer innerhalb des Geltungsbereichs dieser Richtlinien; im Übrigen gilt Nr. 3.7 Absatz 1,
auf begründeten Antrag der bzw. des Beschäftigten (z.B. anlässlich einer Bewerbung).

Quelle: Nr. 5 der Richtlinien zum Beurteilungswesen

Teilnahme der Schwerbehindertenvertretung an Beurteilungsgesprächen

Bei der Beurteilung von Schwerbehinderten und ihnen gleichgestellten Beschäftigten kann auf Wunsch der Beschäftigten die Schwerbehindertenvertretung an den Beurteilungsgesprächen teilnehmen.
Auf anstehende Regelbeurteilungen wird die Schwerbehindertenvertretung durch die Personalabteilung hingewiesen.
Bei Anlassbeurteilungen für schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Beschäftigte, die der Personalabteilung nicht unmittelbar bekannt werden, bitten wir die Erstbeurteiler und Erstbeurteilerinnen, die Schwerbehindertenvertretung direkt über die bevorstehende Anlassbeurteilung zu informieren.

Verfahrensablauf

Sie können sich gerne zu allen Schritten im Beurteilungsablauf beraten lassen.

1.	Beurteilungsentwurf verfassen Zeitpunkt: 1 Monat vor dem Beurteilungsstichtag Die Erstbeurteilerin bzw. der Erstbeurteiler verfasst einen Beurteilungsentwurf. Der Entwurf wird mit der Zweitbeurteilerin bzw. dem Zweitbeurteiler abgestimmt.
2.	Beurteilungsentwurf übermitteln und zur Entwurfsbesprechung einladen Zeitpunkt: 2 Wochen vor dem Beurteilungsstichtag Die Erstbeurteilerin bzw. der Erstbeurteiler übermittelt den Beurteilungsentwurf an die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter und lädt zu einer Beurteilungsbesprechung ein. Zwischen dem Versand der Einladung und dem Gesprächstermin müssen mind. 2 Werktage liegen. In der Einladung ist darauf hinzuweisen, dass zu dem Gespräch eine FHH-interne Person des Vertrauens hinzugezogen werden kann.
3.	Beurteilungsbesprechung Zeitpunkt: 1 Woche vor dem Beurteilungsstichtag Die Erstbeurteilerin bzw. der Erstbeurteiler und die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter besprechen den Entwurf. Kommt die Zweitbeurteilung zu von der Erstbeurteilung wesentlich abweichenden Ergebnissen, ist die Zweibeurteilung durch die Zweitbeurteilerin bzw. den Zweitbeurteiler in dem Gespräch zu vertreten.
4.	Beurteilungsfinalisierung Zeitpunkt: 1 Woche vor dem Beurteilungsstichtag Die Erstbeurteilerin bzw. der Erstbeurteiler erstellt die finale Version. Die Erstbeurteilerin bzw. der Erstbeurteiler schließt die abgestimmte Beurteilung über den entsprechenden Button im Dokument endgültig ab. Erläuterung: Über diesen Button wird eine automatisierte Email für die anonymisierte statistische Auswertung der Beurteilungen in der FHH erzeugt. Die Erstbeurteilerin bzw. der Erstbeurteiler druckt das Dokument aus. Die Erstbeurteilerin bzw. der Erstbeurteiler lässt die ausgedruckte Beurteilung von der Zweitbeurteilerin bzw. dem Zweitbeurteiler unterschreiben.
5.	Bekanntgabe der Beurteilung Zeitpunkt: Beurteilungsstichtag Die Beurteilung wird der beurteilten Person bekannt gegeben. Die beurteilte Person hat die Kenntnisnahme der Beurteilung durch Unterschrift zu bestätigen. Die Möglichkeit, zu der Beurteilung Stellung zu nehmen, bleibt unberührt.
6.	Aufnahme der Beurteilung in die Personalakte Die Erstbeurteilerin bzw. der Erstbeurteiler schickt die Beurteilung mit allen Unterschriften an den Personalservice für die Personalakte.
7.	Aufbewahrung von Aufzeichnungen Alle Aufzeichnungen inkl. der Dokumentation des Beurteilungsgesprächs sind nach der Bekanntgabe der Beurteilung zu vernichten. Ausgenommen hiervon sind Beurteilungsbeiträge (vgl. Nr. 3.7 Absätze 1-4 der Beurteilungsrichtlinie). Verlangt die bzw. der Beurteilte eine Änderung der Beurteilung, werden die Aufzeichnungen erst nach Abschluss des Verfahrens vernichtet.

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