Buchung von Dienstleistungen

Nachdem wir die Raumreservierungen für Sie getätigt haben, klären wir mit Ihnen, welche Dienstleistungen für Ihre Veranstaltung notwendig oder erwünscht sind. Einige Dienstleistungen können nur durch Ihre Ansprechperson in der Stabsstelle Tagungsmanagement und Hörsaalplanung gebucht werden. Dies betrifft die Veranstaltungsleitung, den Pförtnerdienst, ggf. Einstellungen an der vorhandenen Technik, Gebäudereinigungen und die Bestellung von zusätzlichen Müllcontainern.

Rahmenverträge mit Dienstleitungsunternehmen

Die UHH unterhält Rahmenverträge mit vielen Dienstleistungsunternehmen, so dass die individuelle Auswahl eines externen Dienstleitungsunternehmens in manchen Fällen nicht möglich ist. Bei Großveranstaltungen erfolgt auch die Kooperation mit Polizei und Feuerwehr über die Stabsstelle Tagungsmanagement und Hörsaalplanung. Selbstverständlich informieren wir Sie über die Bestellung sämtlicher Serviceleistungen, die erforderlich sind.

Beauftragung von Dienstleistungen

Serviceleistungen, die Sie selber auswählen und beauftragen können, sind folgende:

• Ihre interne Veranstaltungsorganisation (ggf. durch eine Agentur) mit Leistungen wie der Registrierung und Betreuung von Teilnehmenden, Rednerinnen und Rednern und VIP,
• die Auswahl von Hotels und Hotelservice,
• Catering,
• Marketing,
• Werbung und PR,
• Dekorationen und Floristik,
• Messebau,
• Mietmöbel und -equipment,
• Hilfskräfte.

Bei der Buchung von Serviceleistungen ist auf die Wertgrenzen zu achten: Ggf. müssen Angebote weiterer Dienstleister eingeholt werden. Weitere Informationen erhalten Sie von den Dienstleistungszentren Einkauf der UHH.

Unerlässlich bleibt, dass Sie die Beauftragung sämtlicher Serviceleistungen innerhalb der universitären Räumlichkeiten im Vorwege mit uns absprechen. Nur so können wir sicherstellen, dass die von Ihnen beauftragten Dienstleister Ihre Aufträge auch plangemäß ausführen können.

Zeitplanung

Der Umfang Ihrer Veranstaltung sollte spätestens vier Wochen vor Veranstaltungsbeginn feststehen, damit Ihr zeitlicher Bedarf rechtzeitig bei der Personalplanung der Pförtnerdienste berücksichtigt werden kann. Gelegentlich ist es erforderlich, auch innerhalb der regulären Gebäudeöffnungszeiten zusätzliches Logenpersonal zu bestellen, weil der Mehrbetrieb durch eine Veranstaltung nicht im Rahmen des Regelbetriebes abgedeckt werden kann. Ihre Ansprechperson in der Stabsstelle Tagungsmanagement und Hörsaalplanung wird den Bedarf für Ihre Veranstaltung in Absprache mit dem Rahmenvertragspartner klären und beauftragen. Über den universitären Regelbedarf hinausgehende Pförtnerdienste sind für den Veranstalter kostenpflichtig.

Falls Sie, unabhängig von dem regulären Pförtnerdienst der Gebäude, zusätzliches Wachdienst- oder Sicherheitspersonal benötigen, sprechen Sie uns bitte an.