Hinweise für die Gewährung des Gastrechts und die Finanzierung von Gastwissenschaftlerinnen und Gastwissenschaftlern

Über die Gewährung des Gastrechts entscheidet das Präsidium, der Dekan oder die Dekanin der Fakultät bzw. der Leiter oder die Leiterin der zentralen Organisationseinheit, in der der Gast wissenschaftlich arbeiten bzw. die der Gast besuchen möchte, je nachdem, von welcher Stelle der Gast organisatorisch betreut wird. Das Präsidium, der Dekan oder die Dekanin bzw. der Leiter oder die Leiterin der zentralen Organisationseinheit kann die Befugnis zur Entscheidung über die Gewährung des Gastrechts an eine andere Person delegieren. Das Gastrecht wird befristet gewährt. Es ist jederzeit widerruflich.

Nähere Informationen dazu, wen Sie an Ihrer Einrichtung bezüglich der Gewährung des Gastrechts kontaktieren können, finden Sie auf den Seiten des Welcome Service für internationale Forschende.

Die seitens der Universität Hamburg über die Gewährung des Gastrechts entscheidende Stelle kann im Einzelnen regeln, in welchem Umfang der Gast berechtigt sein soll, Einrichtungen, Geräte etc. in Anspruch zu nehmen. Diese Inanspruchnahme kann von der über das Gastrecht entscheidenden Stelle unter Verwendung des Mustervertrags (PDF) / Template for visiting scholars agreement (PDF, englische Version) festgelegt werden.

Der Gast ist nicht über die Universität Hamburg kranken-, unfall- oder haftpflichtversichert. Daher wird der Gast darauf hingewiesen, dass er selber eine Kranken- und Unfallversicherung abschließen sollte. Weiterhin kann die Gewährung des Gastrechts vom Nachweis eines ausreichenden Haftpflichtversicherungsschutzes abhängig gemacht werden.

Die an der Universität Hamburg geltenden Rechts- und Verwaltungsvorschriften sind vom Gast zu beachten.

Der Gast hat, auch nach Beendigung seines Gastaufenthalts, über die ihm bei seiner Tätigkeit bekannt gewordenen Angelegenheiten der Universität Hamburg Verschwiegenheit zu bewahren, es sei denn, es handelt sich um Tatsachen, die öffentlich bekannt sind.

Der Gast ist zu Beginn seines Aufenthalts entsprechend der o.g. allgemeinen Verschwiegenheitsverpflichtung zu unterweisen. Die Unterweisung ist von der Stelle vorzunehmen, die über das Gastrecht entscheidet und von der der Gast organisatorisch betreut wird. Sofern für den Gast ausnahmsweise eine Zugangsmöglichkeit zu personenbezogenen Daten besteht, ist der Gast auf die in Art. 5 DSGVO beschriebenen datenschutzrechtlichen Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten (Rechtmäßigkeit, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit) hinzuweisen. Kenntnisnahme hiervon bestätigt der Gast durch seine Unterschrift.

Darüber hinaus ist der Gast gemäß Art. 13 DSGVO darüber zu informieren, dass von ihm zur Abwicklung des Gastaufenthalts personenbezogene Daten (Name, Geschlecht, ggf. akad. Grad, Staatsangehörigkeit, entsendende Dienst-/Arbeitsstelle und Land, Aufenthaltszeitraum, Zielsetzung/Zweck des Aufenthalts, ggf. Finanzierungsart) verarbeitet werden und weitere Informationen zur Datenverarbeitung nach Artikel der 13 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) (PDF) online zur Verfügung stehen. Ebenfalls bestätigt der Gast die Kenntnisnahme hiervon durch seine Unterschrift.

Sofern der Gast im Rahmen des Aufenthalts Leistungen erbringt (bspw. durch das Halten von Vorträgen o.ä.), so ist in der Regel ein Werkvertrag  zu schließen.

Ein Stipendium dient sowohl der Erfüllung einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Aufgabe, z.B. der Forschung oder der beruflichen Weiterbildung im Sinne einer Promotion, als auch der Deckung des individuellen Aus- und Fortbildungsbedarfs und der Sicherung des Lebensunterhalts der geförderten Person während des Förderzeitraums. Ein Stipendium stellt kein Arbeitsverhältnis dar und die Stipendiatin oder der Stipendiat darf nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung verpflichtet sein. Stipendiatinnen/Stipendiaten dürfen nicht wie Beschäftigte behandelt werden, d.h. insbesondere besteht für die Stipendiatin/den Stipendiaten:

• keine Weisungsgebundenheit,
• keine organisatorische Eingliederung,
• kein Urlaubsanspruch,
• keine Anwesenheitspflicht,
• keine Sozialversicherungspflicht.

Auskunft über die maximale Höhe eines Stipendiums sowie über Vertragsmuster erteilt Ihnen die Abteilung 4: Forschung und Wissenschaftsförderung.

Zuschüsse für Reise- und Aufenthaltskosten können Gästen gewährt werden, die keine Leistungen für die Universität Hamburg während ihres Aufenthalts erbringen. Dies kommt v.a. bei kürzeren Aufenthalten in Betracht, in der Regel bei einer Aufenthaltsdauer von max. 3 Monaten (Abweichungen sind möglich). Die maximale Höhe der Aufenthaltskostenzuschüsse richtet sich nach den bisherigen Sätzen der DFG für internationale Kooperationen oder des DAAD (PDF) oder den geltenden haushaltsrechtlichen Bestimmungen. Derzeit sind folgende Sätze für Wissenschaftlerinnen bzw. Wissenschaftler vorgesehen: max. 2.350 EUR/mtl. (Post-Docs); max. 2.650 EUR/mtl. (vergleichbar W2), max. 3.150 EUR/mtl. (vergleichbar W3). Reisekostenzuschüsse richten sich nach den Sätzen der DFG (PDF) bzw. des DAAD (PDF).

Die Gastgeberin/Projektverantwortliche bzw. der Gastgeber/Projektverantwortliche übernehmen die Verantwortung für die Dokumentation der Festlegung der Kriterien für den vergebenen Zuschuss sowie für jegliche Abweichungen, v.a. nach oben, von den obigen Sätzen. Bei der Gewährung der Zuschüsse ist das Musterbewilligungsschreiben der Universität Hamburg (DOCX) / Template for approval of a subsidy (DOCX, englische Version) zu verwenden. Das Musterbewilligungsschreiben darf inhaltlich nicht verändert werden. Die Abrechnung erfolgt im Fall einer Finanzierung aus Haushaltsmitteln über das Team Dienstreisen; im Fall einer Finanzierung aus Drittmitteln durch die jeweils zuständigen Drittmittelsachbearbeiterinnen bzw. -sachbearbeiter.