Logistik

Für die Zufahrt zum Universitätscampus müssen in der Regel Schranken passiert werden. Alle Anlieferungen im Rahmen von Veranstaltungen sind deshalb vorab unter der Angabe des jeweiligen Lieferanten, Uhrzeit und Größe des Fahrzeugs bei Ihrer Ansprechperson in der Stabsstelle Tagungsmanagement und Hörsaalplanung anzumelden. Die Annahme von Anlieferungen muss durch den Veranstalter organisiert werden; die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Gebäudelogen dürfen keine Anlieferungen annehmen.

Bitte berücksichtigen Sie bei Ihrer Planung, dass selbst kleine Veranstaltungen in der Regel einen zeitlichen Vorlauf vor dem Einlass der Gäste benötigen, in dem eventuelle Aufbauten und Vorbereitungen getätigt werden müssen. Bitte planen Sie Aufbau- und Abbauzeiten daher von Vornherein großzügig ein.

Sie werden die gebuchten Räume in dem Zustand vorfinden, in welchem sie auch für die universitäre Lehre genutzt werden. Wenn Sie Mobiliar, Werbemittel oder sonstige Objekte in die universitären Räume einbringen möchten, informieren Sie bitte Ihre Ansprechperson in der Stabsstelle Tagungsmanagement und Hörsaalplanung. Veränderungen der Möblierungen sollten spätestens vier Wochen vor Veranstaltungsbeginn mit der Stabsstelle Tagungsmanagement und Hörsaalplanung abgestimmt werden. Grundrisse stellen wir Ihnen auf Anfrage gerne vorab zur Verfügung. Die Wahl und Beauftragung eines Eventausstatters steht Ihnen frei.

Das Personal für Umbauten ist durch den Veranstalter zu organisieren; universitätsseitig ist kein Personal vorhanden, das hierfür eingesetzt werden kann. Der Veranstalter ist dafür verantwortlich, den ursprünglichen Zustand der Räume nach der Veranstaltung wiederherzustellen, damit der nachfolgende Lehrbetrieb störungsfrei aufgenommen werden kann. Mobiliar, das in den angemieteten Seminarräumen nicht gebraucht wird und stört, kann auf Anfrage in weiteren angemieteten Räumlichkeiten zwischengelagert werden. Auch in diesem Fall obliegen der Umbau und der Rückbau dem Veranstalter.

In die Foyers dürfen grundsätzlich keine Möbel, Exponate oder Gegenstände wie Aufsteller, Weg-Stopper, Roll-Ups, Beachflags etc. eingebracht werden, da die Foyers zugleich Rettungswege sind und von sämtlichen Brandlasten und Fluchthindernissen freigehalten werden müssen. 

Die Verantwortung für die Entsorgung des anfallenden Mülls obliegt dem Veranstalter. Zur regulären Entsorgung von Abfall stehen Müllbehältnisse innerhalb der Gebäude und die öffentlichen Müllbehältnisse auf dem Außengelände in geringem Maß zur Verfügung. Sollte absehbar sein, dass im Rahmen Ihrer Veranstaltung große Mengen an Müll anfallen, kündigen Sie uns Ihren Bedarf bitte vorab an. Zusätzliche Müllcontainer können vorab kostenpflichtig durch Ihre Ansprechperson in der Stabsstelle Tagungsmanagement und Hörsaalplanung bestellt werden

Benötigen Veranstaltungsgäste, Vortragende oder sonstige Personen Ihrer Veranstaltung Hotelzimmer, können Sie im Rahmen der verfügbaren Mittel grundsätzlich verschiedene Hamburger Hotels buchen.

Sie können die Sonderkonditionen für Hamburger Hotels nutzen. Diese finden Sie im KUS-Portal unter den Menüpunkten „Direktbuchung in Hotels mit Rabattvereinbarung“ und „Hotelübernachtungen Dienstreisen – FHH Sonderkonditionen“.

Zimmerkontingente können vorab reserviert werden. Bei Übernahme der Unterkunftskosten durch die UHH erfolgt die Rechnungsstellung vom Hotel an die UHH auf den Namen der bestellenden Person und unter Angabe des jeweiligen Bereichs. Für die Zahlungsabwicklung von Reisekosten für Gäste der UHH wenden Sie sich bitte an das Team Dienstreisen. Weitere Informationen zur Reisekostenabrechnung finden Sie im KUS-Portal unter https://www.kus.uni-hamburg.de/themen/dienstreisen/nach-der-reise.html.

Bitte beachten Sie, dass die Buchung von Flügen und Bahntickets für Gäste durch das Team Dienstreisen bzw. über BCD Travel nicht möglich ist.