Antragstellung und Fristen

Für alle Anträge auf Raumreservierung gilt eine Mindestfrist von vier Wochen bis zum Datum der Veranstaltung.

Für Veranstaltungen, die über eine einfache Raumnutzung hinausgehen, kann die Bearbeitung bis zu sechs Wochen dauern. Darunter fallen Veranstaltung mit Catering, Aufbauten, zusätzlicher Technik, Kooperationsveranstaltungen, Veranstaltungen mit externen Teilnehmenden und/oder externen Referentinnen und Referenten, Veranstaltungen mit besonderen Anforderungen (z. B. politische Brisanz oder besonderes Gästeprofil) und Veranstaltungen, die beworben werden.

Die Durchführung und Raumreservierung von größeren Veranstaltungen wie Tagungen, Kongressen oder Campus-Festen sollte mit einer Vorlaufzeit von mindestens 10 Monaten beantragt werden.

Warum sind die Fristen notwendig?

Ausreichend Bearbeitungszeit ist notwendig, um allen Beteiligten einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und ein hohes Maß an Zufriedenheit mit unseren Angeboten sicherzustellen.

1. Effiziente Planung:

Mit einem entsprechenden Vorlauf können wir alle organisatorischen Belange bei der Planung berücksichtigen, Räume rechtzeitig reservieren sowie Doppelbuchungen und Engpässe vermeiden.

2. Ressourcenallokation:

Viele Veranstaltungen benötigen zusätzliche technische Ausstattungen oder personelle Dienstleistungen, z. B. von Reinigungsfirmen. Ein längerer Vorlauf lässt ausreichend Zeit, um Angebote einzuholen und Dienstleistungen zu beauftragen.

3. Fairness:

Wir möchten sicherstellen, dass alle Veranstalterinnen und Veranstalter fair behandelt werden. Eine Bevorzugung von kurzfristigen Anfragen würde aufgrund des hohen Arbeitsaufkommens zu Lasten derer gehen, die ihre Veranstaltung rechtzeitig anmelden.

4. Servicequalität:

Durch die frühzeitige Planung können Probleme oder spezielle Anforderungen bereits im Vorfeld besprochen und erfüllt werden, was sich positiv auf die Qualität Ihrer Veranstaltung auswirkt.

5. Arbeitsabläufe:

Ausreichend Bearbeitungszeit ermöglicht uns eine sorgfältige, nachhaltige und transparente Planung sowie eine gute und stressfreie Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und Dienstleistungsunternehmen.

Ausfüllhilfe bei der Antragsstellung

Um Sie fundiert beraten zu können, werden wir Sie bei der ersten Kontaktaufnahme darum bitten, das Dokument „Antrag/Pflichtmitteilung für Veranstaltungen“ (PDF) nach Ihrem derzeitigen Kenntnisstand auszufüllen. Die nachfolgenden Punkte beziehen sich explizit auf das Dokument "Antrag/Pflichtmitteilung für Veranstaltungen" und sollen Ihnen eine Hilfestellung beim Ausfüllen bieten.

Wenn Sie sich bei einigen Punkten nicht sicher sind, weil der Planungsverlauf noch nicht so weit fortgeschritten ist, liefern Sie uns bitte Schätzwerte und vermerken, wann mit einer konkreteren Angabe zu rechnen ist. Selbstverständlich können Sie uns Informationen nachreichen, die Ihnen zum Zeitpunkt des Ausfüllens noch nicht vorliegen.

Voraussetzungen und Bedingungen

Unter welchen Voraussetzungen und zu welchen Bedingungen universitäre Räume für Veranstaltungen genutzt werden dürfen, wird durch die präsidial erlassenen „Bestimmungen über die Vergabe und Nutzung von Grundstücken und Räumen der Universität Hamburg“, kurz: Raumvergabebestimmungen, geregelt. Deshalb fragen wir als Erstes ab, in welcher Funktion Sie die Räume nutzen möchten. Ihre Angabe hilft uns zu ermitteln, welche Regelungen auf Sie anwendbar sind. Bitte teilen Sie uns mit, ob Sie die Räume als universitäre Einrichtung (z. B. Fachbereich, Abteilung), als Organ der Studierendenschaft (AStA, StuPa), als Studierende in Eigeninitiative oder als Dritte (z. B. Verein, Firma) nutzen möchten.

Kontaktperson

Kontaktperson ist für uns die Person, die vorrangig mit der Organisation der Veranstaltung befasst ist und regelmäßig diesbezüglich mit der Stabsstelle Tagungsmanagement und Hörsaalplanung kommuniziert.

Räume

Falls Sie bereits Räume reserviert haben oder einen konkreten Raumwunsch haben, können Sie diesen unter „Anzahl und Größe der benötigten Räume, Anzahl der Räume, Personen je Raum“ konkret angeben. In diesem Fall können Sie auf die Größen- und Personenangaben der Räume verzichten.

Technische Ausstattung

Bei der Abfrage der technischen Ausstattung machen Sie bitte Angaben dazu, ob Beamer, zusätzliche Mikrofone oder sonstiges technisches Equipment benötigt werden. Pultmikrofone befinden sich in jedem Hörsaal und sind in der Raumnutzung inbegriffen. Selbiges gilt für regulär vorhandene Steckdosen. Mit Lichttechnik ist eine Sonderbeleuchtung (z. B. für eine Bühne) und nicht das reguläre Deckenlicht in den Räumen gemeint.

Gästeprofil

Im Gästeprofil möchten wir erfassen, ob Ihre Gäste überwiegend einer speziellen Personengruppe angehören, die ggf. besondere Anforderungen hat. Auf diese Weise können wir versuchen, im Vornherein auf spezielle Bedürfnisse Rücksicht zu nehmen.

Juristische Person des öffentlichen Rechts

Teilen Sie es uns bitte mit, wenn Sie eine juristische Person des öffentlichen Rechts sind. Zu solchen zählen Bund, Länder, Gemeinden und sonstige öffentlich-rechtliche Vereinigungen wie Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts.

Digitale oder hybride Veranstaltungen

Die Covid-19-Pandemie stellt Veranstalter vor neuen Herausforderungen. Mittlerweile sind virtuelle Besprechungen Alltag geworden, und die digitalen Interaktionsmöglichkeiten, auch im Bereich des Veranstaltungsmanagements, sind vielfältig. Sprechen Sie uns an, wenn Sie eine digitale oder hybride Veranstaltung planen möchten.

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