Effiziente Zusammenarbeit mit dem Sync Meeting

Das Sync Meeting ist ein klar strukturiertes, effizientes Format für schnelle Absprachen und Synchronisation im Team: kurz, fokussiert und lösungsorientiert. Es hilft uns, Informationen schnell zu teilen, operative Fragen zu klären und konkrete erste Schritte zu definieren. Es lässt sich flexibel in den Arbeitsalltag integrieren und unterstützt Teams dabei, gemeinsam schneller voranzukommen. Weniger reden, mehr Klarheit, bessere Zusammenarbeit.

Ziele des Formats:

• Klare Kommunikation
• Effiziente und strukturierte Meetings
• Fokussierung auf Lösungen statt Probleme
• Festlegung von Verantwortlichkeiten und ersten Schritten zur Umsetzung

1. Proposal Thinking
Probleme ansprechen und direkt Vorschläge zur Lösung präsentieren.

2. SETT – Safe Enough to Try
Lieber ausprobieren als perfektionieren.

3. ELMO – Enough, Let’s Move On
Sobald alles Wichtige gesagt ist: weiter im Text.

Das Herzstück des Sync-Meetings ist das Lösen von Spannungen. Der Begriff Spannung klingt zunächst ungewohnt, dabei meint er eigentlich etwas sehr Konstruktives, nämlich Potenzial für Veränderung. Spannungen sind also keine Störungen, sondern Impulse für Veränderung. Jeder Mensch trägt Spannungen in sich. Eine Spannung entsteht nicht in einer Organisation oder im Team, sondern immer in einer Person, weil sie gefühlt wird. Daher liegt es auch in der Verantwortung dieser Person, die Spannung einzubringen – nur so kann etwas Neues entstehen.

Dabei unterscheiden wir verschiedene Arten, wie Spannungen gelöst werden können:

• Informationen teilen
• Informationen holen
• Aufgaben oder ToDo's anfordern
• (Kleinere, neue) Projekte initiieren
• Rollen/Regeln ändern

Die zentrale Frage ist dabei immer: „Was brauchst du?“

Das Sync Meeting hat eine klare Struktur, die dabei hilft, dass wir uns auf das Wesentliche konzentrieren.

Schritt für Schritt:

1. Check-In
2. Organisatorisches
3. Checkliste & Kennzahlen
4. Projektupdates
5. Offene Agenda – Spannungen
6. Check-Out

Wie die einzelnen Punkte genau ablaufen und wie das Sync Meeting bereits an der UHH eingesetzt wird, erfahrt ihr in den folgenden Videos in unserer Videoreihe.