Taskforce Schnellboot Digitalisierung
Die Taskforce „Forcierung priorisierter digitaler Projekte zur Service-Optimierung in der Verwaltung und zum Bürokratieabbau“ - kurz “Schnellboot Digitalisierung” - ist Teil des Strukturprozesses der Universität Hamburg und dort im Teilprojekt Digitalisierung verankert.
Ziel der Taskforce ist es, kurzfristig wirksame Verbesserungen in administrativen Prozessen durch Digitalisierung zu identifizieren und umzusetzen, sowie weitere Potenziale für Digitalisierung, Automatisierung und Prozessvereinfachung systematisch zu erschließen.
Die Taskforce setzt also gezielt dort an, wo kurzfristig konkrete Verbesserungen möglich sind – und macht sichtbar, wo strukturelle Veränderungen nötig sind. Dabei soll die Servicequalität für Wissenschaft, Studium und Verwaltung verbessert, Bürokratie abgebaut und Ressourcen effizient eingesetzt werden.
Unser Ansatz
Oftmals kennen wir bereits die Herausforderungen und wissen, wo der Schuh drückt. Gleichzeitig gibt es in vielen Bereichen bereits konkrete Ideen und Erfahrungen dazu, wie Prozesse einfacher, schneller und digitaler gestaltet werden können. Diese Ideen möchten wir sichtbar machen und dort umsetzen, wo sie einen spürbaren Mehrwert schaffen. Deshalb konzentriert sich die Taskforce gezielt auf Maßnahmen, die:
- eine spürbare Verbesserung im (Verwaltungs-)Alltag schaffen,
- Beschäftigte entlasten,
- Prozesse vereinfachen oder beschleunigen,
- mit vertretbarem Aufwand kurzfristig umgesetzt werden können.
So schaffen wir schnelle und sichtbare Verbesserungen und gleichzeitig Klarheit darüber, welche Themen anschließend weiterverfolgt werden sollten.
Eure Ideen sind gefragt!
Viele Verbesserungspotenziale werden dort sichtbar, wo Prozesse täglich gelebt werden. Deshalb möchten wir eure Erfahrungen und Ideen nutzen. Ob kleiner Arbeitsschritt oder komplexer Prozess: Wenn Digitalisierung, Automatisierung oder eine einfachere Lösung helfen könnte, interessiert uns euer Anwendungsfall. Teilt eure Ideen bzw. Anwendungsfälle mit uns und lasst uns gemeinsam Verbesserungen auf den Weg bringen.
1. Schritt: Idee / Use Case einreichen
Beschreibe einen Prozess oder ein Problem aus deinem Arbeitsbereich, bei dem du Potenzial für Digitalisierung, Automatisierung oder Vereinfachung siehst. Dabei geht es nicht um die perfekte Lösung – entscheidend ist zunächst die Herausforderung oder der Anwendungsfall.
Deine Idee oder deinen Anwendungsfall (Use Case) kannst du direkt hier einreichen: Ideenformular.
2. Schritt: Bewertung
Wir schauen uns die eingereichten Ideen an und bewerten sie anhand einer Entscheidungsmatrix hinsichtlich Wirkung, Umsetzbarkeit und möglicher Abhängigkeiten. Dabei prüfen wir insbesondere, welche Maßnahmen kurzfristig realisiert werden können und einen konkreten Nutzen stiften. Bevor wir in die Pilotierung gehen, sprechen wir die Umsetzung und die Machbarkeit gemeinsam mit den betroffenen Bereichen ab.
3. Schritt: Umsetzung
Maßnahmen mit hoher Wirkung und kurzer Umsetzungsdauer (Quick Wins), werden priorisiert und möglichst zeitnah umgesetzt. Wenn eine unmittelbare Umsetzung nicht möglich ist, machen wir die Gründe transparent und nehmen die Idee in ein Backlog mit auf, bzw. zeigen an, welche nächsten Schritte sinnvoll sind.
Klar ist: Nicht alles ist sofort umsetzbar – wir konzentrieren uns konsequent auf das, was jetzt Wirkung bringt.
Koordination
- Taskforceleitung: Sabrina Fuhrmann & Dr. Caroline Collet, Smart Administration
- Kernteam Taskforcesteuerung: Taskforceleitung, Dr. Philipp Görs, Anne Monzel-Busch, IT- und Entwicklungs-Expert:innen, Vertreter:innen der hauptsächlich betroffenen Bereiche
- Umsetzungsteams: Je nach Thema arbeiten Fachexpert:innen, Prozess- bzw. Anforderungsexpert:innen sowie IT- und Entwicklungsexpert:innen gemeinsam an der Umsetzung.
Ideenformular
Keine perfekte Lösung nötig – eine gute Problembeschreibung reicht aus!
Reiche deine Idee oder deinen Anwendungsfall direkt im Ideenformular ein.
Kontakt
Taskforceverantwortliche:
Sabrina Fuhrmann & Caroline Collet
digitale-administration@uni-hamburg.de (digitale-administration"AT"uni-hamburg.de#Funktionspostfach)