Antragstellung und Fristen
Für alle Anträge auf Raumreservierung gilt eine Mindestfrist von vier Wochen bis zum Datum der Veranstaltung.
Für Veranstaltungen, die über eine einfache Raumnutzung hinausgehen, kann die Bearbeitung bis zu sechs Wochen dauern. Darunter fallen Veranstaltung mit Catering, Aufbauten, zusätzlicher Technik, Kooperationsveranstaltungen, Veranstaltungen mit externen Teilnehmenden und/oder externen Referentinnen und Referenten, Veranstaltungen mit besonderen Anforderungen (z. B. politische Brisanz oder besonderes Gästeprofil) und Veranstaltungen, die beworben werden.
Die Durchführung und Raumreservierung von größeren Veranstaltungen wie Tagungen, Kongressen oder Campus-Festen sollte mit einer Vorlaufzeit von mindestens 10 Monaten beantragt werden.
Warum sind die Fristen notwendig?
Ausreichend Bearbeitungszeit ist notwendig, um allen Beteiligten einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und ein hohes Maß an Zufriedenheit mit unseren Angeboten sicherzustellen.
1. Effiziente Planung:
Mit einem entsprechenden Vorlauf können wir alle organisatorischen Belange bei der Planung berücksichtigen, Räume rechtzeitig reservieren sowie Doppelbuchungen und Engpässe vermeiden.
2. Ressourcenallokation:
Viele Veranstaltungen benötigen zusätzliche technische Ausstattungen oder personelle Dienstleistungen, z. B. von Reinigungsfirmen. Ein längerer Vorlauf lässt ausreichend Zeit, um Angebote einzuholen und Dienstleistungen zu beauftragen.
3. Fairness:
Wir möchten sicherstellen, dass alle Veranstalterinnen und Veranstalter fair behandelt werden. Eine Bevorzugung von kurzfristigen Anfragen würde aufgrund des hohen Arbeitsaufkommens zu Lasten derer gehen, die ihre Veranstaltung rechtzeitig anmelden.
4. Servicequalität:
Durch die frühzeitige Planung können Probleme oder spezielle Anforderungen bereits im Vorfeld besprochen und erfüllt werden, was sich positiv auf die Qualität Ihrer Veranstaltung auswirkt.
5. Arbeitsabläufe:
Ausreichend Bearbeitungszeit ermöglicht uns eine sorgfältige, nachhaltige und transparente Planung sowie eine gute und stressfreie Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und Dienstleistungsunternehmen.
Ausfüllhilfe bei der Antragsstellung
Um Sie fundiert beraten zu können, werden wir Sie bei der ersten Kontaktaufnahme darum bitten, das Dokument „Antrag/Pflichtmitteilung für Veranstaltungen“ (PDF) nach Ihrem derzeitigen Kenntnisstand auszufüllen. Die nachfolgenden Punkte beziehen sich explizit auf das Dokument "Antrag/Pflichtmitteilung für Veranstaltungen" und sollen Ihnen eine Hilfestellung beim Ausfüllen bieten.
Wenn Sie sich bei einigen Punkten nicht sicher sind, weil der Planungsverlauf noch nicht so weit fortgeschritten ist, liefern Sie uns bitte Schätzwerte und vermerken, wann mit einer konkreteren Angabe zu rechnen ist. Selbstverständlich können Sie uns Informationen nachreichen, die Ihnen zum Zeitpunkt des Ausfüllens noch nicht vorliegen.
Digitale oder hybride Veranstaltungen
Die Covid-19-Pandemie stellt Veranstalter vor neuen Herausforderungen. Mittlerweile sind virtuelle Besprechungen Alltag geworden, und die digitalen Interaktionsmöglichkeiten, auch im Bereich des Veranstaltungsmanagements, sind vielfältig. Sprechen Sie uns an, wenn Sie eine digitale oder hybride Veranstaltung planen möchten.