Checkliste zur Vorbereitung
Bedarfe
Personalbedarf
Projektleitung | Veranstaltungsleitung | Einlass-/Ordnungsdienst | Dolmetscher:in | Fotograf:in | Hilfspersonal | Moderation | Sicherheitsdienst | Technisches Personal | Wachdienst tagsüber | Wachdienst abends | Erste Hilfe
Formulare, Drucksachen, Werbematerialien
Briefumschläge | Ankündigungsschreiben | Einladungen/Anmeldeformulare | Reservierungsbestätigungen | Eintrittskarten | Rechnungsvordrucke | Plakate | Pressemeldungen | Tagungsmappen | Schreibblöcke | Bleistifte/Kugelschreiber | Programmhefte | Fragebogen | Reiseinformationen | Ausstellermappen | Teilnehmerlisten | Namensschilder (Badges) | Presseausweise | Tischschilder | Menükarten
Material Infostand
Messestand | Plakate | Broschüren | Flyer | Give-aways | Stifte und Schreibblock | Namensschilder | Visitenkarten | Getränke | Snacks
Kongressmaterial
Schreib- und Büromaterial | Kongresstaschen | Präsente, Preise | Informationsbroschüren (z. B. zum Ort, Hotel, etc.) | Namensschildhüllen
Vorbereitung
- Konzept für Veranstaltung erstellen
- Datum und Ort der Veranstaltung festlegen
- Räumlichkeiten reservieren (Veranstaltungsräume, Vorbereitungsräume, Lagerräume, Back Office, Wandpräsentationsflächen, Foyers etc.)
- Ablauf- und Zeitplan erstellen
- Kostenplan erstellen und Budget prüfen (ggf. Fördergelder im Vorfeld beantragen)
- Einladung evtl. mit Rückantwort erstellen
- Adressverteiler erstellen
- VIP-Liste erstellen (Absagen und Zusagen notieren)
- Einladungen versenden
- Eingang der Zusage oder Absage bestätigen
- Catering bestellen
- Getränkelieferant bestellen (bei Bedarf)
- Zusätzlichen Wachdienst bestellen (bei Bedarf)
- Musik organisieren
- Gema-Anmeldung, Gebühren klären
- Veranstaltungshaftpflicht- und Ausfallversicherung (Wenn die UHH Veranstalterin einer Veranstaltung ist, dann ist die Haftungsversicherung durch die FHH abgedeckt. In manchen Fällen sollte über eine Ausfallversicherung nachgedacht werden.)
- Begrüßungsredner:in anfragen
- Festredner:in anfragen
- Moderator:in | Vortragende | Helfer:innen anfragen
- Präsentationen und Reden erstellen, ggf. anfordern
- Formulare und Urkunde(n) erstellen
- Namensschilder der Helfenden und der Teilnehmenden erstellen
- Dekoration organisieren
- Wegweisungsschilder u. Platzschilder drucken
- Raumbestuhlung (Reihe, Block, Quarrée, U-Form, Stuhlkreis, Theater, Parlamentarisch, Bankett)
- Bühne / Podium
- Rednerpult mit Beschilderung oder Roll-up
- White Bord / Pinnwände / Magnetwände
- Beamer / Laptop / Mikrofon / Video / Audio / Beleuchtung
- Abt. für Öffentlichkeitsarbeit informieren: Pressearbeit, Website, Social Media
- Gästeliste erstellen (ggf. auch Pressevertreter:innen)
- Give-aways beschaffen
- Drucksachen u. Werbemittel beauftragen
Kurz vor der Veranstaltung
- Ablaufplan kontrollieren, ggf. ergänzen oder ändern
- Treffen aller beteiligten Helfer:innen (aktuelle Änderungen und Ablauf besprechen)
- Briefing aller externen Dienstleister (z. B. Anzahl der Gäste, Zeitplan, etc.)
- Pressemappen erstellen
- Springer organisieren
Am Tag der Veranstaltung
- Letztes Briefing der Beteiligten über aktuelle Änderungen
- Kommunikationsliste (Ansprechpersonen, Telefonnummern) und Ablaufplan verteilen
- Reservierungsschilder, Wegweiser ggf. aufstellen
- Räume überprüfen
- Technik prüfen
- Besetzung für Garderobe, Registrierung, Pressestand
- Begrüßung und Betreuung der VIP (Ansprechperson bereitstellen)
- Fotograf bereitstellen
- Getränke für Bühne / Rednerpult bereitstellen
- Toiletten checken
Nachbereitung/Nach der Veranstaltung
- Aufräumen der Räume bzw. der Flächen
- Plakate und Wegweiser entfernen
- Rückblick (Nachbericht) erstellen und versenden
- Dankschreiben erstellen
- Abrechnung
- Nachbesprechung mit allen Beteiligten zum Verlauf